Legitymacje szkolne po zmianach. Papierowych dokumentów już nie będzie

Po 12 lipca 2024 r., zgodnie z rozporządzeniem ministra edukacji i nauki w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (dalej: rozporządzenie w sprawie świadectw), nie można już wydawać papierowych legitymacji szkolnych. Od 13 lipca szkoły muszą wydawać je w formie plastikowych kart (eLegitymacji). I choć przepisy obowiązują od miesiąca, to wciąż jest wiele wątpliwości.

Sprawdzianem będzie wrzesień, gdyż nowi uczniowie muszą otrzymać dokumenty już zgodne ze zmienionymi wzorami. Niektóre szkoły wcześniej zatroszczyły się o niezbędny sprzęt do wydruku eLegitymacji, inne dopiero teraz planują jego zakup. Zdecydowana większość placówek prawdopodobnie – jak wynika z zebranych przez nas informacji – będzie jednak korzystać z usług zewnętrznych firm. ©℗

O co pytają na szkoleniach

Przedłużanie ważności dotychczasowych dokumentów

ODPOWIEDŹ Wydane wcześniej papierowe legitymacje mogą być używane przez ucznia aż do momentu ukończenia przez niego szkoły i do tego czasu zachowują ważność. Szkoła może nadal potwierdzać ich ważność pieczęcią.

UZASADNIENIE Zgodnie z par. 74 ust. 1 rozporządzenia w sprawie świadectw legitymacje szkolne i legitymacje przedszkolne w postaci papierowej i w postaci kart formatu ID-1, wydane przed dniem wejścia w życie tego rozporządzenia, zachowują ważność do czasu odpowiednio zakończenia przez ucznia kształcenia w danej szkole, szkole polskiej albo szkole i zespole szkół w Polsce oraz przy przedstawicielstwie dyplomatycznym, urzędzie konsularnym i przedstawicielstwie wojskowym Rzeczypospolitej Polskiej albo zakończenia przez dziecko niepełnosprawne wychowania przedszkolnego. Oznacza to również, że od tej daty papierowe druki mogą być opatrywane pieczęcią szkoły, pod warunkiem że zostały wystawione przed zakończeniem przepisów przejściowych.

Dodajmy, że dyrektor szkoły może jednak zdecydować o wymianie papierowego druku na plastikowy. Ponadto uczniom szkół, którzy otrzymali legitymację szkolną w postaci papierowej lub w dotychczasowej postaci karty formatu ID-1, może być także wydana, na podstawie przepisów dotychczasowych, mLegitymacja szkolna (par. 74 ust. 1 rozporządzenia w sprawie świadectw).

Duplikaty papierowych legitymacji

ODPOWIEDŹ Przepisy nie regulują bezpośrednio tej kwestii. Jednak większość interpretacji wskazuje, że duplikaty powinny być wydawane według nowych wzorów.

UZASADNIENIE Papierowe legitymacje szkolne mogły być wydawane w dotychczasowej formie tylko do 12 lipca 2024 r. Mówi o tym par. 74 ust. 2, który brzmi: „Legitymacje przedszkolne i legitymacje szkolne w postaci papierowej i w postaci kart formatu ID-1 mogą być wydawane odpowiednio uczniom i dzieciom niepełnosprawnym na podstawie i na drukach według wzorów określonych w przepisach dotychczasowych, do dnia 12 lipca 2024 r.”. Przepisy milczą na temat wystawiania duplikatów dla dotychczasowych druków, a to oznacza, że można je wystawiać wyłącznie w nowej formie.

Dokumenty dla dzieci niepełnosprawnych

ODPOWIEDŹ Rozporządzenie w sprawie świadectw nie zawiera wzoru legitymacji szkolnej i legitymacji przedszkolnej dla dzieci niepełnosprawnych w postaci papierowej. Trzeba je dla nich wystawić w postaci plastikowej karty oraz mLegitymacji szkolnej.

UZASADNIENIE Jak wskazało Ministerstwo Edukacji i Nauki w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków, przedstawionego do uzgodnień w kwietniu 2023 r., zmiana ta podyktowana jest kwestiami ekonomicznymi i praktycznymi. Legitymacje szkolne i legitymacje przedszkolne muszą mieć odpowiednie zabezpieczenia ‒ zarówno w podłożu, jak i w druku. „Biorąc pod uwagę dotychczasowy nietypowy format papierowej legitymacji przedszkolnej i legitymacji szkolnej, już na etapie przygotowania wzoru zawierającego zabezpieczenia właściwe dla dokumentu publicznego pojawiły się trudności sygnalizowane przez producentów dokumentów publicznych związane najpierw z przygotowaniem wzoru, a potem produkcją i personalizacją legitymacji” – wskazał resort w uzasadnieniu do rozporządzenia. W dalszej części uzasadnienia resort wyjaśnił, że utrzymanie dotychczasowych legitymacji szkolnych i legitymacji przedszkolnych w postaci papierowej wiązałoby się ze znacznym wzrostem kosztu produkcji wzorów tych legitymacji ze względu na niestandardowy format i konieczne zabezpieczenia w druku, w tym koszty związane z personalizacją, fotografia ucznia przewidziana na dotychczasowych legitymacjach szkolnych w postaci papierowej musiałaby zaś być trwale zintegrowana z podłożem, a to oznaczałoby, że szkoły, by wydać uczniom legitymacje, musiałyby zakupić drukarki termosublimacyjne (jeżeli ich nie mają), ewentualnie zlecać taką usługę na zewnątrz, co z kolei wiązałoby się z koniecznością przekazywania danych osobowych uczniów podmiotom zewnętrznym.

