Sekretarza gminy wolno zatrudnić na ćwierć etatu

W urzędzie gminy zwolniło się stanowisko sekretarza. Z przyczyn ekonomicznych wójt chce zrezygnować z uzupełniania tego wakatu. Czy jest to możliwe?

A jeżeli nie, to czy np. można przenieść innego pracownika urzędu na to stanowisko bez przeprowadzania konkursu lub zatrudnić go na stanowisku sekretarza na część etatu?

Stanowisko sekretarza gminy jest jednym z istotniejszych z punktu widzenia funkcjonowania tej jednostki samorządowej. Tak wynika z przepisów ustawy o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.), przede wszystkim z jej art. 33, który mówi, że: „wójt wykonuje zadania przy pomocy urzędu gminy. Organizację i zasady funkcjonowania urzędu gminy określa regulamin organizacyjny, nadany przez wójta w drodze zarządzenia. Kierownikiem urzędu jest wójt. Wójt może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy wójta lub sekretarzowi gminy”.

Zasady ustawowe

Kwestie związane z zatrudnieniem sekretarza reguluje zaś ustawa o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.). Z jej art. 2 wynika, że przepisy ustawy stosuje się do pracowników samorządowych zatrudnionych w:

• urzędach marszałkowskich oraz wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych;
• starostwach powiatowych oraz powiatowych jednostkach organizacyjnych;
• urzędach gmin, jednostkach pomocniczych gmin, gminnych jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych;
• biurach (ich odpowiednikach) związków jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych zakładów budżetowych utworzonych przez te związki;
• biurach (ich odpowiednikach) jednostek administracyjnych jednostek samorządu terytorialnego.

Z kolei żeby ustalić możliwą formę zatrudnienia sekretarza, trzeba przeanalizować art. 4 u.p.s. W jego myśl pracownicy samorządowi są zatrudniani na podstawie:

1) wyboru – m.in. w urzędzie gminy: wójt, burmistrz, prezydent miasta,

2) powołania – m.in. w urzędzie gminy: zastępca wójta, zastępca burmistrza, prezydenta miasta, skarbnik gminy,

3) umowy o pracę – pozostali pracownicy samorządowi.

A zatem z przywołanej regulacji wynika, że sekretarz gminy powinien być zatrudniony na podstawie umowy o pracę.

Wymagania i ograniczenia

Sekretarz zajmuje szczególne stanowisko w strukturze zatrudnienia samorządowego. Z art. 5 u.p.s. wynika, że „w urzędzie gminy, starostwie powiatowym i urzędzie marszałkowskim tworzy się odpowiednio stanowisko sekretarza gminy, powiatu i województwa, zwanego sekretarzem”. „Nabór kandydatów na wolne stanowisko sekretarza przeprowadza się nie później niż w ciągu trzech miesięcy od zwolnienia stanowiska”. Co ważne, ust. 1b tego przepisu mówi, że obsadzenie stanowiska sekretarza nie może nastąpić w drodze powierzenia pełnienia obowiązków. Ustawodawca zaznaczył przy tym, że nie ma tu zastosowania art. 21 u.p.s. Zgodnie z tym przepisem „jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, pracownikowi samorządowemu można powierzyć, na okres do trzech miesięcy w roku kalendarzowym, wykonywanie innej pracy niż określona w umowie o pracę, zgodnej z jego kwalifikacjami. W okresie tym przysługuje pracownikowi wynagrodzenie stosowne do wykonywanej pracy, lecz nie niższe od dotychczasowego”.

Z art. 5 u.p.s. wynika, że na stanowisku sekretarza może zostać zatrudniona:

• osoba mająca co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach, o których mowa w art. 2 (wyżej je przytoczyliśmy), w tym co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w tych jednostkach, lub
• osoba mająca co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach, o których mowa w art. 2, oraz co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w innych jednostkach sektora finansów publicznych.

Przepisy wskazują też , że sekretarz podlega bezpośrednio kierownikowi urzędu. Ten zaś może upoważnić sekretarza do wykonywania w jego imieniu zadań, w szczególności z zakresu zapewnienia właściwej organizacji pracy urzędu oraz realizowania polityki zarządzania zasobami ludzkimi (art. 5 ust. 4 u.p.s.). Warto przy okazji wspomnieć, że sekretarz nie ma prawa tworzenia partii politycznych ani przynależenia do nich – co w przypadku niektórych kandydatów może być istotną przeszkodą przy zatrudnianiu na to stanowisko (art. 5 ust. 5 u.p.s.).

Orzecznictwo

Przytoczone regulacje prawne podkreślają więc znaczenie i wysoki status prawny sekretarza. Wynika z nich, że jest to tak istotne stanowisko, że powinno być obsadzone. Do takiego wniosku doszła również Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi w wystąpieniu pokontrolnym z 23 października 2024 r. (znak wK– 602/47/2024). Stwierdziła ona nieprawidłowość polegającą na tym, że od 1 listopada 2023 r. do 30 czerwca 2024 r. w gminie nie był zatrudniony sekretarz. Izba podkreśliła, że zgodnie z art. 5 ust. 1 u.p.s. „w urzędzie gminy, starostwie powiatowym i urzędzie marszałkowskim tworzy się odpowiednio stanowisko sekretarza gminy, powiatu i województwa”. Z tego przepisu wynika obowiązek utworzenia stanowiska sekretarza. Ponadto w ust. 1a ww. przepisu wskazano, że „nabór kandydatów na wolne stanowisko sekretarza winien nastąpić nie później niż w ciągu trzech miesięcy od momentu zwolnienia stanowiska”. Ponieważ jeszcze w trakcie kontroli zawarto porozumienie zmieniające umowę o pracę z pracownikiem urzędu, który od dnia porozumienia zaczął pełnić funkcję sekretarza gminy w wymiarze jednej piątej etatu, to RIO nie sformułowała wniosku pokontrolnego do jednostki.

Podsumowanie: jeśli gmina nie zatrudni sekretarza, to naruszy przepisy ustawy o pracownikach samorządowych. Jednak przepisy nie narzucają tego, by osoba na stanowisku sekretarza była zatrudniona na pełny etat, co daje podstawy do wniosku, że możliwe jest zatrudnienie na część etatu. Ponadto jest możliwe przesunięcie pracownika urzędu gminy na omawiane stanowisko także z jednoczesnym ustaleniem mu części etatu w ramach pełnienia funkcji sekretarza. Pozwoli to z jednej strony spełnić wymogi ustawy, a z drugiej z oszczędzić na wydatkach budżetowych. Takie przesunięcie jest możliwe np. w drodze zawarcia z pracownikiem urzędu porozumienia zmieniającego umowę o pracę. ©℗