W jednostkach, które w ciągu roku zaoszczędziły m.in. na dodatkach zadaniowych czy specjalnych, w grudniu mogą być wypłacane nagrody. Osoby, które w ostatnim miesiącu roku otrzymają dodatkowe pieniądze, zyskują podwójnie, bo automatycznie zwiększa im się w marcu 2014 r. wysokość nagrody rocznej. Wcześniejsze uzyskanie dodatku za wykonanie ekstra-zadań nie wyklucza otrzymania przedświątecznego bonusu.
W administracji rządowej o rozdysponowaniu pieniędzy na nagrody decyduje najczęściej dyrektor generalny. W samorządach – sekretarz. Tylko od ich woli zależy, czy zgromadzone w ciągu roku środki trafią do takiej specjalnej puli. Jeśli nie podejmą takiej decyzji, to w przypadku ministerstw, urzędów wojewódzkich i skarbowych pieniądze wracają do budżetu centralnego. Z kolei w samorządach środki te są zaksięgowane w lokalnych budżetach jako niewykorzystane.

Centralny fundusz

Otrzymanie przedświątecznej nagrody jest w przypadku administracji rządowej o tyle istotne, że od 2009 r. osoby zatrudnione m.in. w ministerstwach, urzędach wojewódzkich czy skarbowych mają zamrożone płace. Nie mogą więc liczyć na podwyżki płacy zasadniczej.
W tegorocznym budżecie centralnym na wynagrodzenia w służbie cywilnej zarezerwowano ponad 6,9 mld zł. Płaca pracownika korpusu składa się z części zasadniczej oraz dodatku za wieloletnią pracę (stażowego). Pensja urzędnika mianowanego rozszerzona jest o dodatek służby cywilnej z tytułu posiadanego stopnia służbowego.
Ponadto urzędy ze środków na bieżące pensje musiały wydzielić 3-proc. fundusz nagród. Taki obowiązek nakłada na nie art. 93 ustawy o służbie cywilnej. Dyrektorzy generalni starają się je wypłacać co kwartał (nie jest to jednak regułą).
Do tego trzeba doliczyć pieniądze, które nie trafiły na pensje z różnych względów. Dzieje się tak, np. gdy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim trwającym dłużej niż 33 dni. Wtedy urząd nie musi wypłacać świadczeń, bo robi to ZUS w postaci zasiłku chorobowego. Dyrektorzy generalni m.in. z funduszu nagród starają się rekompensować brak podwyżek dla urzędników.
W budżecie na wynagrodzenia muszą się także znaleźć środki na inne stałe świadczenia dla urzędników, jak np. nagroda jubileuszowa i odprawy.

Nagroda i dodatek

Pod koniec roku bezpośredni przełożony może wytypować urzędnika do nagrody, bo np. przez znaczną część roku wykonywał – poza własnymi – również zadania przypisane koledze, który w tym czasie był nieobecny w pracy. Co do zasady osobie zatrudnionej w korpusie służby cywilnej za wykonanie dodatkowych, powierzonych przez pracodawcę zadań, których nie przewiduje zakres obowiązków na zajmowanym stanowisku pracy, przysługuje dodatek zadaniowy. Jest on wypłacany wraz z wynagrodzeniem zasadniczym przez cały okres przewidziany na jego realizację. Nie ma jednak żadnego zakazu lub wyłączenia z przepisów, aby dodatkowo takiej osobie przyznać również pod koniec roku nagrodę.

Wyższa trzynastka

Osoby, które zostaną wytypowane w grudniu do nagrody, skorzystają podwójnie, bo wzrośnie im automatycznie wysokość trzynastki. Ta jest wypłacana do końca marca następnego roku. Szczegółowe zasady w tej kwestii określa ustawa z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (t.j. Dz.U. poz. 1114). Wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5 proc. sumy wynagrodzenia za pracę otrzymaną przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego. W efekcie im więcej urzędnik zarobił w 2013 r., tym wyższa będzie dodatkowa nagroda roczna.

Wola sekretarza

Urzędnicy zatrudnieni w gminach, powiatach, urzędach miast i marszałkowskich także mogą spodziewać się pod koniec roku nagród. Pracownicy tych jednostek są często w o wiele lepszej sytuacji niż osoby pracujące w administracji rządowej. W samorządach przede wszystkim nie obowiązuje zamrożenie płac. O tym decyduje kierownik jednostki wraz z sekretarzem. W niektórych z nich są podwyżki co najmniej o wskaźnik inflacji. Dodatkowo jeśli ich pracownicy wykazali się w ciągu roku zaangażowaniem w pracy i zbyt często nie chorowali (to kryterium, które jest uwzględnianie przy przyznawaniu nagrody), mogą spodziewać się w grudniu ekstrabonusu.
W samorządach na wypłatę nagród również można wykorzystać środki, które pozostały w funduszu wynagrodzeń. Zarówno w administracji rządowej, jak i tej lokalnej pieniędzy zostaje więcej, jeśli urząd nie decyduje się na zatrudnienie pracownika na zastępstwo. Taki krok automatycznie skutkuje pomniejszeniem puli na nagrody pod koniec roku. Poza tym w samorządach, tak jak w urzędach centralnych, funkcjonują podobne świadczenia w postaci nagród jubileuszowych czy odprawy. Należy zaznaczyć, że pracownicy lokalni zamiast dodatku zadaniowego otrzymują specjalny.
Podstawa prawna
Art. 85–105, art. 206 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505 z późn. zm.).