Subskrybuj nas na Youtube
Zdaniem ZRP składanie kopii świadectw czy dyplomów na potrzeby uzyskiwania dofinansowań do kosztów kształcenia młodocianych narusza unijną zasadę minimalizacji danych. Wystarczyłyby zaświadczenia o zdaniu egzaminu, które zresztą i tak już dziś powinny być respektowane.
W obecnym stanie prawnym pracodawca, który chce otrzymać dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianego pracownika, jest zmuszony do przedstawienia kilku dokumentów. Do wniosku o taką dotację – składanego do 3 miesięcy po zdaniu przez młodocianego odpowiedniego egzaminu – dołącza się m.in. kopię zawartej z nim umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego (tj. nauki zawodu lub przyuczenia do wykonywania określonej pracy) oraz kopię odpowiednio dyplomu lub świadectwa potwierdzającego zdanie egzaminu (np. w przypadku zawodów rzemieślniczych jest to świadectwo czeladnicze absolwenta rzemieślniczego przygotowania zawodowego). Zgodnie z projektem nowelizacji ustawy – Prawo oświatowe i ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw (z 25 czerwca 2018 r.), konsultowanym obecnie przez Ministerstwo Edukacji Narodowej, regulacja ta w zasadzie miałaby zostać utrzymana również po zmianach. Projekt powiększa jednak katalog dokumentów, które należy przekazać jednostce dofinansowującej (w art. 122 ust. 7 pkt 3 ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe; t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 996 ze zm.). W projekcie nowelizacji wskazany został bowiem certyfikat, którego w obecnym brzmieniu ustawy nie ma.
W stronę ograniczenia
Pozostawienie powyższej regulacji w zasadzie w dotychczasowym kształcie nie podoba się jednak Związkowi Rzemiosła Polskiego. Zdaniem ZRP przepis już teraz budzi bowiem wątpliwości z punktu widzenia ich zgodności z RODO, czyli unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r.; Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.). A konkretnie z zawartą w nim zasadą minimalizacji danych, która zakłada ograniczenie gromadzenia danych do tego, co jest niezbędne, by osiągnąć cele ich przetwarzania.
– W odniesieniu do wymogu złożenia kopii umowy o pracę, zamiast niej wystarczyłoby oświadczenie wnioskodawcy, w którym wskazany byłby numer i termin realizacji umowy. Jeśli zaś chodzi o kopie świadectwa, dyplomu czy certyfikatu, to sytuację dodatkowo komplikuje to, że to od absolwenta zależy, czy zechce je przekazać. Jest to bowiem jego własność. Dlatego pracodawca nie może od niego żądać takiego dokumentu, podobnie jak urząd przyznający dotację na kształcenie młodocianego pracownika – wskazuje Andrzej Stępnikowski, zastępca dyrektora zespołu oświaty zawodowej i problematyki społecznej w Związku Rzemiosła Polskiego.
Dlatego też ustawa (zarówno w obecnym, jak i projektowanym brzmieniu) pozwala na zastąpienie kopii dyplomu czy świadectwa (a wedle projektu również certyfikatu) zaświadczeniem potwierdzającym zdanie egzaminu. Jednak zdaniem ZRP w przepisach powinna być pozostawiona tylko ta ostatnia możliwość. Zresztą izby rzemieślnicze już dziś wydają zaświadczenia o zdaniu przez osobę egzaminu czeladniczego przed komisją egzaminacyjną danej izby. Zazwyczaj zaświadczenia te są honorowane, jednak zdarzają się przypadki odmiennych interpretacji w urzędach gminnych. Przeciwdziałać takiemu podejściu w praktyce mogłaby zmiana przepisów.
– Dla pracowników lepsza będzie więc sytuacja, w której nie będą musieli dostarczać jeszcze dodatkowo pracodawcy kopii swojego świadectwa, a odpowiednie zadania wypełniać będą przeznaczone do tego struktury. Myślę o izbach rzemieślniczych lub okręgowych komisjach egzaminacyjnych, które będą wydawać zaświadczenia o zdaniu egzaminu. Poza tym ważne jest, by dążyć do zmniejszania obiegu dokumentów zawierających dane osobowe – uważa Andrzej Stępnikowski. Jego zdaniem, na chwilę obecną doraźnym rozwiązaniem – najprostszym jak się wydaje – byłoby wydanie przez ministra właściwego ds. zatrudnienia określonych wytycznych dla urzędów – w zakresie stosowania jednolitej interpretacji.
– Długofalowo, w projekcie ustawy – Prawo oświatowe powinno się tak zmodyfikować pkt 3 w ust. 7 art. 122, by żądanie przedstawiania kopii świadectw zastąpić wymogiem uzyskania zaświadczenia z instytucji przeprowadzającej egzamin, czyli z izby rzemieślniczej lub okręgowej komisji egzaminacyjnej – twierdzi Andrzej Stępnikowski.
