Praca zdalna. Dla tej grupy pracowników dopiero raczkuje

W tych urzędach, w których sceptycznie podchodzi się do nawet częściowej pracy na odległość, tłumaczą, że specyfika pracy urzędnika na to nie pozwala. Jednak są też instytucje, które dają na to przyzwolenie. Prym wiedzie resort finansów.

W ogłoszeniach o pracę dla kandydatów na urzędników znajdują się różne zachęty. Począwszy od zapewnienia wiat na rowery, karnetów na siłownię i basen, po możliwości przychodzenia do pracy z psem. Pojawia się też oferta elastycznych godzin pracy. Najrzadziej jest jednak oferowana możliwość pracy w trybie hybrydowym, czyli przez część dni w biurze, a część z domu. Tymczasem praca hybrydowa jest dla szefów urzędów szansą na zapełnienie wakatów. Tym bardziej że trudno jest im konkurować finansowo z firmami, w których ci sami specjaliści zarabiają znacznie więcej.

DGP przeprowadził sondę w urzędach administracji samorządowej i rządowej. Polityka kadrowa wobec częściowej pracy na odległość jest w nich zupełnie odmienna, nawet w przypadku takiego samego rodzaju instytucji, jak np. urzędy wojewódzkie. A przecież specyfika pracy jest podobna i stanowiska również.

Samorządy ostrożne

W samorządach możliwość pracy w trybie hybrydowym nie zależy od wielkości urzędu, lecz od podejścia kierowników do tej formy zatrudnienia. W Urzędzie Miasta Szczecin jest zatrudnionych 1075 osób. W ostatnim okresie dziewięciu pracowników, na swój wniosek, wykonywało pracę zdalną, z czego pięciu korzystało z pracy zdalnej uprzywilejowanej, a cztery z pracy zdalnej okazjonalnej. Jak widać, liczba osób korzystających z tych udogodnień jest marginalna.

– Kandydatom do pracy nie jest proponowane zatrudnienie w trybie hybrydowym, gdyż w strukturze nie funkcjonują stanowiska, na których praca z założenia byłaby wykonywana zdalnie. Jednak pracownik, na mocy przepisów kodeksu pracy, ma możliwość wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o wyrażenie zgody na wykonywanie pracy zdalnej – wyjaśnia Dariusz Sadowski z Urzędu Miasta w Szczecinie.

W Urzędzie Miasta w Poznaniu jest zatrudnionych 1948 osób, na koniec czerwca 75 z nich pracowało na odległość częściowo lub całkowicie.

– Podmiotowi publicznemu, jakim jest urząd miasta, w obecnym stanie prawnym praca w trybie zdalnym nie przynosi wprost wymiernych korzyści, natomiast zwiększa jego obciążenia administracyjne, finansowe (dodatkowy ryczałt wypłacany pracownikowi) oraz stwarza potrzebę ciągłego monitorowania stanu kadr w celu zapewnienia obsługi zadań, które mogą być realizowane wyłącznie stacjonarnie (jak obsługa klienta). Należy także pamiętać, że pracownikowi pracującemu zdalnie pracodawca powinien zapewnić miejsce pracy w biurze w razie jego powrotu do pracy stacjonarnej, dlatego koszty związane z utrzymaniem stanowiska dla pracodawcy są stałe – bez względu na miejsce wykonywania zadań – czy w biurze, czy poza nim – wylicza Wojciech Kasprzak, dyrektor wydziału organizacyjnego Urzędu Miasta w Poznaniu.

– Praca zdalna to przede wszystkim ukłon w stronę pracowników i realizacji zasady work-life balance – dodaje.

Z kolei w gdańskim magistracie na niemal 1,3 tys. pracowników tylko 18 osób wykonuje swoje zadania służbowe z domu.

– Pracownicy mają możliwość wnioskowania o wykonywanie pracy zdalnej przez maksymalnie cztery dni w tygodniu po spełnieniu warunków określonych w regulaminie – wyjaśnia Izabela Kozicka-Prus z Urzędu Miasta w Gdańsku.

– W naszym urzędzie pracuje 1681 osób – w trybie hybrydowym 23 osoby, natomiast w sposób całkowicie zdalny sześciu pracowników – wylicza Monika Głazik z Urzędu Miasta w Lublinie.

– Praca zdalna jest wykonywana w ograniczonym wymiarze. Wiąże się to ze specyfiką zadań samorządowych. Jej zasady określa regulamin. Pracownikami objętymi pracą zdalną mogą być ci zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych, oraz na stanowiskach pomocniczych i obsługi, z wyłączeniem osób wykonujących pracę w systemach teleinformatycznych wymagających dostępu do sieci szczególnie chronionych, wyłącznie na urządzeniach dostępnych w budynkach urzędu, wykonujących zadania związane z bezpośrednią obsługą klientów urzędu oraz pracę związaną z dokumentami w postaci papierowej – podkreśla.

