Rozwiązujemy z pracownikiem umowę o pracę 31 maja br. w drodze wypowiedzenia. Przyczyną jest likwidacja stanowiska. Zatrudniamy ponad 20 pracowników, ale zwolnienie jest indywidualne. Jak prawidłowo wypełnić zgłoszenie wyrejestrowania ZUS ZWUA? Jaki raport złożyć za byłego pracownika, w przypadku gdy pewne należności będą jeszcze wypłacane po ustaniu zatrudnienia, np. w czerwcu?

odpowiedź

W przypadku rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy, a więc gdy dochodzi do wygaśnięcia tytułu ubezpieczenia, formularz wyrejestrowania ZUS ZWUA należy wypełnić włącznie z blokiem V, który dotyczy m.in. okoliczności ustania zatrudnienia. W razie dokonania wypłat ze stosunku pracy już po jego zakończeniu za byłego pracownika należy złożyć raport rozliczeniowy ZUS RCA z kodem ubezpieczenia 30 00 xx.
W terminie 7 dni
Pracownik podlega obowiązkowo wszystkim ubezpieczeniom społecznym oraz zdrowotnemu od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku. Każda osoba, w tym pracownik, musi być zgłoszona do tych ubezpieczeń na druku ZUS ZUA w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Jeśli więc pracownik kończy zatrudnienie u danego płatnika składek, to w ZUS należy dokonać wyrejestrowania z ubezpieczeń. Zgodnie z art. 36 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. Zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek jest zobowiązany złożyć w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu. Do wypisania ubezpieczonego z systemu służy formularz ZUS ZWUA.
Różna ochrona przy zwolnieniach grupowych

