Jeśli ryczałt dla pracownika zdalnego nie jest przychodem, to nie jest też oskładkowany

Według interpretacji urzędu skarbowego świadczenia pieniężne, które ma zamiar przyznać spółka w ramach pracy zdalnej za używanie sprzętu komputerowego, biurka i fotela, nie stanowią przychodu pracownika ze stosunku pracy. Czy w konsekwencji nie wchodzą one także do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne?

W opisywanej sytuacji należy zwrócić uwagę nie tylko na przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa), lecz także na przepisy kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej. Zgodnie z art. 6718 k.p. praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Na uwagę zasługuje również art. 6724 k.p., gdzie m.in. postanowiono, że pracodawca jest obowiązany:

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej;
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Zgodnie z k.p. strony mogą także ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W takim przypadku obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

W świetle tych przepisów nie ma więc wątpliwości co do tego, że pracodawca może przyznać dla pracowników ekwiwalent lub ryczałt w związku z pracą zdalną. W podanym stanie faktycznym świadczenia te nie zostały zakwalifikowane jako przychody pracownika ze stosunku pracy. Zgodnie z art. 18 ust. 1 i 2 ustawy systemowej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi co do zasady przychód. W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie uwzględnia się wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków. Należy też zwrócić uwagę na par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, gdzie wskazano, że podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumie niu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. W par. 2 tego aktu wykonawczego wskazano natomiast wyjątki od tej reguły, a więc przychody pracownika ze stosunku pracy, które nie podlegają oskładko waniu.

Przy udzieleniu odpowiedzi na zadane pytanie może być pomocne stanowisko zawarte w piśmie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z 20 kwietnia 2021 r. (znak DI/10000/43/292/2021), które również było wydawane w kontekście świadczenia pieniężnego w formie ryczałtu dla pracowników w związku z wykorzystywaniem m.in. ich urządzeń w pracy zdalnej. W piśmie tym ZUS podkreślił, że dla rozstrzygnięcia, czy dany przychód stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a w konsekwencji, czy powstaje obowiązek opłacania składek na te ubezpieczenia, decydujące znaczenie ma, czy dla celów podatkowych zostanie on zakwalifikowany jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Skoro więc wg organu podatkowego świadczenie ryczałtowe nie zostało zakwalifikowane jako przychód pracownika z tytułu pracowniczego, to w konsekwencji świadczenie to nie stanowi także podstawy wymiaru składek na ww. ubezpie czenia.

Reasumując, w podanym stanie faktycznym ryczałty związane z wykorzystywaniem w ramach pracy zdalnej własnego sprzętu pracownika nie stanowią jego przychodu, a więc nie podlegają oskładkowaniu w ZUS.©℗