Biorąc pod uwagę wszystkie te względy, zdecydowano, że legitymacje szkolne i przedszkolne dla niepełnosprawnych uczniów będą wydawane nie w tradycyjnej, papierowej formie, ale w postaci eLegitymacji bądź mLegitymacji.

mLegitymacja dla niepełnosprawnych dzieci przedszkolnych

ODPOWIEDŹ Obecnie nie ma przepisów obligujących przedszkole do wydawania mLegitymacji.

UZASADNIENIE Na podstawie art. 11 ust. 1c ustawy o systemie oświaty dziecku niepełnosprawnemu spełniającemu obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego wydaje się legitymację przedszkolną. W ust. 1d mowa jest zaś o tym, że tylko legitymację szkolną wydaje się także w postaci dokumentu mobilnego, o którym mowa w art. 2 pkt 7 ustawy o aplikacji mObywatel. Ustawa o systemie oświaty nie wskazuje na wydawanie legitymacji przedszkolnej w postaci mobilnej. Taki obowiązek mają tylko szkoły. Natomiast legitymacje przedszkolne od 13 lipca 2024 r. powinny być wydawane już w postaci plastikowej karty (z zastrzeżeniem, że przepis przejściowy zachowuje ważność legitymacji przedszkolnych wydanych do 12 lipca 2024 r. na podstawie obowiązującego rozporządzenia, do czasu zakończenia realizacji przez dziecko wychowania przedszkolnego).

Ponadto zgodnie z par. 4 ust. 3 rozporządzenia w sprawie świadectw legitymację przedszkolną wydaje dyrektor publicznego i niepublicznego przedszkola i szkoły podstawowej oraz osoba kierująca inną formą wychowania przedszkolnego. Z kolei par. 3 ust. 4 tegoż rozporządzenia stanowi, że informacje ogólne dotyczące legitymacji szkolnej, legitymacji przedszkolnej i mLegitymacji szkolnej, wzory tych legitymacji oraz opis zabezpieczeń legitymacji szkolnej i legitymacji przedszkolnej przed fałszerstwem określa załącznik nr 4 do rozporządzenia. Wzór nr 5 to wzór legitymacji przedszkolnej w postaci plastikowej karty (eLegitymacji).

Uznać zatem należy, że w obecnym stanie prawnym przedszkola nie mają ani obowiązku, ani nawet możliwości wydawania mLegitymacji dla niepełnosprawnych dzieci.

eLegitymacje a przedszkola

ODPOWIEDŹ Przepisy przewidują wydawanie legitymacji przedszkolnych jedynie dla dzieci niepełnosprawnych.

UZASADNIENIE Aktem regulującym kwestie legitymacji przedszkolnych jest rozporządzenie w sprawie świadectw. Przepisy nie regulują wydawania legitymacji wszystkim dzieciom w przedszkolach. Do tej pory tylko dziecko niepełnosprawne przyjęte do przedszkola, oddziału przedszkolnego w szkole podstawowej lub innej formy wychowania przedszkolnego otrzymywało legitymację przedszkolną dla dziecka niepełnosprawnego. Jej ważność potwierdzało się w kolejnym roku szkolnym przez umieszczenie daty ważności i odcisku pieczęci podłużnej odpowiednio przedszkola, szkoły podstawowej lub innej formy wychowania przedszkolnego. Natomiast ważność eLegitymacji przedszkolnej dla dziecka niepełnosprawnego potwierdzało się w kolejnym roku szkolnym przez umieszczenie hologramu. Od 12 lipca br. papierowe druki odchodzą do lamusa i przedszkola mogą wystawiać jedynie eLegitymacje dla dzieci niepełnosprawnych.

Jak wynika z praktyki, wiele przedszkoli wystawiało ‒ i planuje nadal robienie tego ‒ także zaświadczenia stwierdzające, że dziecko uczęszcza do przedszkola. Zaświadczenia te w dalszym ciągu będą honorowane podczas przejazdów koleją.

Zgodnie z par. 4 rozporządzenia ministra infrastruktury i budownictwa w sprawie rodzajów dokumentów poświadczających uprawnienia do korzystania z ulgowych przejazdów środkami publicznego transportu zbiorowego dokumentami poświadczającymi uprawnienie jednego z rodziców lub opiekuna dzieci i młodzieży dotkniętych inwalidztwem lub niepełnosprawnych do korzystania z ulgi 78 proc. przy przejazdach środkami publicznego transportu zbiorowego kolejowego oraz autobusowego są:

1) legitymacja przedszkolna dla dziecka niepełnosprawnego – jeżeli przejazd odbywany jest wraz z dzieckiem;

2) zaświadczenie wydane przez przedszkole według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia, albo zaświadczenie, zawiadomienie lub skierowanie przy przejazdach do i z jednostek udzielających świadczeń zdrowotnych albo pomocy społecznej lub organizujących turnusy rehabilitacyjne, określające odpowiednio: termin i miejsce badania, leczenia, konsultacji, zajęć rehabilitacyjnych, zajęć terapeutycznych albo pobytu w ośrodku wsparcia, domu pomocy społecznej lub na turnusie rehabilitacyjnym oraz potwierdzenie stawienia się na badania, konsultację, zajęcia rehabilitacyjne, zajęcia terapeutyczne. ©℗