Zobacz również
Gdy płatnik wyrejestrowuje osobę ubezpieczoną, bo wygasł jej tytuł do ubezpieczenia, musi także wyrejestrować członków jej rodziny zgłoszonych uprzednio do ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZCNA.
Wypełniając druk ZUA ZWUA, należy zwrócić uwagę, aby dane identyfikacyjne ubezpieczonego były zgodne z danymi, które zostały podane w zgłoszeniu.
W bloku IV „Wyrejestrowanie z ubezpieczeń” istotna jest przede wszystkim data wyrejestrowania ubezpieczonego z danym kodem tytułu. Powinien to być dzień następujący po dniu rozwiązania stosunku pracy. Innymi słowy ostatni dzień zatrudnienia jest jeszcze dniem ubezpieczenia.
W opisanej sytuacji pracownik, który jest zatrudniony do 31 maja 2021 r., powinien być wyrejestrowany z ubezpieczeń 1 czerwca 2021 r.
Kolejne pole dotyczy trzyznakowego kodu przyczyny wyrejestrowania. Ustanie tytułu do ubezpieczeń/ubezpieczenia jest zakodowane pod cyfrą 100. Użycie tego kodu oznacza, że płatnik musi jeszcze wypełnić blok V „Rozwiązanie/wygaśnięcie stosunku pracy/stosunku służbowego”. Ten blok wypełnia się wyłącznie za ubezpieczonego, który był pracownikiem. Dane w tej części formularza dotyczą więc tylko stosunku pracy lub stosunku służbowego, który ustał po 31 grudnia 2018 r., oraz gdy w bloku IV jako przyczynę wyrejestrowania wskazano właśnie 100 lub 500 (zgon osoby ubezpieczonej).
Jak wynika z art. 36 ust. 11a ustawy systemowej, zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych pracownika zawiera dodatkowo datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
Blok V należy wypełniać ze szczególną ostrożnością, bo dane w nim zawarte mają wpływ na późniejsze uprawnienia emerytalne. W polu 01 wpisuje się datę ‒ w tym przypadku rozwiązania stosunku pracy ‒ czyli 31 maja 2021 r. W polu 02 – trzyznakowy kod trybu rozwiązania stosunku pracy, przy czym dane wykazane w tym miejscu nie mogą być sprzeczne z danymi wynikającymi ze świadectwa pracy lub innego dokumentu, który pracodawca wydał pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy/stosunku służbowego. Kodów trybu rozwiązania stosunku pracy jest bardzo dużo, dlatego wybór tego właściwego wymaga sporej uwagi i w niektórych sytuacjach sięgnięcia do innych przepisów prawa powołanych przy opisie danego kodu. Kod ten składa się z trzech znaków, z których wpisana w polu 3 litera oznacza ustanie stosunku pracy/służbowego w wyniku jego rozwiązania (R) lub ustanie stosunku pracy/stosunku służbowego w wyniku jego wygaśnięcia (W).
Przyczyny po stronie zakładu pracy
U czytelnika doszło do wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn leżących po stronie zakładu (likwidacja stanowiska pracy), przy czym skoro zakład zatrudnia ponad 20 pracowników, mają do niego zastosowanie przepisy ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1969). Jest to tzw. ustawa o zwolnieniach grupowych, jednak na jej podstawie można również zwalniać mniejszą liczbę pracowników w określonym czasie (zwolnienia indywidualne), o ile wyłącznym powodem uzasadniającym wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie na mocy porozumienia stron są przyczyny niedotyczące pracowników.
Właściwym kodem pola 02 bloku V będzie 45R, co oznacza rozwiązanie z przyczyn niedotyczących pracownika, indywidualne zwolnienie ‒ wypowiedzenie.
Pole 03 dotyczy podstawy prawnej rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego. Znajduje się ono pod trzyznakowym kodem. Tym odpowiednim będzie tu kod 422 wskazujący na „art. 30 par. 1 pkt 2 kodeksu pracy w związku z art. 10 ust. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o zwolnieniach grupowych”. Jest to rozwiązanie umowy o pracę przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem) w związku ze zwolnieniem mniejszej liczby pracowników (indywidualnym) na podstawie ustawy o zwolnieniach grupowych.
Gdyby płatnik wśród dostępnych kodów podstaw prawnych od 400 do 463 nie znalazł tego właściwego opisującego podstawę rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego, to w polu 03 trzeba wpisać kod 550 (kod 550 – inna niż określona w kodach od 400 do 463 podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego, np. jakieś przepisy szczególne). Użycie kodu 550 pociąga za sobą wypełnienie kolejnego pola, tj. 04. Tam należy wpisać słownie podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego, niewymienioną w wykazie. Oczywiście wpisy z pól 03 i 04 również muszą być zgodne ze świadectwem pracy wystawionym pracownikowi, przy czym mogą uszczegóławiać podstawę prawną tam wskazaną.
Ostatnie pole tego bloku ‒ 05 ‒ jest miejscem na wpisanie, która ze stron była tą inicjującą rozwiązanie stosunku pracy (pola tego nie wypełnia się w razie wygaśnięcia stosunku pracy). Należy tu użyć cyfry 1, 2 lub 2:
1 – jeśli stroną inicjującą był pracownik (nawet gdy rozwiązanie następuje w drodze porozumienia stron),
2 – jeśli stroną inicjującą był pracodawca,
3 – jeśli nie można ustalić, która ze stron wystąpiła z inicjatywą rozwiązania stosunku pracy.
U pracownika czytelnika należy wybrać „2”.
Raport z zaległymi wypłatami
Zdarza się, że pracodawca już po rozwiązaniu z pracownikiem umowy o pracę wypłaca mu jeszcze zaległe należności, np. odprawę, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, premię czy trzynastkę. Są to w dalszym ciągu przychody ze stosunku pracy i te, które podlegają składkowaniu, muszą być rozliczone ze składek w raporcie ZUS RCA za miesiąc uzyskania przez tę osobę przychodu. Należy w nim użyć odpowiedniego kodu tytułu ubezpieczenia. Będzie to albo kod pracowniczy 01 10 xx, albo 30 00 xx. To zależy, kiedy nastąpiła wypłata.
Jeśli umowa o pracę uległa rozwiązaniu w trakcie miesiąca, a ostatniej wypłaty dokonano np. ostatniego dnia tego miesiąca, a więc wypłata miała miejsce w tym samym miesiącu co wygaśnięcie tytułu, to pracodawca rozlicza przychód pod kodem pracowniczym 01 10 xx. Tak samo będzie w przypadku rozliczenia się z pracownikiem w ostatnim dniu pracy, kiedy umowa ulega rozwiązaniu ostatniego dnia miesiąca. Natomiast jeśli wypłata następuje później, tj. w innym miesiącu niż wygaśnięcie tytułu, to konieczne jest skorzystanie z kodu 30 00 xx ‒ osoba, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc, po ustaniu tytułu do ubezpieczeń. [przykłady 1, 2 i 3]

przykład 1

Spóźniona premia
Umowa o pracę została rozwiązana z pracownikiem za porozumieniem stron 18 maja, a premia za maj zostanie wypłacona 31 maja. Za maj pracodawca złoży za byłego już pracownika imienny raport rozliczeniowy ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx.©℗

przykład 2

Bez zaległości
Trzymiesięczny okres wypowiedzenia upłynie pracownikowi 31 maja i umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu. W tym samym dniu pracodawca rozliczy się z nim ze wszystkich należności. Raport ZUS RCA za maj za tę osobę należy złożyć z kodem 01 10 xx. ©℗

przykład 3

Nie wszystko oskładkowane
Stosunek pracy z pracownikiem zakończy się 31 maja. W czerwcu pracodawca wypłaci mu odprawę ekonomiczną oraz ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. Do rozliczenia ze składek na ZUS będzie jedynie ekwiwalent, ponieważ odprawa jest wyłączona z podstawy na mocy par. 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Należy go wykazać w raporcie rozliczeniowym za czerwiec, z kodem tytułu 30 00 xx. ©℗
Podstawa prawna
• art. 36 ust. 11 i 11a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 619)
•rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. poz. 2366)
•par. 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)