W Tychach, Łodzi i Pile nie ma żadnego pracownika samorządowego, który mógłby pracować częściowo w domu, a częściowo w urzędzie.

Rządowa lepiej

W administracji rządowej też jest różnie z pracą na odległość, ale niektóre urzędy są otwarte na takie rozwiązania. W Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim jest zatrudnionych 997 pracowników. Jak nas informuje kierownictwo, nie praktykuje się tam zatrudnienia w systemie hybrydowym. Pracownicy mogą korzystać z pracy zdalnej okazjonalnej i pracy zdalnej przewidzianej dla rodziców oraz dla pracowników zajmujących się osobami wymagającymi opieki. Obecnie u łódzkiego wojewody nie ma pracownika pracującego poza urzędem. U lubelskiego tylko dwóch pracowników jest zatrudnionych w trybie hybrydowym. W Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim na 1,8 tys. zatrudnionych osób żadna nie pracuje w trybie hybrydowym. Podobna polityka jest prowadzona w Kujawsko-Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim. Jednak nie wszyscy wojewodowie wystrzegają się pracy hybrydowej. Na przeciwnym biegunie jest Małopolski Urząd Wojewódzki, gdzie z pracy mieszanej korzysta 10 proc. z ponad 1,5 tys. osób. W Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim na ponad 1,2 tys. zatrudnionych pracę hybrydową zorganizowano dla ok. 100 pracowników.

– U nas cztery osoby z IT wykonują pracę wyłącznie w formie zdalnej na stałe, nikt nie pracuje w trybie hybrydowym. Natomiast z okazjonalnej pracy zdalnej w 2024 r. skorzystało 12 osób – mówi Inga Januszko-Manaches, rzecznik wojewody podlaskiego.

Domowy urzędnik

W resorcie finansów na ok. 2,8 tys. urzędników w trybie hybrydowym pracowało ponad 2,2 tys. osób. „Do zalet takiej pracy można zaliczyć zwiększenie wydajności pracy, a także podniesienie poziomu zadowolenia pracownika z uwagi m.in. na oszczędność w czasie dojazdów oraz na możliwość łatwiejszej organizacji życia domowego. Wyzwaniem związanym z tą formą świadczenia pracy jest m.in. brak bezpośredniego kontaktu z pracownikiem” – pisze nam resort.

W ocenie ekspertów takie urzędy jak resort finansów są przykładem tego, że praca hybrydowa się sprawdza i może przynosić korzyści zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy.

– Do administracji będą wchodziły młodsze osoby i stopniowo naturalnym trendem będzie presja na szefów urzędów, aby pracować w trybie hybrydowym. Przez młodych kandydatów taka możliwość jest odbierana jako duża zaleta danego miejsca pracy, a administracja będzie przez cały czas konkurowała z rynkiem prywatnym o pracownika – przewiduje dr Jakub Szmit, ekspert ds. administracji publicznej z Uniwersytetu Gdańskiego.©℗

Zachęcam urzędy do wdrażania pracy hybrydowej

Jestem zwolenniczką rozwiązań, które odpowiadają na różnorodne potrzeby pracowników. Dobra atmosfera, perspektywy rozwoju i możliwość utrzymania równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym – to najważniejsze czynniki, na które zwracają uwagę kandydatki i kandydaci, którzy szukają nowego miejsca pracy. Rozwiązania dotyczące elastycznego czasu pracy – w tym ruchomy czas pracy czy praca hybrydowa – są niewątpliwie rozwiązaniami, których pracownicy oczekują od pracodawców. Często można je wprowadzić dosyć szybko i bez większych kosztów. Dlatego zachęcam, aby urzędy wdrażały pracę hybrydową na wszystkich tych stanowiskach, na których taki rodzaj pracy jest możliwy. Nie mam wątpliwości, że praca hybrydowa to rozwiązanie, które przyciąga nowych pracowników. Pozwala również utrzymać tych, którzy już są w służbie cywilnej i którym również powinniśmy oferować dobre warunki pracy i rozwiązania, które pozwalają łączyć pracę z życiem prywatnym. W administracji na dużą skalę wprowadziliśmy możliwość pracy zdalnej w odpowiedzi na pandemię COVID-19. Ten czas pokazał, że pracownicy i pracowniczki odnaleźli się w nowej rzeczywistości, a jakość ich pracy nadal jest wysoka. Praca jedynie w formie zdalnej może mieć jednak wpływ na mniejszy przepływ wiedzy w organizacji, osłabienie relacji w zespołach, a nawet na poczucie wyizolowania. Dlatego praca hybrydowa, która z jednej strony zabezpiecza relacje w zespołach, a z drugiej zapewnia elastyczność i indywidualne podejście, jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Chcę, aby służba cywilna była nowoczesnym i atrakcyjnym miejscem pracy, gdzie dba się o ludzi i o ich dobrostan, kiedy realizują zadania.©℗