Od czerwca wprowadzono urlopy rodzicielskie, które mogą trwać maksymalnie rok. Poza nieobecnością z powodu choroby urzędnika, to dodatkowa przeszkoda w sprawnym zarządzaniu jednostką. Szefowie instytucji państwowych mają jednak możliwości, aby uniknąć paraliżu. Muszą się jednak zastosować do przepisów, które określają, na jakich zasadach można przyjąć nowego pracownika na czas nieobecności innego.
W gminach, starostwach, urzędach miast i marszałkowskich dłuższa nieobecność pracownika np. z powodu urlopu rodzicielskiego może być rozwiązana na kilka sposobów. Sekretarz urzędu, który najczęściej jest w tych jednostkach odpowiedzialny za politykę kadrową, może zdecydować, aby na wolny czasowo etat zatrudnić nowego pracownika. W przypadku zatrudnienia osoby na zastępstwo nie jest wymagane przeprowadzenie konkursu. A to oznacza, że sekretarz może zatrudnić z dnia na dzień nową osobę poleconą np. przez innych urzędników z gminy. Jeśli jednak wśród tych kandydatów nie ma właściwego, nic nie stoi na przeszkodzie, aby urząd ogłosił jednak konkurs.
Zawsze konkurs
Takiej dowolności nie ma w administracji rządowej, a dokładnie w korpusie służby cywilnej. Tam za każdym razem zatrudnienie na zastępstwo wymaga konkursu. W porównaniu do normalnego trybu konkursowego możliwe jest skrócenie czasu na składanie dokumentów. Co do zasady termin nie może być krótszy niż 10 dni, a dla ogłoszenia o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej – 5 dni. Okres ten liczy się od dnia opublikowania ogłoszenia w biuletynie kancelarii premiera.
Następnym krokiem jest zamieszczenie imion i nazwisk kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne oraz wyniki naboru. W międzyczasie przeprowadzana jest rozmowa kwalifikacyjna, a czasami dodatkowo test wiedzy.
Wieczne zastępstwo
W niektórych urzędach zastępstwo może trwać nawet kilka lat. Przepisy dotyczące zatrudniania urzędników nie wskazują maksymalnego czasu. Należy więc posiłkować się przepisami kodeksu pracy. Zgodnie bowiem z art. 251 k.p. zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony jest równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem stałego kontraktu, jeżeli poprzednio strony dwukrotnie zawarły takie umowy terminowe na następujące po sobie okresy. Stanie się tak pod warunkiem, że przerwa między rozwiązaniem poprzedniego a nawiązaniem kolejnego kontraktu nie przekroczyła jednego miesiąca. Ta zasada nie ma jednak zastosowania do umów na zastępstwo. Warto jednak przywołać wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 26 stycznia 2012 r. (sygn. C-586/10). Zgodnie z nim nawet jeśli pracodawca na stałe potrzebuje osoby, która wykonuje obowiązki za pracowników przebywających np. na urlopach rodzicielskich, nie musi zawierać z nią umowy na czas nieokreślony. Sprawa dotyczyła Niemki, która przez 11 lat pracowała na podstawie łącznie 13 umów na czas określony w sekretariacie sądu rejonowego w Kolonii. Za każdym razem zastępowała innego pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony, który np. korzystał z urlopu wychowawczego. Uznała, że ostatni z kontraktów przekształcił się w stały, skoro przez 11 lat istniało ciągłe zapotrzebowanie na jej pracę. Domagała się potwierdzenia tego przed niemieckim sądem. O wykładnię unijnych przepisów w tym zakresie wystąpił niemiecki Federalny Trybunał Pracy. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej uznał, że tymczasowe zapotrzebowanie na pracowników zastępujących osoby nieobecne w pracy może uzasadniać zawieranie z nimi kolejnych umów na czas określony. Co więcej, sama okoliczność, że firma musi w sposób powtarzalny, a nawet stały korzystać z usług takich pracowników, nie oznacza, że łamie przepisy, zatrudniając ich na podstawie terminowych, a nie stałych kontraktów.
Urzędnik zatrudniony na kilku umowach na zastępstwo może się poskarżyć do sądu pracy. Warto, aby powołał się na art. 8 kodeksu pracy, który przewiduje, że nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Od sądu zależy, jak potraktuje trwającą przez kilka lat umowę na zastępstwo.
Dodatki zamiast etatu
Niezależnie od tego, jak długo i na ilu stanowiskach pracownik będzie wykonywał swoją pracę na zastępstwo, to jego zatrudnienie wymaga przyuczenia go do wykonywanych czynności. Do tych celów w większość urzędów wyznacza się specjalnego opiekuna. Dlatego część urzędów nie decyduje się na zatrudnianie na zastępstwo, ale rozdziela zadania nieobecnego urzędnika na pozostałych. Dzięki temu można uniknąć żmudnych procedur konkursowych i procesu wdrażania do nowych zadań. Na takim rozwiązaniu korzystają urzędnicy, którzy otrzymali dodatkowe pieniądze. W przypadku pracowników samorządowych mogą oni liczyć na dodatek specjalny za okres czasowego zwiększenia obowiązków. Ten jest ustalany w regulaminie. I najczęściej wynosi do 40 proc. wynagrodzenia zasadniczego. Dodatkowo osoby zatrudnione w gminie mogą otrzymać nagrodę. Obie gratyfikacje są fakultatywne i zależą wyłącznie od decyzji przełożonych.
Z kolei w korpusie służby cywilnej, również w formie fakultatywnej, przyznawany jest dodatek zadaniowy. Jego miesięczna wysokość również nie jest określona w ustawie ani w rozporządzeniu. O tym decydują wewnętrzne przepisy np. w urzędach wojewódzkich czy ministerstwach. Najczęściej członek korpusu z powodu zwiększonych zadań może otrzymać do 40 proc. wynagrodzenia zasadniczego miesięcznie.
Zarówno w samorządach, jak i wśród członków korpusu służby cywilnej osoby przyjęte na zastępstwo nie mogą np. za bardzo dobrze wykonywaną pracę awansować i otrzymać umowę na czas nieokreślony. Muszą przystąpić do konkursu.
Podstawa prawna
Art. 12 ust. 2 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458 z późn. zm.).
Art. 28 ust. 3 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505 z późn. zm.).
