odpowiedź

Wynagrodzenie wypłacone za styczeń 2022 r. należy uzupełnić, traktując wynagrodzenie zarówno stałe, jak i zmienne (prowizję) jako zmienne. Natomiast wynagrodzenie za godziny nadliczbowe wlicza się do podstawy zasiłków w wysokości faktycznie wypłaconej za dany miesiąc, bez uzupełniania. Do wynagrodzenia za maj należy jeszcze doliczyć premię, o ile okresy choroby mają wpływ na jej przyznanie i wysokość.

Z krótszego okresu

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu pracownikowi stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli pracownik jest krócej zatrudniony, podstawę tworzy średnie miesięczne wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia. Wynagrodzenie pomniejsza się o część składek społecznych finansowanych przez pracownika i potrącanych z jego środków. W opisanym przypadku będzie to wynagrodzenie za okres od listopada 2021 r. do lipca 2022 r.
Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru:
1) wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy;
2) przyjmuje się, po odpowiednim uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy.
Chodzi o sytuację, gdy w którymś z miesięcy branych do ustalenia podstawy zasiłkowej pracownik miał usprawiedliwioną absencję – np. chorował lub opiekował się chorym dzieckiem, pobierając zasiłek opiekuńczy, przebywał na urlopie bezpłatnym lub podjął zatrudnienie w trakcie miesiąca – i z tego powodu uzyskał mniej pieniędzy. Wówczas wynagrodzenie podlega odpowiedniemu uzupełnieniu, o ile w tym miesiącu pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy. Jak liczyć tę część przepracowaną? Należy pamiętać, że na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Są to np. płatne dni urlopu okolicznościowego lub zwolnienia od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat.
Należy też podkreślić, że wynagrodzenie podlega uzupełnieniu tylko wtedy, gdy jest proporcjonalnie zmniejszane za okresy niezdolności do pracy i taki sposób zmniejszenia wynika z przepisów o wynagradzaniu, np. regulaminu wynagradzania czy bezpośrednio z umowy o pracę. Sposób uzupełnienia wynagrodzenia zależy od rodzaju składników – stałe miesięczne, zmienne. I tak:
1) w przypadku wynagrodzenia miesięcznego w stałej miesięcznej wysokości jako uzupełnione uważa się to określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy;
2) uzupełnione wynagrodzenie zmienne otrzymuje się poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez pracownika za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w tym miesiącu, jeżeli przepracował choćby jeden dzień.
W sposób szczególny dokonuje się uzupełnienia wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik był na urlopie wypoczynkowym i jednocześnie miał usprawiedliwioną nieobecność. Wynagrodzenie za urlop jest zgodnie z ogólną zasadą wliczane do podstawy wymiaru zasiłku, ale nie zawsze. Zależy to od rodzaju wynagrodzenia.
W przypadku gdy wynagrodzenie pracownika składa się ze składników stałych i zmiennych, zmniejszanych proporcjonalnie do okresu nieobecności w pracy, a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, pracownik otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wówczas całość wynagrodzenia, w tym także składniki stałe, należy przy uzupełnianiu potraktować jako składniki zmienne. Dotyczy to sytuacji, kiedy w danym miesiącu, który podlega ujęciu w podstawie zasiłkowej, pracownik miał kilka różnych absencji, a więc zarówno urlop wypoczynkowy, jak i np. zwolnienie lekarskie. Za taki miesiąc otrzymał więc zarówno wynagrodzenie za pracę, jak i urlopowe oraz odpowiednio niższy składnik płacowy, np. premię. Jeśli wystąpił tylko urlop wypoczynkowy, nie ma potrzeby uzupełniania wynagrodzenia za taki miesiąc. [przykłady 1 i 2]

przykład 1

Procentowa premia regulaminowa
Pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 3900 zł oraz zmienną miesięczną premię regulaminową ustalaną procentowo od wynagrodzenia za przepracowany okres, co wynika z regulaminu wynagradzania. Pracownik zachorował w lipcu 2022 r. Podstawę zasiłku chorobowego należy mu obliczyć za okres od lipca 2021 r. do czerwca 2022 r. W styczniu 2022 r. pracownik chorował (5 dni roboczych) oraz przebywał na urlopie wypoczynkowym 7 dni. Z tego tytułu otrzymał wynagrodzenie urlopowe – załóżmy, że w wysokości 203,28 zł (tylko z premii) – już po pomniejszeniu o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne. W styczniu pracownik był obowiązany przepracować 19 dni, a faktycznie przepracował 7 dni i otrzymał wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 2804,43 zł, po pomniejszeniu o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne, oraz premię w wysokości 236,23 zł, po pomniejszeniu składkowym. Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego za lipiec wynagrodzenie wypłacone za styczeń należy uwzględnić, po uprzednim uzupełnieniu. Oba rodzaje składników wynagrodzenia należy potraktować jak zmienne ze względu na otrzymanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Uzupełnienie polega więc na zsumowaniu wynagrodzenia urlopowego z wynagrodzeniem za pracę (składnik stały i zmienny), podzieleniu przez liczbę dni przepracowanych, tzn. dni pracy i urlopu wypoczynkowego (7 dni + 7 dni = 14 dni) oraz pomnożeniu przez liczbę dni, które pracownik obowiązany był przepracować w styczniu. Uzupełnione wynagrodzenie za styczeń wynosi:
[(2804,43 zł + 203,28 zł + 236,23 zł) : 14] x 19 = 4402,49 zł