Konieczne czy nie
Tak daleko jak ZRP – które zwraca uwagę również na praktyczną stronę funkcjonowania przepisu – nie idą jednak inni eksperci. Ich zdaniem nie ma konieczności modyfikowania ww. regulacji poprzez usunięcie możliwości uzyskania na potrzeby przyznania dofinansowania kopii dyplomu czy świadectwa. Sam przepis prawa nie nakazuje bowiem pracodawcy takiego działania, a jedynie je umożliwia. A jeżeli pracodawca nie chce przechowywać kopii dokumentów, o których mowa powyżej, zawsze może posłużyć się zaświadczeniem. Projektowane brzmienie art. 122 ust. 7 pkt 3, jak zauważa Piotr Liwszic, specjalista ds. ochrony danych z firmy ODO 24, nadal pozwala bowiem pracodawcy przekazać do jednostki dofinansowującej zaświadczenie potwierdzające zdany egzamin. A zatem pracodawca zainteresowany skorzystaniem z dofinansowania kosztów kształcenia będzie musiał dołączyć do wniosku albo kopie odpowiednio dyplomu świadectwa lub certyfikatu potwierdzającego zdanie egzaminu, albo zaświadczenie potwierdzające takie zdarzenie.
– Nie widzę tutaj niezgodności z przepisami RODO. Jednostka dofinansowująca przetwarza dane osobowe nawet z kopii przedstawionych dokumentów, albowiem jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, który na niej ciąży – twierdzi Piotr Liwszic.
Poza tym, zgodnie z przepisami kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o pracę podania danych osobowych obejmujących wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Jeżeli dyplom znajduje się w aktach osobowych pracownika, to został tam złożony w określonym celu – realizacji umowy o pracę. Za zgodą pracownika kopię takiego dyplomu można wykorzystać również w innym celu, akceptowanym przez zatrudnionego.
– Jeżeli jednak nie wyraża on zgody na takie wykorzystanie, należy skorzystać z zaświadczenia. Takie zaświadczenie powinien pracodawcy przedstawić pracownik, jeżeli jest to koniecznie dla zrealizowania zadań pracodawcy. Odmowa przedstawienia zaświadczenia będzie już naruszeniem podstawowych obowiązków pracownika – tłumaczy mec. Daniel Reck, partner zarządzający w kancelarii adwokackiej Duraj Reck i Partnerzy. Podkreśla jednocześnie, że dotacje na kształcenie młodego pracownika możemy uznać za szczególne uprawnienie wynikające z prawa pracy. Wobec tego, żeby pracownik mógł z niego skorzystać, pracodawca może żądać podania „innych danych” do tego niezbędnych. Jeśli zaświadczenie o wykształceniu nie będzie budziło zastrzeżeń, można je uznać, ale nie jest powiedziane, że każdy będzie się zasłaniać zaświadczeniami. Pracodawca musi mieć udokumentowane wykształcenie, może więc żądać od pracownika dyplomu.
Niebezpieczeństwo jest gdzie indziej
Eksperci są zgodni, że niebezpieczeństwo w związku z RODO istnieje na innym polu. Chodzi o art. 1 pkt 55 projektu ustawy, który dodaje do niej art. 122a. Przepis w zaproponowanym brzmieniu mówi, że w razie potrzeby jednokrotnego, nieodpłatnego przystąpienia przez uczniów lub absolwentów do walidacji i certyfikowania kwalifikacji rynkowej funkcjonującej w Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji, dyrektor szkoły może zawrzeć umowę z odpowiednią instytucją certyfikującą (wymienioną w art. 2 pkt 6 ustawy z 22 grudnia 2015 r. o Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji; t.j Dz.U. z 2017 r. poz. 986 ze zm.).
Zgodnie z projektem w przepisie tym pojawia się obowiązek przekazywania w umowie pomiędzy dyrektorem szkoły a instytucją certyfikującą nie tylko imion i nazwisk, ale też numerów PESEL uczniów lub absolwentów, którzy mogą nieodpłatnie przystąpić do walidacji i certyfikowania danej kwalifikacji rynkowej funkcjonującej w ZSK. Jeśli nie ma numeru PESEL, należy podać serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.
– Nadto uzasadnione wątpliwości budzi obowiązek prawny przekazywania kopii takiej umowy do ministra koordynatora Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji, który będzie w posiadaniu tak szczegółowych danych osobowych, jak numer PESEL, i to od osób z całego kraju – podkreśla Liwszic. Zgromadzenie ich w jednym miejscu zwiększa ryzyko wycieku danych.
Przepis ten budzi też zastrzeżenia prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który w swoich uwagach do projektu nowelizacji ustawy wnioskuje o zmianę, która będzie zmierzać do nieprzekazywania kopii takiej umowy do ministra koordynatora ZSK.
– Nie jest jasny cel pozyskiwania kopii takiej umowy. Do tego nie wynika to z zadań lub obowiązków ministra koordynatora ZSK – zauważa w piśmie prezes UODO.
Od 1 września zmiana definicji młodocianego
Już w najbliższą sobotę wchodzą w życie zmiany w kodeksie pracy, które obniżą wiek pracownika młodocianego. Będzie nim osoba między 15. a 18. rokiem życia. Tym samym z 16 do 15 lat przesunie się granicą wiekowa, od której co do zasady możliwe jest zatrudnianie takich osób. Zmiany wynikają z art. 2 ustawy z 19 marca 2009 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 56, poz. 458).
Więcej na ten temat: „Od września niższy wiek dla młodocianego, ale nie wszędzie” – tygodnik Kadry i Płace z 9 sierpnia 2018 r. (DGP nr 154)
