Subskrybuj nas na Youtube
Od 1 stycznia br. większość urzędów i instytucji publicznych ma obowiązek korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), czyli e-Doręczeń. Chociaż Ministerstwo Cyfryzacji w ostatnich tygodniach promuje to rozwiązanie, to okazuje się, że część rządowych organów ma większe zaufanie do dotychczasowych kanałów komunikacji i zachęca samorządy do pozostania przy ich stosowaniu.
Ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm., dalej: ustawa) wprawdzie zakłada wyjątki od stosowania e-Doręczeń, ale urzędnicy w pismach błędnie powołują się na roczny okres przejściowy wprowadzony ostatnią listopadową nowelizacją.
Doręczenia elektroniczne. Systemy niegotowe
Regionalne izby obrachunkowe – w odpowiedzi na pytania DGP – informują, że mają aktywne adresy do doręczeń elektronicznych (ADE). Część z nich przyznaje jednak, że zwróciła się do samorządów o korzystanie z dotychczasowego systemu elektronicznego e-Nadzór, który nie jest jeszcze zintegrowany z e-Doręczeniami.
– Regionalna Izba Obrachunkowa w Kielcach w piśmie skierowanym do jednostek samorządu terytorialnego zwróciła się z prośbą, aby po 1 stycznia 2025 r., ze względu na przesłanki organizacyjne, akty do nadzoru przekazywano w sposób analogiczny do obecnego, tj. przez platformę ePUAP – wskazuje Damian Grzelka, prezes RIO w Kielcach i przewodniczący KR RIO.
– Izba wystosowała pismo do nadzorowanych jednostek, wskazując w nim, że akty podlegające nadzorowi Regionalnej Izby Obrachunkowej należy przekazywać w dotychczasowy sposób do końca okresu przejściowego – potwierdza również Marek Fras, zastępca prezesa RIO w Szczecinie. Dodaje, że „system komunikacji pomiędzy RIO i nadzorowanymi jednostkami powinien być niezawodny i umożliwiać dochowanie wszelkich ustawowych terminów”.
RIO w Łodzi w piśmie przesłanym samorządom, do którego dotarł DGP, przekonuje, że przesyłanie aktów do nadzoru w dotychczasowy sposób „pozwoli uniknąć zamieszania w intensywnym okresie początku roku, a jednocześnie zapewni czas na stopniowe przełączanie się na korzystanie z systemu e-Doręczeń”. Podobne pismo do lokalnych władz skierował w grudniu Wielkopolski Urząd Wojewódzki – powołując się wprost na przesłanki organizacyjne, które miałyby wyłączać w okresie przejściowym stosowanie e-Doręczeń. Jak wskazuje RIO z Rzeszowa, wprawdzie nie prosiła ona samorządów o omijanie e-Doręczeń, ale poinformowała je, że „w związku z ustawowym wprowadzeniem okresu przejściowego, do 31 grudnia 2025 r. możliwe będzie przekazywanie aktów w sposób dotychczasowy (w szczególności za pośrednictwem systemu eNadzór) w przypadku, gdy korespondencja nie może być przekazana na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na przesłanki organizacyjne”.
Noworoczne zamieszanie z e-Doręczeniami
– Pisma są ewidentnie spowodowane złym zrozumieniem okresu przejściowego. Zarówno RIO, jak i wojewoda błędnie powołują się na przesłankę organizacyjną – mówi Patrycja Grebla-Tarasek, radca prawny Związku Powiatów Polskich. Dodaje, że polecenia czy prośby dotyczące niestosowania e-Doręczeń są niezgodne z przepisami ustawy.
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 147 ust. 5 ustawy urzędy mogą zrezygnować z doręczania korespondencji z wykorzystaniem e-Doręczeń ze względu na przesłanki organizacyjne, których istnienie ocenia nadawca. To np. tymczasowa niedostępność narzędzi do obsługi e-Doręczeń czy konieczność wysłania dużej liczby korespondencji w krótkim czasie (wyjaśniały to rządowe ekspertki na łamach DGP w artykule „e-Doręczenia wystartowały”, DGP nr 1/2025). Ministerstwo Cyfryzacji odrzuca możliwość powołania się na przesłanki organizacyjne w celu zawieszenia korzystania z e-Doręczeń przez cały 2025 r. Już wiadomo jednak, że i takie przypadki będą się zdarzały.
– Alarmowaliśmy ministerstwo, że na forach facebookowych pojawiają się wzory zarządzeń, które mówią, że nie korzystamy z e-Doręczeń z uwagi na przesłanki organizacyjne, a przesłanką organizacyjną jest brak gotowości, kropka – informuje Sylwester Szczepaniak, radca prawny i koordynator ds. społeczeństwa informacyjnego i smart city w biurze Unii Metropolii Polskich.
