Podpisujemy z pracownikiem 28 maja umowę na czas określony, zawieraną w związku z obiektywnymi przesłankami wyłączającymi wliczanie tej umowy do limitów umów terminowych. W jakim dniu upłynie termin na powiadomienie o tym Państwowej Inspekcji Pracy? Czy dla jego zachowania wystarczy nadanie pisma na poczcie?
W stosunku do umów o pracę zawieranych na czas określony pomiędzy tymi samymi stronami istnieją dwa limity:
- okres zatrudnienia na podstawie umowy/umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami nie może przekraczać 33 miesięcy oraz
- łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.
Od ich stosowania przewidziano jednak wyjątki – limity te nie obowiązują m.in. dla umów zawartych w przypadku, gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie. Wypełniony musi być wtedy warunek uzupełniający, tj. ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.
O zawarciu umowy o pracę na czas określony podyktowanej obiektywnymi przesłankami leżącymi po jego stronie, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy, pracodawca ma obowiązek informowania PIP (w formie pisemnej lub elektronicznej). Ma na to 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy, a niezrealizowanie tego obowiązku stanowi wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 zł.
Jak wynika z wyjaśnień Głównego Inspektoratu Pracy z 22 lipca 2016 r. (GNP364-023-99-1/16), oceny dotrzymania terminu 5-dniowego dokonuje się na podstawie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego. Przy jego obliczaniu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło, czyli pomijamy dzień zawarcia umowy. Końcem terminu jest upływ ostatniego dnia.
Pracodawca ma na przekazanie informacji 5 dni roboczych, a nie kalendarzowych. PIP wskazuje zaś, że za dni robocze uznajemy wszystkie dni tygodnia poza niedzielami i świętami. To, że sobota jest dla danego pracownika dniem wolnym od pracy, nie oznacza, iż nie podlega wliczeniu do tego terminu. Zatem, w opisanej sytuacji:
w28 maja, czyli dnia zawarcia umowy, nie wliczamy do 5 dni na powiadomienie,
wwliczeniu nie podlega też 31 maja (święto) oraz niedziela 3 czerwca.
Termin na powiadomienie PIP upłynie więc 4 czerwca. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostanie bezpośrednio złożone w PIP albo:
1) wysłane w formie dokumentu elektronicznego, a nadawca otrzyma urzędowe poświadczenie odbioru;
2) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu prawa pocztowego.
Zawiadomienie powinno wskazywać:
- datę zawarcia umowy,
- pracownika, z którym umowę zawarto,
- konkretne obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy uzasadniające zawarcie umowy nieobjętej limitami.
Co istotne, pracodawca wykonuje obowiązek informacyjny w ciągu 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy, a nie od dnia nawiązania stosunku pracy lub od dnia faktycznego rozpoczęcia świadczenia pracy przez pracownika.
Podstawa prawna
Art. 251 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.).
Art. 57 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1257 ze zm.).
