Jak liczyć zasiłek, gdy wystąpi urlop opiekuńczy? Kadrowe nie wiedzą

Z przepisów nie wynika, jak traktować taką nieobecność. Wszystko wskazuje jednak na to, że jest ona podobna do urlopu bezpłatnego, co będzie miało znaczenie przy ustalaniu, czy dany miesiąc wchodzi do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego.

26 kwietnia 2023 r. pojawił się w kodeksie pracy nowy rodzaj urlopu – urlop opiekuńczy, za który pracownicy nie otrzymają wynagrodzenia. A wraz z nim palący problem, jak ten rodzaj nieobecności wpłynie na zasiłek chorobowy, gdy pracownik zachoruje w ciągu 12 miesięcy od skorzystania z takiego urlopu. Czy za taki miesiąc przyjąć wynagrodzenie w kwocie faktycznie wypłaconej, czy jednak trzeba je uzupełnić? – pytają kadrowe i działy płac. Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa nie odpowiada na to pytanie wprost.

Pięć dni w roku kalendarzowym

Zgodnie z dodanym art. 1731 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy, w wymiarze pięciu dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Urlop ten może być wykorzystany jednorazowo albo w częściach. Za członka rodziny, na którego można wziąć taki urlop, uważa się syna, córkę, matkę, ojca lub małżonka. Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Za czas urlopu opiekuńczego pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Jest to spójne z art. 80 k.p., zgodnie z którym wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią.

Należy więc przyjąć, że urlop opiekuńczy to pewna odmiana urlopu bezpłatnego, tyle że ten nowy jest przeznaczony na konkretne cele. Urlop opiekuńczy jest w ewidencji czasu pracy traktowany jako nieobecność usprawiedliwiona niepłatna. A to będzie miało wpływ także na obliczanie podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

Jak ustalić wynagrodzenie

Pracownikowi, który w danym miesiącu skorzystał z takiego urlopu, przysługuje wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca. W celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą, i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia ‒ miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. [przykład 1]

przykład 1

przykład 2

Pełne miesiące

Podstawę wymiaru zasiłku/wynagrodzenia chorobowego u pracownika tworzy przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Za wynagrodzenie uważa się przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe, finansowanych ze środków pracownika (zwykle 13,71 proc.). Do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjmuje się wynagrodzenie uzyskane przez pracownika u płatnika składek w okresie ubezpieczenia chorobowego, z tytułu którego przysługuje zasiłek chorobowy.

Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy, to podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się z okresu krótszego. Sumuje się wynagrodzenia wypłacone za liczbę pełnych miesięcy zatrudnienia i wynik dzieli się przez liczbę tych miesięcy (a nie przez 12). Takim sposobem uzyskujemy wynagrodzenie w przeciętnej miesięcznej wysokości.

W okresie, z którego jest kalkulowana podstawa zasiłkowa, może wystąpić miesiąc, za który pracownikowi wypłacono niższe wynagrodzenie z powodu nieobecności. Nieobecność pracownika w pracy zawsze powinna być wyjaśniona. Pracownik powinien uzasadnić pracodawcy powód niestawienia się w pracy i, o ile to możliwe, przedstawić dowody potwierdzające przyczyny absencji, np. zaświadczenie lekarskie o chorobie swojej lub członka rodziny. Niższe wynagrodzenie może być również wypłacone z powodu trwania zatrudnienia tylko przez część miesiąca. Jednak zdarzają się sytuacje, w których pracownik nie był w pracy, ale ani nie wytłumaczył tej nieobecności, ani nie dostarczył odpowiednich dowodów, przez co wynagrodzenie uległo obniżeniu. W takim przypadku przy wyznaczaniu podstawy zasiłkowej, należy sprawdzić:

• jaką część miesiąca ze swojego wymiaru pracownik przepracował,
• jaki był powód nieobecności i czy została usprawiedliwiona.

Jeżeli bowiem niezdolność do pracy powstała przed upływem rocznego okresu, to podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.

Konieczne uzupełnienie

Jeżeli w danym okresie ubezpieczony nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych (np. właśnie z powodu urlopu opiekuńczego), to przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;
• przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

W celu zatem ustalenia, czy dany miesiąc wykluczyć z obliczeń, czy też go uwzględnić, a jeśli tak, to czy uzupełnić, należy ustalić liczbę dni faktycznie przez pracownika przepracowanych w takim miesiącu i porównać ją z liczbą dni, które normalnie powinien przepracować.

Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jeżeli okaże się, że pracownik przepracował mniej niż połowę ze swojego czasu pracy, ale wyłącznie z powodów usprawiedliwionych, to taki miesiąc wypada z obliczeń. Wtedy przez mniejszą liczbę miesięcy zostanie podzielona suma wynagrodzeń.

Inaczej będzie, jeśli pracownik przepracował co najmniej połowę swego czasu pracy. Wówczas taki miesiąc przyjmuje się do podstawy zasiłkowej, a wynagrodzenie odpowiednio uzupełnia w zależności od rodzaju składników. W przypadku wynagrodzenia w stałej miesięcznej stawce uzupełnienie polega na przyjęciu kwoty z umowy o pracę, czyli pełnej stawki za miesiąc pracy. Uzupełnienie polega bowiem na uzyskaniu wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymałby, gdyby nie wystąpiły nieobecności i pracowałby pełny miesiąc.

Z kolei wynagrodzenie miesięczne zmienne, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc, ustala się:

• poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni, w których zostało ono osiągnięte, i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu – jeżeli przepracował choćby jeden dzień,
• przyjmując kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku w zakładzie pracy, w którym przysługuje zasiłek chorobowy – jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia.

Zmienne składniki, takie jak premie lub nagrody, uzupełnia się pod warunkiem, że na podstawie wewnętrznych przepisów płacowych ulegają zmniejszeniu za okresy usprawiedliwionej nieobecności w sposób proporcjonalny do tych okresów. Natomiast bez uzupełniania, czyli w wysokości faktycznie wypłaconej, przyjmuje się te składniki, które ulegają obniżeniu m.in. za okresy pobierania świadczeń chorobowych, ale w inny sposób niż proporcjonalnie, lub wówczas, gdy przepisy płacowe nie zawierają jednoznacznych postanowień co do metody zmniejszania wysokości danego składnika. Bez uzupełniania przyjmuje się również takie składniki, jak dodatki za pracę w nocy, wynagrodzenie wraz z dodatkami za pracę w godzinach nadliczbowych oraz inne elementy płacowe, które nie przysługują równomiernie za cały miesiąc, tzn. pracownik osiąga je tylko w określonych okolicznościach lub za wykonane zadania i mogą przypaść w niektórych częściach miesiąca. ©℗