Aby wspierać zatrudnianie niektórych grup społecznych, przepisy przewidują niekiedy zwolnienie płatnika ze składek, ich zmniejszenia albo refundację. Do takich wspieranych grup należą np. niepełnosprawni, nianie, a także bezrobotni. W tym ostatnim przypadku art. 47 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (dalej: ustawa o promocji zatrudnienia) przewiduje jednorazowe refundowanie poniesionych kosztów z tytułu opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne w związku z zatrudnieniem bezrobotnego. Refundacja odbywa się na podstawie umowy zawartej przez starostę i nie może przekroczyć 300 proc. wysokości minimalnego wynagrodzenia. Może być ona udzielona, pod warunkiem że:
  • pracodawca zatrudniał skierowanego bezrobotnego w pełnym wymiarze czasu pracy przez okres co najmniej 12 miesięcy oraz
  • po upływie 12 miesięcy zatrudnienia skierowany bezrobotny jest nadal zatrudniony.
Bez limitu wieku
Jak widać, kluczowe w tej sprawie jest ustalenie, czy uchodźca z Ukrainy może mieć status bezrobotnego. Kwestię tę reguluje ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (dalej: specustawa). Zgodnie z art. 22 ust. 6 specustawy obywatel Ukrainy może zarejestrować się jako osoba bezrobotna albo poszukująca pracy, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 2 albo 22 ustawy o promocji zatrudnienia. Zgodnie zaś z art. 22 ust. 1 specustawy obywatel Ukrainy jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w okresie pobytu zgodnego z obowiązującymi przepisami, w przypadku gdy:
ZUS ma być wyrozumiały dla osób dotkniętych wojną
ZUS ma być wyrozumiały dla osób dotkniętych wojną

Zobacz również
1) jego pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uznaje się za legalny na podstawie art. 2 ust. 1 specustawy lub
2) jest obywatelem Ukrainy przebywającym legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
‒ jeżeli podmiot powierzający wykonywanie pracy powiadomi w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu o powierzeniu wykonywania pracy temu obywatelowi.
Co ciekawe, art. 22 ust. 6 specustawy znosi wobec tych osób limit wieku (60 lat dla kobiet oraz 65 lat dla mężczyzn), który uniemożliwia nabycie statusu bezrobotnego w przypadku obywateli Polski.
Tylko umowa o pracę
Aby skorzystać z refundacji, warunki musi spełniać też sam pracodawca. Ustawodawca w art. 2 ust. 1 pkt 25 ustawy o promocji zatrudnienia definiuje pracodawcę jako jednostkę organizacyjną, chociażby nie miała osobowości prawnej, a także osobę fizyczną, jeżeli zatrudniają one co najmniej jednego pracownika. Pracodawcy nie mogą ubiegać się o refundację składek na ubezpieczenia społeczne w przypadku zleceniodawcy, ponieważ pod pojęciem zatrudnienia rozumie się wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy, stosunku służbowego oraz umowy o pracę nakładczą.
Kolejną ważną przesłanką warunkującą możliwość ubiegania się przez pracodawcę o refundację częściową składek jest zatrudnienie skierowanego bezrobotnego. Jak wyżej zaznaczono, możliwa jest tylko częściowa refundacja składek, co oznacza, że nie są refundowane w całości wszystkie środki wyłożone na obciążenia składkowe, a tylko te obciążenia, które obciążają pracodawcę. Dla pracodawcy ważne jest to, że chcąc skorzystać z takiej refundacji, nie może zatrudnić dowolnie wybranej osoby, a jedynie skierowaną do niego przez powiatowy urząd pracy. Skoro zaś osobą bezrobotną może być m.in. obywatel Ukrainy, to i taka osoba może zostać skierowana przez urząd pracy do pracodawcy.
Możliwość uzyskania takiego wsparcia wiąże się nierozłącznie z koniecznością zawarcia przez pracodawcę umowy ze starostą o refundację składek jeszcze przed zatrudnieniem osoby bezrobotnej. Pracodawca musi zatrudniać bezrobotnego przez minimum 12 miesięcy i nadal zatrudniać go po tym okresie.
Odmowy nie można zaskarżyć
Szczegółowa procedura związana z przyznawaniem refundacji jest zawarta w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie organizowania prac interwencyjnych i robót publicznych oraz jednorazowej refundacji kosztów z tytułu opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne. Z par. 8 rozporządzenia wynika, że wnioski o jednorazową refundację kosztów z tytułu opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne poniesionych w związku z zatrudnieniem skierowanego bezrobotnego składa się do wybranego powiatowego urzędu pracy. We wniosku tym należy zawrzeć wiele szczegółowych danych, takich jak:
  • liczba bezrobotnych proponowanych do zatrudnienia w ramach prac interwencyjnych albo robót publicznych oraz okres ich zatrudnienia;
  • miejsce i rodzaj prac, które mają być wykonywane przez skierowanych bezrobotnych, oraz niezbędne lub pożądane kwalifikacje;
  • wysokość proponowanego wynagrodzenia dla skierowanych bezrobotnych oraz wnioskowana wysokość refundowanych kosztów poniesionych na wynagrodzenia z tytułu zatrudnienia skierowanych bezrobotnych.
