Telefoniczne powiadomienie o przedłużeniu terminu na rozpoznanie sprawy? Urząd nie ma takiego prawa

Wójt planuje od 2025 r. wprowadzić program oszczędnościowy, m.in. rozważa możliwości zredukowania kosztów z tytułu opłat pocztowych. Chodzi o formę informowania podmiotów składających wnioski o ulgi podatkowe o przedłużeniu terminu rozpoznania sprawy ponad termin ustawowy wynikający z ordynacji podatkowej (jedno- lub dwumiesięczny). Takich postępowań prowadzimy wiele, co generuje duże koszty dla gminy. Wójt chce więc zrezygnować z pisemnego informowania na rzecz telefonicznej informacji. Czy będzie to zgodne z przepisami?

Nie, organ musi bowiem pisemnie zawiadomić wnioskodawców o przyczynach zwłoki i wyznaczeniu nowego terminu na załatwienie sprawy.

Postępowanie o umorzeniu podatku

W myśl art. 67a ordynacji podatkowej organ podatkowy na wniosek podatnika, z zastrzeżeniem art. 67b, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym, może:

1) odroczyć termin płatności podatku lub rozłożyć zapłatę podatku na raty;

2) odroczyć lub rozłożyć na raty zapłatę zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę lub odsetki od nieuregulowanych w terminie zaliczek na podatek;

3) umorzyć w całości lub w części zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną.

Umorzenie zaległości podatkowej powoduje również umorzenie odsetek za zwłokę w całości lub w takiej części, w jakiej została umorzona zaległość podatkowa. Podane przepisy stosuje m.in. wójt gminy – jako organ podatkowy – rozpoznając np. wnioski mieszkańców o umorzenie zaległości w podatku od nieruchomości.

Terminy rozpoznania

Co istotne, organ podatkowy nie może rozpoznawać omawianych wniosków w dowolnym terminie, bowiem jest związany przepisami ordynacji podatkowej. Z art. 139 o.p. wynika bowiem, że załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić „bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, chyba że przepisy niniejszej ustawy stanowią inaczej”. Ponadto niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawianych przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub na podstawie faktów powszechnie znanych i dowodów znanych z urzędu organowi prowadzącemu postępowanie. Z kolei załatwienie sprawy w postępowaniu odwoławczym powinno nastąpić nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia otrzymania odwołania przez organ odwoławczy, a sprawy, w której przeprowadzono rozprawę lub strona złożyła wniosek o przeprowadzenie rozprawy – nie później niż w ciągu trzech miesięcy. Należy jednocześnie dodać, że do terminów tych nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa podatkowego dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu (art. 139 par. 4 o.p.).

W orzecznictwie sądowym akcentuje się, że terminy załatwiania spraw określone w art. 139 o.p. „są terminami maksymalnymi, wyznaczają określone momenty, przed upływem których powinno nastąpić wymagane załatwienie sprawy, jednak z uwagi na zasadę szybkości postępowania organ podatkowy nie bacząc na terminy maksymalne powinien działać w sprawie szybko. Jednocześnie terminy te wskazują na właściwe okresy, w których w danych kategoriach spraw powinno zostać zakończone postępowanie poprzez wydanie w danym terminie decyzji, postanowienia bądź też innego aktu lub też podjęcie innej stosownej czynności. Niezałatwienie sprawy w określonym terminie oznacza, że organ dopuścił się naruszenia określonych limitów czasowych, przewidzianych w art. 139 par. 1 i 3 ustawy” (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 28 czerwca 2023 r., sygn. akt I FSK 23/22). Także w innym wyroku z 28 czerwca 2023 r. (sygn. akt I FSK 119/23) NSA jednoznacznie podkreślił, że art. 139 o.p. wskazuje na właściwe terminy, w których w danych kategoriach spraw powinno zostać zakończone postępowanie poprzez wydanie w danym terminie decyzji, postanowienia bądź też innego aktu lub też podjęcie innej stosownej czynności. „Niezałatwienie sprawy w określonym terminie oznacza, że organ dopuścił się naruszenia określonych limitów czasowych, przewidzianych w art. 139 par. 1 i 3 o.p.” – stwierdził NSA.

Właściwa forma

Oprócz art. 139 o.p. znaczenie ma także art. 140 o.p., w myśl którego „o każdym przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie organ podatkowy obowiązany jest zawiadomić stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy”. Ten sam obowiązek ciąży na organie podatkowym również wówczas, gdy niedotrzymanie terminu nastąpiło z przyczyn niezależnych od organu.

W odpowiedzi na pytanie czytelnika pomocne jest także wystąpienie pokontrolne Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy z 6 grudnia 2024 r. (znak RIO-KF-4104-30/2024). Izba w badanej sprawie stwierdziła „niezachowanie przez organ podatkowy ustawowego miesięcznego terminu załatwienia sprawy oraz niezawiadomieniestrony o przyczynach zwłoki i nowym terminie załatwienia sprawy. (…) Nieprawidłowość stwierdzono w pięciupostępowaniach (stanowiących 100 proc. próby) zakończonych wydaniem w 2024 r. decyzji w sprawie umorzenia zaległościpodatkowych o łącznej wartości 7 595,00 zł (należność główna). Opóźnienie wyniosło 1,5 miesiąca do 25 miesięcy od momentu wszczęcia postępowania (złożenia wniosku)”. RIO uznała, że takie działanie naruszyło art. 139 par. 1 w zw. z art. 140 o.p.

Izba ustaliła, że takie działanie było wynikiem błędnej interpretacji art. 140 o.p. przez pracowników urzędu – bowiem telefonicznie lub osobiście informowali oni strony postępowania o przedłużającym się postępowaniu i jego przyczynie. W ramach wniosku pokontrolnego RIO nakazała jednostce, aby przestrzegała obowiązku wydawania decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych w terminie określonym w art. 139 par. 1 o.p. I jednoznacznie wskazała, że zgodnie z art. 140 o.p. w przypadku niezałatwienia sprawy w ustawowo wskazanym terminie konieczne jest powiadomienie strony o przyczynach zwłoki oraz nowym terminie załatwienia sprawy. ©℗