Pracodawca ma przede wszystkim obowiązek wystawić dokumenty niezbędne do przyznania świadczenia i obliczenia jego wysokości. W niektórych przypadkach musi również aktywnie pomóc podwładnemu w zgromadzeniu odpowiednich zaświadczeń.

Pracownik, ubiegający się o emeryturę, musi przedstawić w ZUS szereg dokumentów potwierdzających głównie przebieg ubezpieczenia. Obowiązek pomocy w dopełnieniu formalności spoczywa na pracodawcy.

Gromadzenie dokumentacji

Przede wszystkim pracodawca powinien - zgodnie z ustawą z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118) - współdziałać z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia.

Oznacza to, że pracodawca musi prowadzić oraz przechowywać dokumentację osobową i płacową pracownika, na podstawie której wyda potem zaświadczenie potwierdzające prawo podwładnego do emerytury.

>>Czytaj też: Czy chorobowe wlicza się do emerytury?

Jeśli pracodawca posiada dokumenty potwierdzające przebieg zatrudnienia i ubezpieczenia pracownika, nie może odmówić wydania emerytalnych zaświadczeń. Co więcej, ponosi pełną odpowiedzialność za ewentualne nieprawidłowości przy ich wydawaniu i kompletowaniu samej dokumentacji.

Natomiast pracodawca nie ma obowiązku wyręczać pracownika w kompletowaniu zaświadczeń z poprzednich miejsc pracy.

Wydawanie zaświadczeń

Zaświadczenia, które pracodawca wydaje na podstawie dokumentacji osobowej pracownika, powinny potwierdzić:

  • w jakim okresie i w jakim wymiarze czasu pracy pracownik był zatrudniony,
  • wysokość przychodu potrzebnego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury oraz kapitału początkowego,
  • w jakim okresie pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – w celu ustalenia uprawnień do emerytury na podstawie ustawy emerytalnej oraz do emerytury pomostowej,
  • okresy składkowe i nieskładkowe, czyli w jakim okresie pracownik korzystał z urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego, pobierał wynagrodzenie za czas choroby lub zasiłki z ubezpieczenia społecznego.

Dlatego pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji płacowej i osobowej pracownika przez 50 lat od dnia zakończenia przez niego pracy.

Emeryci znikają, a wraz z nimi problemy ZUS
Emeryci znikają, a wraz z nimi problemy ZUS

Zobacz również

Przygotowanie wniosku

Jeżeli wniosek o emeryturę składa osoba urodzona przed 1948 rokiem, na pracodawcy spoczywa również obowiązek przygotowania wniosku o emeryturę i przedłożenia go organowi rentowemu nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na emeryturę.

Wniosek może zostać przygotowany i przekazany do organu rentowego wyłącznie za zgodą pracownika - sam pracodawca nie może podjąć decyzji w tym zakresie.

Tego obowiązku nie ma w przypadku osób, które otrzymują emeryturę na nowych zasadach - urodzeni po 1948 roku sami muszą przygotować i złożyć wniosek w ZUS.

Kiedy pracodawca nie musi pomagać

Wszystkie przedstawione poniżej zasady dotyczą nie dotyczą pracodawcy, który jest:

  • zleceniodawcą,
  • osobą fizyczną zatrudniającą pracowników,
  • płatnikiem składek niewypłacającym świadczeń z ubezpieczenia chorobowego,
  • płatnikiem, który opłaca składkę za osoby współpracujące.

Taki pracodawca jest więc zwolniony z obowiązku pomocy podwładnemu w gromadzeniu dokumentacji emerytalnej.