Do wniosku dołącza się oświadczenie o niezaleganiu w dniu ich złożenia z zapłatą wynagrodzeń pracownikom, należnych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz innych danin publicznych. Starosta w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku informuje wnioskodawcę o rozpatrzeniu wniosku i podjętej decyzji.
Zwieńczeniem procedury jest zaś podpisanie umowy, która określa w szczególności:
  • liczbę bezrobotnych oraz okres, na jaki zostaną zatrudnieni;
  • rodzaj i miejsce wykonywanych prac oraz niezbędne lub pożądane kwalifikacje bezrobotnych;
  • termin i wysokość należnej refundacji opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne z Funduszu Pracy;
  • obowiązek informowania starosty o przypadkach wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę ze skierowanym bezrobotnym;
  • obowiązek zwrotu wypłaconej kwoty jednorazowej refundacji w przypadku naruszenia warunków umowy, wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi od wypłaconej kwoty refundacji, w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty.
Umowa zawiera także zobowiązanie do zwrotu otrzymanej refundacji części kosztów poniesionych na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne, wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi od całości kwoty udzielonej pomocy od dnia wypłaty pierwszej kwoty udostępnionych środków. Pracodawca będzie musiał zwrócić refundacje w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty w przypadku złożenia niezgodnych z prawdą informacji, zaświadczeń lub oświadczeń w zakresie, o którym mowa w art. 37 ust. 1 i 2 ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej. Zgodnie z ust. 1 podmiot ubiegający się o pomoc de minimis jest zobowiązany do przedstawienia podmiotowi udzielającemu pomocy wraz z wnioskiem o udzielenie pomocy:
  • wszystkich zaświadczeń o pomocy de minimis oraz pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie, jakie otrzymał w roku, w którym ubiega się o pomoc, oraz w ciągu dwóch poprzedzających go lat podatkowych, albo oświadczenia o wielkości tej pomocy otrzymanej w tym okresie, albo oświadczenia o nieotrzymaniu takiej pomocy w tym okresie;
  • informacji niezbędnych do udzielenia pomocy de minimis, dotyczących w szczególności wnioskodawcy i prowadzonej przez niego działalności gospodarczej oraz wielkości i przeznaczenia pomocy publicznej otrzymanej w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą, na pokrycie których ma być przeznaczona pomoc de minimis.
Z kolei ust. 2 zawiera analogiczne zobowiązania dla podmiotów ubiegających się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie.
Pismo, a nie decyzja
Jak widać, podstawą refundacji kosztów składkowych jest umowa cywilnoprawna. A to będzie miało wymierne skutki dla pracodawcy. Nie może on bowiem zakwestionować przed sądem odmowy zawarcia takiej umowy. Kwestia ta była już przedmiotem oceny w orzecznictwie sądowym. W postanowieniu Naczelnego Sądu Administracyjnego z 26 kwietnia 2017 r., sygn. akt I OSK 744/17, wskazano, że organy administracji nie są właściwe do rozpoznawania zarzutów dotyczących prawidłowości zawierania umów o charakterze cywilnoprawnym, a taką czynnością jest z całą pewnością udzielanie na wniosek pracodawcy środków na refundację pracodawcy lub przedsiębiorcy m.in. składek na ubezpieczenia społeczne. NSA podkreślił, że dla odmowy przyznania środków nie przewidziano również formy decyzji administracyjnej. Nie ma także przepisów, które pośrednio wskazywałyby na formę decyzji w przypadku odmowy przyznania środków. Negatywne rozpatrzenie sprawy następuje zatem w formie pisma, którego nie można utożsamiać z formą decyzji administracyjnej, bo organ nie ma podstaw do działania na podstawie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego. Ostatecznie NSA uznał, że do pisma urzędu pracy nie ma zastosowania art. 3 par. 2 pkt 4 prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, dlatego nie można złożyć skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego.
Warto również zwrócić uwagę na wysokość wsparcia. Może to być maksymalnie 300 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu spełnienia warunków określonych art. 47 ust. 2 ustawy o promocji zatrudnienia. Obecnie limit ten oznaczałby kwotę 9030 zł, nie można jednak przewidzieć wysokości limitu za rok, gdy będzie wypłacana refundacja za osoby zatrudnione w tym roku.
Podsumowując, można stwierdzić, że nie ma przeszkód, aby uzyskać refundację składek za bezrobotnego uchodźcę z Ukrainy. Trzeba jednak pamiętać o konieczności zatrudniania go przez określony czas oraz o tym, że nie ma możliwości zaskarżenia odmowy udzielenia refundacji. ©℗
WAŻNE Odmowa udzielenia refundacji nie ma formy decyzji, a więc nie może być zaskarżona do wojewódzkiego sądu administracyjnego. W tej sprawie pracodawca zawiera bowiem ze starostą umowę o charakterze cywilnoprawnym.
Podstawa prawna
•art. 47 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 690)
•art. 22 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U. poz. 583; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 684)
•par. 8 rozporządzenia z 24 czerwca 2014 r. ministra pracy i polityki społecznej w sprawie organizowania prac interwencyjnych i robót publicznych oraz jednorazowej refundacji kosztów z tytułu opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne (Dz.U. poz. 864)
•art. 37 ust. 1 i 2 ustawy z 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 743)
•art. 3 par. 2 pkt 4 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 329)