Szkoła wyższa nie może sama zadecydować o publikacji danych osób, które ją ukończyły.

Takie stanowisko przedstawiono w najnowszym wydaniu Biuletynu Urzędu Ochrony Danych Osobowych przeznaczonego dla inspektorów ochrony danych. Chodzi o sytuacje, w których takie informacje jak imiona i nazwiska absolwentów oraz rok ukończenia przez nich studiów są publikowane w księdze pamiątkowej wydawanej np. z okazji jubileuszu uczelni.

Jak wskazuje UODO, trudności z pozyskaniem zgody absolwentów – zwłaszcza ze względu na upływ czasu – powodują, że szkoły wyższe starają się znaleźć inną podstawę pozwalającą im na publikację tych danych. Powołują się np. na cele wskazane w preambule do ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 742 ze zm.; dalej: p.s.w.n.), takie jak przyczynianie się do rozwoju kultury i współkształtowanie standardów moralnych obowiązujących w życiu publicznym. Przyjmują przy tym, że promocja dorobku uczelni i prezentacja jej absolwentów służy tym celom. A w związku z tym uznają, że publikacja informacji o absolwentach to działanie w interesie publicznym, co stanowi niezależną podstawę przetwarzania danych na podstawie RODO.

Zdaniem UODO taka interpretacja jest błędna

W jego ocenie przetwarzanie danych absolwentów nie jest też w tym przypadku niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym. Zgodnie z Konstytucją RP zasadą jest pozyskiwanie przez władze publiczne informacji od obywateli tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne w demokratycznym państwie prawa. A kryterium interesu publicznego musi być zawsze powiązane i wyważone z interesem poszczególnych osób, których dane dotyczą.

Ponadto, jak podkreśla UODO, owej niezbędności nie można interpretować rozszerzająco. A sposób przetwarzania będzie adekwatny do realizowanego celu tylko wtedy, gdy uznamy, że danego celu przetwarzania nie można w rozsądny sposób osiągnąć innymi sposobami.

Prezes UODO wskazuje rozwiązanie

Tymczasem promocja osiągnięć uczelni jest ogólnym celem przetwarzania wywiedzionym z preambuły p.s.w.n. Zdaniem UODO cel ten może zostać osiągnięty na wiele sposobów, np. bez użycia danych osobowych absolwentów albo za ich zgodą na przetwarzanie danych. UODO stwierdza też dobitnie, że zamieszczenie danych w przestrzeni publicznej bez wiedzy i zgody absolwentów nie może być uznane za działanie niezbędne dla promowania osiągnięć szkoły wyższej. Urząd podkreśla również, że informacja o dacie ukończenia szkoły może w pośredni sposób wskazywać na wiek absolwenta. Tak więc publikacja przez uczelnię wiąże się z możliwością udostępnienia dodatkowych danych osobowych.

Z kolei trudność z dotarciem do absolwentów w celu pozyskania zgody oznacza również problem z realizacją wobec nich obowiązku informacyjnego.

Ponadto, jak wskazuje UODO, upublicznienie danych absolwentów należy uznać za zmianę celu ich przetwarzania. Konieczna jest więc ich zgoda na tę zmianę. Pierwotnie bowiem zostały one pozyskane w celu prowadzenia kształcenia na określonym kierunku studiów. ©℗