Nowe przepisy, które mają zwiększyć bezpieczeństwo przechowywania dokumentów publicznych, mocno skomplikują pracę administracji na uczelniach.
ikona lupy />
DGP
Ustawa o dokumentach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 53), która weszła w życie 12 lipca, ma na celu stworzenie skutecznego systemu ich bezpieczeństwa. Wśród ujętych w niej dokumentów znajdują się takie, które są przetwarzane i przechowywane w dziekanatach, czyli dyplomy, które potwierdzają wykształcenie wyższe i specjalistyczne.

Niemal jak w sejfie

Ustawa reguluje zasady ich przechowywania i przetwarzania. I tak dokumenty publiczne oraz ich blankiety powinny być zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, tak aby nie zostały utracone, zniszczone ani uszkodzone.
Oznacza to, że pomieszczenie, w którym są przechowywane, powinno być zamykane, a dostęp do niego mają mieć wyłącznie osoby upoważnione. Jeżeli takie lokum znajduje się na parterze, okna zewnętrzne powinny być zabezpieczone szybami odpornymi na rozbicie albo stalowymi żaluzjami lub siatkami stalowymi, ewentualnie okratowane.

Uczelniana rzeczywistość

Nowe regulacje mocno skomplikują życie uczelni, które oberwały rykoszetem.
– Przepisy, które mają sprawić, że dokumenty publiczne będą lepiej chronione, spowodowały, że uczelnie muszą wdrożyć bardzo restrykcyjne zasady. A przecież w szkołach wyższych zachowujemy środki ostrożności. Nic nam nie ginie – zauważa dr hab. Katarzyna Górak-Sosnowska, prodziekan w Studium Magisterskim Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów.
Ewa Wiśniewska, kierownik dziekanatu Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego, tłumaczy, że do tej pory dyplomy były wydawane w dziekanatach, a teczki z tego typu dokumentami stały po prostu w zamykanych szafach.
– Zawsze staraliśmy się zachować jak najdalej idącą ostrożność. Przy dyplomach stosowaliśmy standardy jak przy drukach ścisłego zarachowania. Nowe wymogi nakładają na nas jednak dodatkowe obowiązki – mówi i podkreśla, że nie będzie łatwo im sprostać.
– Warunki lokalowe często nie pozwalają na dostosowanie do nowych wymogów. Nie może to być pomieszczenie daleko od dziekanatu, bo studentowi będziemy musieli ograniczyć godziny, w jakich może odebrać dokumenty. Oddelegowanie na stałe pracownika do takiego miejsca powoduje z kolei, że tracimy jedną osobę do obsługi w dziekanacie, gdzie i tak zawsze jest sporo do zrobienia – mówi Ewa Wiśniewska.
Zwraca uwagę, że nawet jeżeli biuro obron jest wyodrębnione z dziekanatu i znajduje się w oddzielnym pomieszczeniu, to i ono musi mieć okna zewnętrze zabezpieczone pancernymi szybami albo kratami, a dostęp do pomieszczenia mogą mieć jedynie osoby uprawnione.
W podobnym tonie wypowiada się Katarzyna Górak-Sosnowska.
– To duże wyzwanie infrastrukturalne i logistyczne. Oprócz dostosowania dziekanatów w wielu miejscach konieczne będzie przeorganizowanie pracy. Do takiego pomieszczenia nie może bowiem mieć wstępu ani student, ani wykładowca, bo nie są osobami uprawnionymi – tłumaczy.
Wskazuje, że obrony nie trwają przez cały rok, tylko są skumulowane pod koniec semestru. Zazwyczaj następuje wówczas mobilizacja wszystkich pracowników dziekanatu, bo pracy jest dużo.
– Gdy ograniczymy krąg tych pracowników tylko do osób uprawnionych (pracujących w specjalnym pomieszczeniu), nie dadzą sobie rady z wystawianiem wszystkich dyplomów i suplementów w ciągu 30 dni, bo taki czas narzuca na nas ustawa 2.0. A przekroczenie tego terminu wiąże się z karami finansowymi dla szkoły – mówi Katarzyna Górak-Sosnowska.
Pod znakiem zapytania stanęła też graduacja.
– Jeżeli mamy zachować wymaganą nową ustawą ostrożność, to wręczanie dyplomów przez władze uczelni może okazać się niezgodne z przepisami prawa – podkreśla Ewa Wiśniewska.
– Problem graduacji wydaje się dosyć poważny. Powstaje pytanie, co należy wręczać podczas takiej uroczystości, skoro nie dyplomy. Być może zamiast nich można wręczać listy gratulacyjne, co praktykuje się na niektórych uczelniach, a po dyplom student musiałby przyjść do dziekanatu – dodaje Katarzyna Górak-Sosnowska.

Zmiany odłożone

Etap wdrożenia nowych przepisów nie wszędzie jest zaawansowany.
– Część uczelni, które miały możliwości lokalowe, zareagowało. Są jednak i takie, które tego nie zrobiły. Z tego, co wiem, jest ich sporo. My jesteśmy w połowie drogi, bo mamy oddzielne biuro obsługi prac dyplomowych i absolwentów, musimy jednak dostosować je do nowych regulacji prawnych – mówi Ewa Wiśniewska.
Obie ekspertki przyznają też, że nie jest to dobry czas na wdrażanie nowych przepisów w zakresie bezpieczeństwa dokumentów.
– Cały czas borykamy się z wdrożeniem reformy szkolnictwa wyższego. Wchodzą w życie nowe statuty i regulaminy. Teraz dodatkowo mamy wzmożony okres obron i rekrutacji – mówi Ewa Wiśniewska.
Wtóruje jej Katarzyna Górak-Sosnowska.
– Wiem, że realizacja tego obowiązku różnie wygląda na uczelniach. Słyszałam o jednym dziekanacie, którego pomieszczenie zostanie przedzielone i w jednej części zamontowane będą szyby pancerne. W wielu uczelniach na razie nie dzieje się w tej sprawie nic, bo w związku z reformą szkolnictwa wyższego i tak mamy dużo zmian do wdrożenia. Dostosowanie pomieszczeń zostało odłożone, zwłaszcza że sama ustawa nie przewiduje żadnych sankcji – dodaje.
Jak wskazuje, istnieją dwie możliwości: można po prostu wdrożyć przepisy albo oszacować konsekwencje ich nie wdrażania czy niepełnego wdrażania (np. koszty procesów sądowych, kary), w przypadku gdyby ktoś zakwestionował sposób przechowywania dyplomów.
Pracownicy uczelni