Prowadzę biuro reklamy. Otrzymaliśmy zlecenie przeprowadzenia dużej kampanii rozłożonej na kilka etapów. Muszę zatrudnić dodatkowych pracowników, jednak trudno mi ocenić, czy na każdym etapie kampanii będę potrzebował taką samą ich liczbę. Czy mogę zawierać umowy na czas określony z pominięciem ustawowych limitów? Jakie obowiązki się z tym wiążą?
Umowy na czas określony mogą być zawierane w ramach określonych limitów. Z tym samym pracownikiem można zawrzeć trzy takie umowy, a łączny czas ich trwania nie powinien przekraczać 33 miesięcy. Jednak takie sztywne ograniczenia nie mają zastosowania w każdym przypadku. Jednym z wyjątków jest zawarcie umowy, której towarzyszą przyczyny obiektywne leżące po stronie pracodawcy, uzasadniające niestosowanie ograniczeń ustawowych. Taką przyczyną może być realizacja konkretnego kontraktu dla klienta.
Zawarcie umowy wyłączonej spod limitów powoduje, że w jej treści należy wyraźnie wskazać owe obiektywne przyczyny, które to uzasadniają. Wynika to zarówno z przepisów kodeksu pracy (dalej: k.p.), jak i ze wzoru umowy o pracę określonego w przepisach wykonawczych.
Umowa na czas określony, której towarzyszą przyczyny obiektywne, nie jest jednak wyłącznie sprawą między pracodawcą a pracownikiem. O jej zawarciu należy poinformować właściwego miejscowo okręgowego inspektora pracy.
Obowiązek zawiadomienia i jego sporządzenie
Obowiązek zawiadomienia Państwowej Inspekcji Pracy o zawarciu pozalimitowej umowy na czas określony w warunkach istnienia przyczyn obiektywnych został uregulowany bezpośrednio w art. 251 par. 5 k.p. Zgodnie z tym przepisem pracodawca zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy w formie pisemnej lub elektronicznej o zawarciu umowy o pracę w związku z istnieniem obiektywnych przyczyn po jego stronie, wraz ze wskazaniem tych przyczyn, w terminie 5 dni roboczych od jej zawarcia.
Dobrą praktyką przy sporządzaniu umowy na czas określony, której towarzyszą obiektywne przyczyny, jest jednoczesne sporządzenie zawiadomienia do PIP.
Pracodawca chcący sporządzić zawiadomienie z pewnością zauważy, że przepisy nie określają precyzyjnie zawartości takiej informacji. Pewne jest jedynie to, że z zawiadomienia musi wynikać fakt zawarcia umowy na czas określony oraz wskazanie przyczyn obiektywnych. [ramka]
Możliwe formy
Przepisy dopuszczają zawiadomienie PIP o zawartej umowie terminowej w formie pisemnej lub elektronicznej. Najpewniejszym sposobem wykluczającym możliwość, że zawiadomienie do urzędu nie dotrze, jest wydrukowanie dwóch egzemplarzy, podpisanie i osobiste dostarczenie do jednostki organizacyjnej PIP. Jeden zostanie w urzędzie, na drugim właściwy pracownik PIP potwierdzi, że zostało złożone.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca wysłał zawiadomienie pocztą. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie wysłanie przesyłki poleconej ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Jest to przesyłka rejestrowana, której przebieg można śledzić, a w razie zagubienia wszcząć postępowanie reklamacyjne.
Pracodawca może złożyć zawiadomienie do PIP również drogą elektroniczną. W takim wypadku najlepszym rozwiązaniem jest zeskanowanie zawiadomienia podpisanego przez pracodawcę i przesłanie tego skanu w formie załącznika do e-maila zaadresowanego na adres internetowy właściwej miejscowo jednostki organizacyjnej PIP. Warto taką wiadomość wysłać z żądaniem potwierdzenia jej otrzymania. Wówczas istnieje szansa, że pracownik PIP – choć bezpośrednio nie ma takiego obowiązku – potwierdzi, iż wiadomość dotarła.
Krótki termin
Informacja o zawarciu umowy terminowej nie może być przekazana w dowolnym terminie. Pracodawca ma na to pięć dni roboczych. Przepis regulujący omawiany obowiązek informacyjny względem PIP nie wskazuje jednak na sposób obliczania terminu. Aby nie narazić się na zarzut jego niedotrzymania, 5-dniowy termin należy ustalić, posiłkując się ogólnymi zasadami obowiązującymi przy obliczaniu terminów. Można zatem uznać, że termin będzie biegł od dnia następnego po dniu, w którym zawarto umowę. Jeżeli natomiast piąty, czyli ostatni dzień terminu, przypadnie na dzień wolny od pracy – czynność będzie mogła być dokonana pierwszego dnia roboczego następującego po nim.
