W decyzjach o umorzeniu zaległości podatkowych wójt nie może podawać danych o stanie zdrowia

Regionalna izba obrachunkowa podważyła kilka decyzji o umorzeniu zaległości podatkowych wystawionych przez burmistrza. Według niej w uzasadnieniu decyzji nie wolno zawierać informacji dotyczących stanu zdrowia podatnika, w tym podawać nazw schorzeń. Czy rzeczywiście jest to nie dozwolone?

W myśl art. 67a ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) organ podatkowy, na wniosek podatnika, z zastrzeżeniem art. 67b o.p., w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym może m.in. umorzyć w całości lub w części zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną.

Treść decyzji

Elementy składowe decyzji określa art. 210 o.p. Zgodnie z jego par. 1 musi ona zawierać następujące elementy:

• oznaczenie organu podatkowego;
• datę wydania;
• oznaczenie strony;
• przywołanie podstawy prawnej;
• rozstrzygnięcie;
• uzasadnienie faktyczne i prawne;
• pouczenie o trybie odwoławczym – jeżeli od decyzji służy odwołanie oraz
• podpis osoby upoważnionej z podaniem jej imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego.

Nadto, jak wynika z kolejnych przepisów, decyzja, w stosunku do której można wnieść skargę do sądu administracyjnego, winna zawierać pouczenie o tym prawie. Naczelny Sądu Administracyjny w wyroku z 15 listopada 2012 r. (sygn. akt I FSK 10/12) podkreślił, że tylko decyzja, będąca najbardziej sformalizowaną postacią aktu administracyjnego, gwarantuje realizację wielu praw przysługujących stronie, w tym tych procesowych, związanych m.in. z weryfikacją rozstrzygnięcia w trybie zwykłym lub nadzwyczajnym. „Wszystkie znormatywizowane elementy formy decyzji administracyjnej, określone m.in. w art. 210 ordynacji podatkowej służą wszak identyfikacji stosunku prawnego, będącego treścią sprawy, oraz zachowaniu uprawnień stron łączących się z zakończeniem czynności postępowania zmierzającego do załatwienia tejże sprawy. Istota rzeczy nie polega jednak na wzmocnieniu formalizmu rozstrzygnięć, lecz na zapewnieniu efektywnej kontroli działalności organów, jeżeli zachodzą wątpliwości co do jej zgodności ze stanem faktycznym oraz prawnym” – wyjaśnił NSA.

Wymogi z RODO też muszą być spełnione

Co istotne, organ podatkowy, formułując treść decyzji, musi uwzględnić wymogi wynikające również z innych przepisów. Zaliczają się do nich m.in. regulacje prawne dotyczące ochrony danych osobowych, w tym te wynikające z rozporządzenia w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO).

W decyzji z 14 grudnia 2022 r. (znak DS.523.315.2022) prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych stwierdził m.in., że „wszelkie formy przetwarzania danych osobowych muszą odbywać się zgodnie z zasadami wymienionymi w art. 5 ust. 1 RODO. Dane osobowe powinny być przetwarzane m.in. zgodnie z prawem, w jasno określonym celu, adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”). Nawet wówczas, gdy określone dane odpowiadają celowi, dla którego są zbierane, i są dla tego celu adekwatne, to nie wynika z tego, iż mogą być one przetwarzane, w tym też udostępniane innym podmiotom”.

To, że uzasadniając decyzję, trzeba wziąć również pod uwagę aspekt ochrony danych osobowych, wskazała Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu w wystąpieniu pokontrolnymz 6 listopada 2024 r. (znak WK-0911/23/2024). W trakcie kontroli w jednej z gmin wykryła następującą nieprawidłowość: „w uzasadnieniu decyzji o umorzeniu zaległości (…) podano jako jedną z przesłanek do udzielenia ulgi przez wójta gminy (…) schorzenie podatnika”. Zdaniem RIO stanowiło to naruszenie:

a) art. 5 ust. 1 lit. a RODO, zgodnie z którym dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem,

b) art. 5 ust. 1 lit. c RODO, zgodnie z którym dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co jest niezbędne do celów, w których są przetwarzane,

c) art. 9 ust. 1 RODO, zgodnie z którym zabrania się przetwarzania danych dotyczących zdrowia, jeśli nie są spełnione warunki wskazane w art. 9 ust. 2 rozporządzenia, uprawniające do niestosowania tego zakazu.

W ramach wniosku pokontrolnego RIO nakazała jednostce, aby przy wydawaniu decyzji podatkowych zaprzestała przetwarzania bez podstawy prawnej szczególnych kategorii danych osobowych podatników, w szczególności tych dotyczących ich zdrowia.

Podsumowując: uwagi kontrolne RIO są uzasadnione. Nie wystarczy formalna zgodność decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowej z przepisami ordynacji podatkowej. Organ podatkowy musi uwzględnić również zasady ochrony danych osobowych, w tym wymóg ich adekwatności i minimalizacji. Nie może zatem zawierać w uzasadnieniu decyzji informacji odnoszących się do zdrowia podatnika i jego schorzeń. ©℗