Regionalne izby obrachunkowe zapewniają, że będą przyjmować pisma przez e-Doręczenia, jednocześnie jednak niejako zachęcają samorządy do powoływania się na przesłanki organizacyjne po ich stronie.
– Uważam, że organy błędnie powołują się na przesłanki organizacyjne. To, że nie wczytują się w te rozwiązania, nie rozumieją, na czym działają, w ogóle mnie nie dziwi, ale podstawę prawną widzę – komentuje Sylwester Szczepaniak.
Chodzi o art. 147 ust. 1 ustawy, który stanowi, że aż do 30 września 2029 r. w kontaktach między podmiotami publicznymi doręczenie przesyłki przez ePUAP wywołuje skutek prawny równoważny z doręczeniem przy wykorzystaniu PURDE. Jednocześnie do stosowania e-Doręczeń podmioty publiczne co do zasady zobowiązuje art. 4 ustawy.
Skąd takie zamieszanie? Eksperci przypominają, że art. 147 ust. 1 został wprowadzony do ustawy, kiedy e-Doręczenia miały być wdrażane przez urzędy stopniowo – najpierw przez te centralne, później samorządowe. Koncepcja jednak się zmieniła i zdecydowana większość podmiotów publicznych już teraz ma obowiązek stosowania e-Doręczeń, a przepis pozostał w niezmienionej formie.
– Formalnie wysłanie korespondencji na ePUAP, kiedy obie strony stanowiące podmioty publiczne mają ADE, to w mojej ocenie naruszenie przepisów, ale doręczenie będzie skuteczne w świetle art. 147 ust. 1 – podsumowuje Mateusz Karciarz, prawnik z Kancelarii Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy sp.k. ©℗
opinia
Liczymy na to, że samorządy będą przekazywały dokumenty w dotychczasowy sposób
/>
Wszystkie izby w kraju wdrożyły w ostatnich latach elektroniczne systemy zarządzania procedurą nadzorczą. Możemy założyć, że w 2024 r. ok. 200 tys. uchwał i zarządzeń oraz 20 tys. wniosków o wydanie opinii zostało przekazanych do izb elektronicznie i tą samą drogą samorządy otrzymały informacje zwrotne. Elementami tych systemów są bowiem moduły obejmujące komunikację elektroniczną pomiędzy izbą a podmiotami nadzorowanymi, zapewniające integralność przekazywanych dokumentów, weryfikację podpisów elektronicznych, monitorowanie terminów, korespondencję seryjną itp. W Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Opolu komunikacja ta opiera się na dodatkowej skrzynce ePUAP i dedykowanych formularzach, pozwalających przekazywać do nadzoru dokumenty w „inteligentnym” formacie XML. Oczywiście można przekazywać do nadzoru akty prawne również w dowolny inny sposób – w formie skanów czy tradycyjnej papierowej, co incydentalnie się zdarza. Mamy jednak wrażenie, że zasadniczo samorządy pozytywnie oceniają przyjęte rozwiązania oraz doceniają szybkość takiej komunikacji. Zresztą duża część jednostek przesyła do nadzoru akty prawne bezpośrednio z aplikacji, w których są redagowane. Należy także podkreślić, że zbudowanie takiego mechanizmu komunikacji wymagało określonych działań zarówno po stronie izb, jak i samorządów. Konieczne były przygotowania o charakterze technicznym i organizacyjnym, izba organizowała szkolenia dla pracowników JST oraz przeprowadzała pilotaż projektu. Wdrożenie systemu trwało w istocie kilka miesięcy. Warto też zwrócić uwagę na relatywnie krótkie terminy, które ustawodawca zakreślił dla działalności nadzorczej i opiniodawczej. Od wpłynięcia uchwały do izby do momentu podjęcia rozstrzygnięcia nadzorczego może upłynąć maksymalnie 30 dni, zaś niektóre opinie muszą być wydane w ciągu 14 dni. Oznacza to, że system komunikacyjny musi działać niezawodnie. Mając na względzie powyższe doświadczenia, zadecydowaliśmy, że nie będziemy odłączać funkcjonującego systemu komunikacji od platformy ePUAP z 1 stycznia 2025 r. W naszej ocenie zezwalają na to zapisy art. 147 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Liczymy również na to, że samorządy w dalszym ciągu będą nam przekazywały dokumenty do nadzoru w dotychczasowy sposób, choć nie mamy narzędzi, by je do tego zmusić. Oczywiście będziemy obejmować nadzorem dokumenty – czy to przekazane na skrzynkę e-Doręczeń, czy nawet w formie papierowej. Planujemy również kompleksowe wdrożenie e-Doręczeń w ramach procedury nadzorczej, ale dopiero w trakcie roku 2025, gdy zarówno pracownicy samorządów, jak i izb lepiej zapoznają się z nowym systemem, a on sam sprawdzi się w praktyce. ©℗