Odpowiedzialność za uchybienie
Przepis zobowiązujący pracodawcę do zawiadomienia PIP o zawarciu umowy na czas określony nie jest luźnym przepisem instrukcyjnym, w przypadku którego brak realizacji jego dyspozycji nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami. Skutki niedopełnienia obowiązku związanego z zawiadomieniem reguluje art. 281 pkt 1a k.p. Przepis ten wprowadza nowe wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z nim, kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu nie zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu pozalimitowej umowy na czas określony wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy w terminie 5 dni, podlega karze grzywny od 1 do 30 tys. zł.
Należy zwrócić uwagę, że odpowiedzialność za niedopełnienie obowiązku może ponosić pracodawca lub osoba, która działa w jego imieniu. Pracodawca może bowiem wykonywać czynności z zakresu prawa pracy bezpośrednio lub powierzyć je innej osobie.
Warto również zauważyć, że wykroczeniem jest niezawiadomienie PIP w konkretnym terminie, a nie brak zawiadomienia w ogóle. Zatem pracodawca, który dosłał zawiadomienie po jego upływie, również naraża się na odpowiedzialność z tego tytułu. W takim przypadku istnieje jednak szansa, że odpowiedzialność będzie miała charakter łagodniejszy niż wtedy, gdy pracodawca w ogóle nie wykonał swego obowiązku. Jeżeli wykaże, że nie ponosi winy w związku z nieterminowym przekazaniem informacji do PIP, wypełniając jednocześnie niezwłocznie obowiązek zawiadomienia – może liczyć na brak sankcji. Każdy taki przypadek, w którym pracodawca nie wypełnił obowiązku zawiadomienia PIP, z pewnością będzie podlegał indywidualnej ocenie. Innej kary powinien się spodziewać więc ten, który zawiera liczne pozalimitowe umowy na czas określony, nie zawiadamiając inspekcji o żadnej z nich, a innej ten, który zawarł jedną taką umowę.
Wreszcie wskazać należy, że prawidłowe wypełnienie obowiązku informacyjnego wobec urzędu ma miejsce wówczas, gdy zawiadomienie zawiera jednocześnie informację o umowie oraz wskazanie przyczyn obiektywnych. Zatem odpowiedzialność za wykroczenie jest jak najbardziej możliwa również wtedy, gdy pracodawca tylko poinformował o zawarciu umowy, ale bez wskazania przyczyn obiektywnych.
Co przekazujemy inspekcji pracy
Do zawiadomienia przesyłanego inspekcji pracodawca nie musi załączać kopii zawartej umowy o pracę ani żadnych innych dokumentów (np. umowy z kontrahentem, która miałaby uzasadniać niestosowanie limitów do umów terminowych). Jest to zbędne, albowiem żaden przepis tego nie wymaga. Z prawidłowym określeniem pracodawcy czy daty sporządzenia zawiadomienia nie powinno być większych problemów. Bardziej skomplikowane może się okazać określenie przyczyn obiektywnych. Przykładowo możemy mówić o nieprawidłowym wypełnieniu obowiązku informacyjnego względem PIP, jeśli w treści zawiadomienia skierowanego do inspekcji zostanie umieszczony zapis:
W tym przypadku zawiadomienie jest nieprawidłowe, ponieważ nie zawiera wskazania konkretnych i rzeczywistych przyczyn obiektywnych leżących po stronie pracodawcy. Właściwe zawiadomienie powinno brzmieć np. tak:
„Informuję, iż 16 sierpnia 2016 r. zawarto z pracownikiem Janem Iksińskim umowę o pracę na czas określony. Umowa została zawarta w związku z obiektywnymi przyczynami leżącymi po stronie pracodawcy, które uzasadniają niestosowanie do niej art. 251 par. 1 k.p., tj. w związku ze zwiększonym zapotrzebowaniem na pracę wynikającym z realizacji kontraktu reklamowego, którego pierwszy etap przypada na okres od 1 września 2016 r. do 31 stycznia 2017 r.”.
„Informuję, iż 16 sierpnia 2016 r. zawarto z pracownikiem Janem Iksińskim umowę o pracę na czas określony. Umowa została zawarta w związku z obiektywnymi przyczynami leżącymi po stronie pracodawcy, które uzasadniają niestosowanie do niej art. 25 1 par. 1 k.p.”.
Podstawa prawna
Art. 251, art. 29 par. 11 i art. 281 pkt 1a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).