Czy i jak wliczać do podstawy zasiłku chorobowego nagrody uznaniowe

Zatrudniamy ponad 50 pracowników i mamy regulamin wynagradzania, w którym jest postanowienie o możliwości przyznania nagrody za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej, wzorowe wypełnianie obowiązków, kreatywność. O przyznaniu nagrody, jej wysokości i terminie wypłaty decyduje uznaniowo właściciel zakładu – pracodawca, po uzgodnieniu z kierownikami działów. Z praktyki wynika, że takie nagrody występują, ale nieregularnie – np. raz lub dwa razy w roku dla wyróżniających się pracowników, a czasem kilku, choć zdarza się, że nagrodę otrzymuje tylko jedna osoba. Czy nagrody powinny być uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłków?

odpowiedź

Jeśli w regulaminie wynagradzania nie znajduje się wprost zapis gwarantujący wypłatę nagrody również za okresy pobierania zasiłków, to powinna być ona uwzględniona w podstawie wymiaru zasiłków.

Świadczenie ze stosunku pracy

W słownikowym znaczeniu nagroda to pieniądze lub wartościowy przedmiot będące formą uznania lub wyróżnienia za osiągnięcia. W sferze kadrowo-płacowej nagrody również pełnią taką funkcję – są wyrazem docenienia i uhonorowania poczynań pracownika na rzecz firmy pracodawcy. W przeciwieństwie do premii nagrody charakteryzuje uznaniowość, która polega na decyzji pracodawcy, czy taką nagrodę przyzna czy nie, przy czym zawsze musi się ona wiązać ze szczególnymi osiągnięciami zawodowymi. Nagroda jest bowiem dodatkowym i szczególnym wyróżnieniem pracownika (czymś wyjątkowym), a nie stałym dodatkiem do wynagrodzenia przyznawanym wszystkim pracownikom bez wyjątku. Powyższe cechy nagrody mają znaczenie przy ustalaniu podstawy wielu innych należności i świadczeń ze stosunku pracy.

Jak już wskazano wyżej, nagrody powinny być przyznawane pracownikom za ponadprzeciętne wykonywanie obowiązków służbowych, a więc nie mogą także dotyczyć wszystkich lub większej liczby pracowników jednostki i być wypłacane systematycznie. Kodeks pracy w tej kwestii zaś stanowi, że pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika.

Nagrodę odróżnia od premii to, że nie jest ona składnikiem wynagrodzenia, lecz świadczeniem ze stosunku pracy. Ani umowy o pracę, ani regulaminy wynagradzania nie muszą normować kwestii nagród ani tym bardziej formułować zasad lub kryteriów warunkujących nabycie prawa do nagrody. Po ich spełnieniu pracownik mógłby się bowiem domagać jej przyznania i wypłaty. A wówczas nagroda traci już charakter uznaniowy.

Nie tylko wynagrodzenie

Podstawę wymiaru zarówno wynagrodzenia chorobowego na podstawie art. 92 k.p., jak i zasiłków z ubezpieczenia społecznego przysługujących ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Przez wynagrodzenie należy tu rozumieć przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe.

Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. Przy czym Zakład Ubezpieczeń Społecznych w swoim komentarzu do ustawy zasiłkowej rozszerzył wykładnię powyższego przepisu i wyjaśnił, że przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłków nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, które zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy przepisami płacowymi albo umowami o pracę (u pracodawców niemających obowiązku tworzenia regulaminów wynagradzania) przysługują za okres pobierania zasiłku. W razie braku postanowień o zachowywaniu prawa do składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku należy uznać, że składnik wynagrodzenia nie przysługuje za ten okres i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Jeżeli jednak – mimo braku odpowiednich postanowień w przepisach płacowych lub umowach o pracę – pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest wypłacany pracownikowi za okres pobierania zasiłku, składnika tego nie uwzględnia się w jego podstawie wymiaru. Biorąc powyższe pod uwagę, nie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłków takich składników wynagrodzenia (nagród), które są przyznawane niezależnie od oceny pracy pracownika, na których przyznanie i wypłatę okres pobierania zasiłku nie ma wpływu (mimo pobierania zasiłku pracownik otrzymuje nagrodę).

Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy:

• miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku;
• kwartalne wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy;
• roczne i inne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok (inny okres) poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Nagrody o charakterze uznaniowym zwykle są zaliczane do podstawy zasiłkowej bez uzupełniania, ponieważ zwykle nie są zmniejszane za okresy pobierania zasiłków w sposób proporcjonalny do okresów nieobecności. Ponadto jeśli nie są wypłacane za konkretne okresy – np. miesięczne, roczne – to nagrodę dolicza się do wynagrodzenia za miesiąc, w którym ją wypłacono.

Podsumowując, jeżeli więc nagroda:

• podlega składkowaniu,
• brakuje zapisów o zasadach przyznawania nagród, a tym samym o zachowywaniu prawa za okresy pobierania zasiłków,
• ma charakter uznaniowy i przyznawana jest ogólnie za pracę, a konkretnie za jakość, wkład pracy, szczególne zaangażowanie czy wykonanie powierzonego zadania, pomyślne ukończenie jakiegoś przedsięwzięcia,

– to podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłków.

Nie ma przy tym znaczenia forma nagrody – rzeczowa czy pieniężna. W przypadku nagrody rzeczowej również nie można stwierdzić, że jest ona wręczana za okres pobierania zasiłków. Jeśli brakuje uregulowań co do tego, za jaki okres nagroda została przyznana, należy ją doliczyć do wynagrodzenia za miesiąc, w którym następuje wydanie nagrody. [przykłady 1 i 2]

przykład 1

przykład 2

przykład 3

przykład 4

Jubileuszówki i inne

W jednostkach sfery budżetowej nagrody jubileuszowe są świadczeniem obowiązkowym, zagwarantowanym przepisami odpowiednich ustaw odnoszących się do poszczególnych grup pracowników. Jedyną przesłanką warunkującą nabycie prawa do nagrody jest osiągnięcie określonego stażu pracy (okresu zatrudnienia). Pierwsza nagroda przysługuje po 20 latach, a kolejne co 5 lat. Nagrody te również mogą występować u pracodawców prywatnych – zgodnie z wewnętrznymi przepisami, np. układem zbiorowym pracy czy regulaminem wynagradzania.

Podstawy wymiaru składek nie stanowią nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co pięć lat. To oznacza, że skoro nagrody jubileuszowe są zwolnione z oskładkowania, to nie wchodzą do podstawy wymiaru zasiłków.

Ponadto, zgodnie z komentarzem ZUS do ustawy zasiłkowej, nie podlegają uwzględnieniu w podstawie zasiłków m.in.:

• nagrody za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów);
• jednorazowe nagrody z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka pracownika;
• bony lub wypłaty w gotówce przyznawane w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika, określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub grupom pracowników, z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.

Uwzględniając wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 24 czerwca 2008 r. (sygn. akt SK 16/06; Dz.U. nr 119, poz. 771), należy uznać, że nie powinny stanowić podstawy wymiaru zasiłków składniki wynagrodzenia nieuzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy, wypłacane niezależnie od absencji pracownika, jeżeli wypłata dokonywana jest zarówno za okres wykonywania pracy, jak i za okres pobierania zasiłków.

W podstawie wymiaru zasiłków nie należy także uwzględniać nagrody uznaniowej, której wysokość nie jest uregulowana, lecz jest ustalana dowolnie przez pracodawcę, a jej wypłata za okres pobierania zasiłków jest zagwarantowana w regulaminie wynagrodzeń lub w innym przepisie płacowym, bez względu na wysokość tej nagrody w poszczególnych przypadkach. [przykłady 3 i 4]©℗