Aby umowa została sporządzona w sposób właściwy, należy określić w niej kierownika (podając jego imię i nazwisko) i adres apteki oraz zobowiązanie do stosowania limitów, cen oraz odpłatności i dopłat świadczeniobiorcy. Limity zawiera obwieszczenie ministra zdrowia, które podaje wykazy refundowanych leków. Oprócz tego umowa określa kary umowne oraz warunki jej wypowiedzenia albo rozwiązania.
Umowa jest podpisywana na czas nieokreślony. Zanim dojdzie do jej zawarcia, przedsiębiorca, który prowadzi aptekę, powinien zgromadzić wiele dokumentów. Będzie potrzebować kopii zezwolenia na prowadzenie apteki, kopii dokumentów uprawniających kierownika apteki do sprawowania tej funkcji, aktualnej ewidencji osób, które zostały zatrudnione w placówce (wraz z numerami dokumentów, które uprawniają ich do wykonywania zawodu). Do umowy potrzebny jest także numer rachunku bankowego apteki.

Umowa między aptekarzem i NFZ jest zawierana na czas nieokreślony

Następnie należy te dokumenty przedstawić NFZ. Fundusz odmówi zawarcia umowy z aptekarzem tylko w wyjątkowych przypadkach. Stanie się tak, np. gdy poprzednią umowę NFZ rozwiązał ze skutkiem natychmiastowym, a przyczyną jej rozwiązania było utrudnianie lub uniemożliwianie prowadzenia kontroli w aptece. Podobnie może być, gdy właściciel apteki nie wykonał w terminie zaleceń pokontrolnych.
Zawarcie umowy na realizację recept nakłada na aptekę dodatkowe obowiązki. Powinna gromadzić informacje o obrocie lekami i środkami spożywczymi oraz wyrobami medycznymi objętymi refundacją wynikające ze zrealizowania recept. Przekazuje je potem w formie komunikatów elektronicznych wojewódzkiemu oddziałowi NFZ. Zestawienie zbiorcze przekazuje do tego oddziału w formie pisemnej. Stanowi ono podstawę do refundacji, która nie może przekraczać ustalonego limitu finansowania.
Podstawa prawna
Ustawa z 12 maja 2011 r. o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych (Dz.U. nr 122, poz. 696).