przykład 2

Stawka godzinowa i prowizja
Pracownik jest wynagradzany stawką godzinową 20 zł. Oprócz stawki zasadniczej otrzymuje również prowizję od wyników sprzedaży. Zdarza się też, że pracuje w porze nocnej, za co przysługuje stosowny dodatek. Pracownik zachorował w sierpniu 2022 r. Ma prawo do zasiłku chorobowego, którego podstawę wymiaru stanowi wypłacone wynagrodzenie za okres od sierpnia 2021 r. do lipca 2022 r. W marcu 2022 r., w którym były do przepracowania 23 dni (184 godziny), przebywał 2 dni (16 godzin) na urlopie wypoczynkowym oraz chorował przez 5 dni roboczych (40 godzin). W tym też miesiącu wykonywał pracę w porze nocnej. Za marzec uzyskał faktycznie następujące wynagrodzenia (już po odliczeniu części składkowej 13,71 proc.):
• zasadnicze: 2560 zł (20 zł 128 godz. faktycznej pracy; 184 godziny nominalne – 56 godzin nieobecności);
• wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy z podstawy wymiaru ustalonej z okresu trzech miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu, tj. ze zmiennych składników: 217,20 zł;
• prowizja od sprzedaży: 536,83 zł;
• dodatek za pracę w porze nocnej: 37,50 zł.
W tym przypadku całość wynagrodzenia (bez dodatków nocnych) należy potraktować jak wynagrodzenie zmienne (dla potrzeb zasiłkowych wynagrodzenie w stawce godzinowej traktuje się jak stałe, ale w tym przypadku, w związku z urlopem, jak zmienne) i uzupełnić następująco:
• 2560 zł + 217,20 zł + 536,83 zł = 3314,03 zł (suma wypłaconych wynagrodzeń)
• 3314,03 zł : 18 dni (16 dni pracy + 2 dni urlopu) 23 dni = 4234,53 zł (wynagrodzenie po uzupełnieniu),
• 4234,53 zł + 37,50 zł (dodatek nocny przyjmowany bez uzupełniania) = 4272,03 zł (podstawa wymiaru sierpniowego zasiłku chorobowego).

przykład

Stała miesięczna pensja
Pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 5000 zł. Pracownik w lipcu br. stał się niezdolny do pracy z powodu choroby. W czerwcu br., a więc w miesiącu należącego do okresu, z którego jest ustalana podstawa chorobowego, pracownik ten przebywał przez 10 dni na urlopie wypoczynkowym. W czerwcu pracownik pracował przez 6 dni i oprócz wynagrodzenia zasadniczego otrzymał także wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych w kwocie 106,14 zł (po pomniejszeniu o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne). Przez 5 dni przebywał na zasiłku opiekuńczym. W czerwcu pracownik był zobowiązany przepracować 21 dni. Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego za lipiec wynagrodzenie otrzymane za czerwiec należy uwzględnić po uprzednim uzupełnieniu według zasad określonych dla składników stałych. Uzupełnienie wynagrodzenia za czerwiec polega na przyjęciu pełnej miesięcznej kwoty, którą pracownik otrzymałby za cały miesiąc, tj. 314,50 zł (5000 zł po pomniejszeniu o 13,71 proc.). Do uzupełnionego wynagrodzenia za czerwiec należy dodać wynagrodzenie za godziny nadliczbowe w kwocie 106,14 zł. Wynagrodzenie za czerwiec uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego wynosi 4420,64 zł (4314,50 zł + 106,14 zł).
Jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie stałe oraz zmienne, ale pomniejszane inaczej niż proporcjonalnie, i w danym miesiącu oprócz usprawiedliwionej nieobecności miał urlop wypoczynkowy opłacony wynagrodzeniem urlopowym ze zmiennego składnika, to uzupełniając taki miesiąc, stałe wynagrodzenie przyjmuje się w wysokości wynikającej z umowy o pracę, a zmienne w wysokości faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania. [przykład 3]
Może wystąpić również taka sytuacja, że pracownik jest wynagradzany wyłącznie wynagrodzeniem w stałej miesięcznej stawce bez składników zmiennych jak np. premie, a w miesiącu wymagającym uzupełnienia, tj. z urlopem wypoczynkowym i inną uzasadnioną absencją, otrzymał wynagrodzenie urlopowe obliczone z wynagrodzenia za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej wypłaconych w okresie trzech miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu. Wtedy uzupełnia się tylko wynagrodzenie stałe miesięczne, tj. poprzez przyjęcie go w pełnej wysokości, co oznacza, że wynagrodzenie urlopowe zostaje pominięte.

Nie ma przepisów wewnętrznych

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, które zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy przepisami płacowymi albo umowami o pracę (u pracodawców niemających obowiązku tworzenia regulaminów wynagradzania) przysługują za okres pobierania zasiłku. W razie braku postanowień o zachowywaniu prawa do składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku należy uznać, że składnik wynagrodzenia nie przysługuje za okres pobierania zasiłku i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Jeżeli jednak – mimo braku odpowiednich postanowień w przepisach płacowych lub umowach o pracę – pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany za okres pobierania zasiłku, składnika tego nie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku (pkt 292 komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej).
Skoro pracodawca nie posiada żadnego regulaminu określającego zasady przyznawania i wypłaty premii/nagrody uznaniowej, to wypłaconą pracownikowi w maju br. kwotę należy uwzględnić przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, doliczając ją do wynagrodzenia za maj 2022 r., bez uzupełniania.
Podstawa prawna
•art. 3 pkt 3, art. 36 ust. 1, art. 37, art. 38 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1265)