Czy niewykorzystany urlop na żądanie należy wykorzystać do 30 września

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej pracuje właśnie nad projektem założeń do nowelizacji kodeksu pracy, a Państwowa Inspekcja Pracy, wykorzystując ten moment, znowu postuluje zmianę zasad wykorzystania zaległego urlopu na żądanie (na problem z tym związany zwróciła uwagę już wcześniej – w 2009 roku).

Zdaniem PIP doprecyzowania wymaga art. 168 k.p., zgodnie z którym urlop zaległy trzeba wykorzystać do 30 września roku następnego. Wyjątek dotyczy czterech dni urlopu na żądanie, co według PIP prowadzi do niepotrzebnych rozbieżności interpretacyjnych. Resort pracy uważa, że choć urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, to nie można zaliczyć go do kategorii urlopu zaległego. Tym samym, w odróżnieniu od tego ostatniego, urlop na żądanie można wykorzystać po 30 września. Tymczasem PIP twierdzi, że nie ma uzasadnienia dla tworzenia odrębnej kategorii urlopu. W związku z takimi rozbieżnościami poprosiliśmy ekspertów o opinie. Większość z nich nie podziela stanowiska resortu pracy, ale też niektórzy uważają, że zmiana przepisu wcale nie jest konieczna, bo wystarczy prawidłowa jego wykładnia.

Media / materialy prasowe

Marta Nowakowicz-Jankowiak ekspert ds. wynagrodzeń / Media / materialy prasowe

Katarzyna Dulewicz, partner CMS Cameron McKenna Dariusz Greszta Sp.k. / DGP

Art. 167 ² k.p.
Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.
Art. 168 k.p.
Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167².

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej:

Zdaniem resortu pracy zdanie drugie art. 168 k.p. należy rozumieć w ten sposób, że obowiązek udzielenia urlopu zaległego w terminie określonym w tym przepisie (czyli do 30 września następnego roku kalendarzowego) nie dotyczy urlopu na żądanie, z którego pracownik nie skorzystał w poprzednim roku.

Jeżeli więc np. pracownikowi pozostało 10 dni urlopu zaległego, a w poprzednim roku w ogóle nie korzystał z urlopu na żądanie, to 6 dni urlopu zaległego należy mu udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku, a pozostałe 4 dni to zaległy urlop na żądanie, który może zostać udzielony pracownikowi w późniejszym terminie, a więc po 30 września. Zatem urlop zaległy, będący wcześniej częścią urlopu wypoczynkowego przeznaczoną do wykorzystania w trybie na żądanie, można – bez ryzyka narażenia się na odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika – udzielić w dowolnym terminie, także po 30 września następnego roku, z tym że w trybie planowania bądź uzgodnień indywidualnych z pracownikiem.

Państwowa Inspekcja Pracy:

Zdaniem głównego inspektora pracy zasadne jest przeredagowanie art. 168 k.p., gdyż przepis ten budzi wiele wątpliwości i stanowi przedmiot rozbieżnych interpretacji. Przyjęcie stanowiska resortu pracy zdaniem GIP budzi wątpliwości, bo nie sposób ustalić końcowego terminu wykorzystania takiego urlopu. Należałoby przyjąć, że pracownik może z niego skorzystać aż do przedawnienia roszczenia o urlop.

Jednocześnie należy wskazać, że urlop na żądanie stanowi część urlopu udzielanego w szczególnym trybie, z którego pracownik może, ale nie musi skorzystać w danym roku kalendarzowym, w rozmiarze przewidzianym w art. 167² k.p. (4 dni). Uprawnienie to nie przechodzi na rok następny, co powoduje, że de facto brak jest uzasadnienia dla wyodrębniania tej części urlopu z kategorii urlopu zaległego i tworzenia odrębnej kategorii zaległego urlopu na żądanie, którego pracodawca nie ma obowiązku udzielić pracownikowi w terminie określonym w art. 168 k.p.

Patrycja Zawirska

Interpretacja zaprezentowana przez MPiPS, choć przez niektórych akceptowana, w mojej ocenie jest nieprawidłowa. Nie ma bowiem uzasadnienia dla dzielenia wypoczynku na dwa rodzaje – taki, który trzeba wykorzystać do końca trzeciego kwartału roku następnego i taki, który można zużyć w dowolnym terminie. Z całego wolnego można skorzystać aż do dnia jego przedawnienia.

Zastrzeżenie „nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167²” trzeba czytać łącznie z art. 167³ k.p., zgodnie z którym w jednym roku kalendarzowym można wykorzystać jedynie 4 dni urlopu wypoczynkowego udzielonego w trybie żądania. Oznacza to, że bez znaczenia jest, z ilu dni wolnego udzielonego w ten sposób zatrudniony skorzystał w roku ubiegłym. Na nowy rok przechodzą wszystkie dni niewykorzystanego wolnego z roku poprzedniego, ale już nie szczególny tryb ich udzielenia (na żądanie). Nie wydaje się też konieczna zmiana przepisu, a raczej jego prawidłowa wykładnia.

Marta Nowakowicz-Jankowiak

Podzielam stanowisko PIP. Nie powinno się stosować odmiennych zasad do wydzielonej części urlopu, jaką jest urlop na żądanie. Nie są to dodatkowe dni urlopu. Pracownik nie musi w ogóle korzystać z tego przywileju, jeśli nie ma takiej potrzeby. W myśl art. 152 k.p. jest to jego przywilej: płatne zwolnienie od pracy, coroczne i nieprzerwane. Z kolei zgodnie z art. 161 k.p. pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu w tym roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Powody przesunięcia urlopu lub udzielenia go w terminie późniejszym także są wyszczególnione w k.p. Zatem uważam, że wszelkie konstrukcje prawne zezwalające na przesunięcie terminu wykorzystania urlopu pozostają w sprzeczności z istotą tego przywileju. W praktyce prowadzi to do tego, że pracownicy przez lata nie korzystają z urlopów, kumulując je z roku na rok. W konsekwencji pracodawcy wypłacają ekwiwalenty za dziesiątki dni. Ewentualne udzielenie urlopu w terminie późniejszym powinno obejmować całą jego pulę.

Katarzyna Dulewicz

Bezdyskusyjne jest, że 4 dni urlopu na żądanie traci ten status i staje się zwykłym urlopem, jeśli nie zostanie wykorzystane do końca roku. Pytanie tylko, do jakiego czasu należy go wykorzystać. Obecne brzmienie k.p. nie daje jasnej odpowiedzi na to pytanie. Wydaje się, że pracownik nie musi korzystać z takiego urlopu w przyszłym roku i może sobie go odebrać przez najbliższe 3 lata. Takie rozwiązanie jest sprzeczne z ogólną zasadą, żeby wykorzystywać zaległe urlopy i nakłaniać pracowników do regularnego odpoczynku. Nie ma powodu, aby różnicować zaległy urlop wypoczynkowy oraz zaległy urlop na żądanie. Skoro po 31 grudnia urlop na żądanie traci swój uprzywilejowany charakter i staje się zwykłym urlopem wypoczynkowym, zasady wykorzystania tych urlopów powinny być jednakowe. GIP ma rację, postulując o zmianę art. 168 k.p. Po zmianie obowiązek wykorzystania zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku kalendarzowego obejmowałby całość urlopu zaległego, również ten na żądanie.