Aby nie stracić uprawnień do prowadzenia studiów, niektóre uczelnie trzymają w rejestrach kadrowych tzw. martwe dusze. Dopóki ktoś tego nie zauważy. O tym, że nie wszystkie szkoły wyższe wywiązują się z obowiązku aktualizowania danych w ogólnopolskiej bazie o szkolnictwie wyższym POL–on, przekonał się jeden z akademików. Mimo wypowiedzenia przez niego umowy o pracę, prywatna uczelnia nie wykreśliła go z listy swoich pracowników i w efekcie nie mógł się zatrudnić w nowym miejscu. Musiało interweniować Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz generalny inspektor ochrony danych osobowych.
– Były pracodawca nie wykreślił nauczyciela mimo jego interwencji. Zrobił to dopiero wtedy, gdy o wyjaśnienie przyczyn nieusunięcia wpisu w systemie wystąpił resort nauki – informuje dr Edyta Bielak-Jomaa, GIODO, która zajmowała się sprawą. I dodaje, że według par. 7 ust. 1 rozporządzenia ministra nauki i szkolnictwa wyższego z 25 września 2014 r. w sprawie ogólnopolskiego wykazu nauczycieli akademickich i pracowników naukowych (Dz.U. poz. 1303), które weszło w życie 1 października 2014 r., uczelnia w terminie 14 dni od ustania zatrudnienia nauczyciela lub pracownika naukowego oznacza dane w wykazie POL-on jako archiwalne.
– Rektorzy uczelni odpowiadają za jakość i aktualność danych zawartych w systemie POL-on, a także za terminowość wprowadzania do niego informacji oraz ich zmian – dodaje dr Edyta Bielak-Jomaa.
Zwraca uwagę, że w myśl art. 26 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2135 ze zm.) administrator przetwarzający dane powinien bowiem dołożyć wszelkiej staranności w celu ochrony interesów osób, których one dotyczą. W szczególności jest obowiązany zapewnić, aby były one merytorycznie poprawne. Ponadto zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy informacje powinny odpowiadać aktualnemu (najnowszemu) stanowi rzeczy.
– Ponadto zgodnie z przepisami, każdej osobie przysługuje prawo do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą. Natomiast w razie wykazania przez nią, że informacje zawarte w bazie są np. niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe, ich administrator jest obowiązany bez zbędnej zwłoki do ich uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania czy usunięcia – tłumaczy dr Edyta Bielak-Jomaa.
Gra statystyką
Główny inspektor podkreśla, że uczelnie nie mogą dowolnie przesuwać w czasie dokonywania zmian. Tym bardziej że prawidłowość danych zawartych w systemie rodzi bardzo doniosłe skutki w sferze praw osoby, której one dotyczą. Niewykreślenie odchodzącego nauczyciela z minimum kadrowego danej uczelni i niewprowadzenie w tym zakresie zmian w POL-onie, uniemożliwia akademikowi zatrudnienie w innej szkole wyższej, a tym samym rzutuje na jego sytuację ekonomiczną. Ponadto brak aktualizacji danych powoduje błędne informacje dotyczące obsady kadrowej uczelni i może wpływać na decyzje np. osób rozważających podjęcie nauki w danej szkole wyższej.
– Aby uczelnia mogła prowadzić studia na konkretnym kierunku, musi mieć odpowiednie minimum kadrowe – wyjaśnia Janusz Szczerba z Rady Szkolnictwa Wyższego i Nauki Związku Nauczycielstwa Polskiego. – Jeżeli nauczyciel, który był do niego zaliczony, odchodzi z pracy, ta musi znaleźć kogoś w zamian. Jeżeli nie uda się jej zatrudnić innego akademika, po roku musi zawiesić kierunek. Dlatego zdarza się, że niektóre uczelnie jak najdłużej trzymają w rejestrach tzw. martwe dusze, dopóki ktoś tego nie zauważy – dodaje.
Uczelnie muszą aktualizować dane w POL-onie / Dziennik Gazeta Prawna
Przy czym zwraca uwagę, że część rektorów podchodzi do danych, które musi zamieszczać w POL-onie, po macoszemu.
MNiSW jednak bagatelizuje problem. – Zdecydowana większość danych wprowadzana jest do systemu terminowo. Ewentualne opóźnienia mogą wynikać m.in. z problemów technicznych, niezamierzonych błędów ludzkich oraz przypadków losowych – twierdzi Katarzyna Zawada, rzecznik prasowy resortu nauki. I mimo zadanego pytania o przeprowadzone interwencje w sprawie nieaktualizowania danych w POL-onie pomija tę kwestię. Zwraca tylko uwagę na odpowiedzialność władz za prowadzone rejestry.
– Rektor jest zobowiązany do składania corocznie oświadczeń o zgodności danych w systemie POL-on ze stanem faktycznym – podkreśla Katarzyna Zawada.