Urzędnik zatrudniony, ale nie pracuje. Powodem brak karty kryptograficznej

Niektóre urzędy stanu cywilnego czekają na przyznanie nowym pracownikom uprawnień nawet przez dwa miesiące. Dziś wnioski wysyła się papierowo, samorządy chcą wprowadzenia formy elektronicznej.

Chodzi o certyfikaty wydawane na specjalnych kartach kryptograficznych. Bez nich urzędnicy nie mają dostępu do Systemu Rejestrów Państwowych (SRP). O ile odnowienie certyfikatu po dwóch latach możliwe jest zdalnie za pomocą strony internetowej udostępnionej przez Ministerstwo Cyfryzacji, o tyle za pierwszym razem konieczna jest wysyłka papierowego wniosku do Centralnego Ośrodka Informatyki (COI) wraz z zakupioną przez gminę kartą (patrz: infografika). To szczególnie uciążliwe przy zatrudnianiu nowych pracowników, którzy bez dostępu do SRP nie mogą wykonywać swoich obowiązków.

Problem pojawia się też podczas dłuższej nieobecności urzędnika lub kiedy karta odmówi posłuszeństwa. Utrudnione może być wtedy zarejestrowanie małżeństwa czy narodzin dziecka. „Biorąc pod uwagę, że ok. 70 proc. ma jedno stanowisko pracy do realizacji zadań zleconych oczekiwanie przez trzy tygodnie na nowy certyfikat paraliżuje możliwość wykonywania zadań zleconych. Taka sytuacja bardzo negatywnie dotyka obywateli, którzy są wówczas pozbawieni możliwości załatwienia sprawy w miejscu zamieszkania” – wskazuje Zrzeszenie Gmin Województwa Lubuskiego (ZGWL).

Bezproduktywni pracownicy

System centralny w tym kształcie działa od 2015 r., wcześniej urzędy komercyjnie zaopatrywały się m.in. w programy do rejestru stanu cywilnego, których było kilka. Pracownicy otrzymywali dostęp za pomocą loginu i hasła.

– Karta kryptograficzna jest co prawda najbardziej popularnym, jednak zarazem najmniej wygodnym, sposobem składania elektronicznego podpisu z uwagi na konieczność posiadania (i odpowiedniego zabezpieczenia przy przechowywaniu) fizycznej karty – zwraca uwagę Patrycja Grebla-Tarasek, radca prawny Związku Powiatów Polskich.

Urzędnicy zarzucają COI opieszałość w odsyłaniu kart z przyznanym certyfikatem. Chociaż średni czas oczekiwania na zwrot nośnika wynosi trzy tygodnie, to w skrajnych przypadkach trwa to miesiącami.

– Proszę sobie wyobrazić, że wójt, burmistrz, prezydent zatrudnia pracownika, płaci mu pensję, a przez trzy tygodnie nie może on wykonywać swoich obowiązków, bo wszystkie zadania zlecone wykonujemy wyłącznie w systemie. Brak dostępu powoduje, że ten urzędnik jest bezproduktywny, a jest już zatrudniony. Pracownika też frustruje taka sytuacja – mówi Sławomir Wojciechowski, kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Nowej Soli.

W tym urzędzie na nowy certyfikat pracownik oczekuje już dwa miesiące. Z podobnym problemem borykał się USC w Zakopanem na przełomie października i listopada, kiedy dwóch z czterech pracowników obsługujących SRP nie mogło faktycznie podjąć pracy.

– Tylko dwie osoby mogły obsługiwać klientów, co paraliżuje pracę. Na karty czekaliśmy 3,5 tygodnia. One dość często się uszkadzają i trudno zdiagnozować, dlaczego tak się dzieje. Nie ma na to reguły, nie zaobserwowałam, żeby problem nasilał się np. przy wzmożonej pracy. Dzieje się to z przyczyn niezależnych od nas – wskazuje Katarzyna Wasilewska, kierownik urzędu.

O ile część spraw obywatele mogą załatwiać poza miejscem zamieszkania (np. odbierać odpisy), o tyle formalności związane z rejestracją małżeństwa, narodzin czy zgonu muszą odbywać się w urzędzie, na terenie którego doszło do danego wydarzenia.

Elektronicznie – szybciej i taniej

Jak przyspieszyć całą procedurę? Samorządy w pierwszej kolejności uważają, że zakup kart kryptograficznych powinien leżeć po stronie COI. Argumentują, że brakuje podstawy prawnej do zobowiązania gmin do zakupu jakichkolwiek komponentów SRP, w tym kart. ZGWL powołuje się m.in. na art. 5 ust. 2 pkt 3 ustawy z 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1378), który stanowi, że utrzymanie i rozwój rejestru stanu cywilnego, w celu realizacji zadań określonych w ustawie, zapewnia minister właściwy do spraw informatyzacji (podobnie jest w przypadku innych systemów – np. Rejestru Dowodów Osobistych).

– Zgodnie z przepisami administratorem tych rejestrów jest minister do spraw informatyzacji i wszystkie elementy infrastruktury tych rejestrów powinien zapewnić minister. Mamy z resortu komputery, czytniki do kart, poza samymi kartami – zwraca uwagę Sławomir Wojciechowski.

W ocenie urzędników to COI powinien zamawiać hurtowo nośniki, co pozwoliłoby również na negocjację ceny (dziś to ok. 90–100 zł). Drugim pożądanym rozwiązaniem jest odejście od składania wniosków w formie papierowej, zwłaszcza w dobie wdrażania w urzędach e-doręczeń. Samorządy uważają, że komunikacja powinna się odbywać właśnie przez ten system lub ePUAP. Alternatywnym rozwiązaniem byłoby wysyłanie wniosku przez moduł zleceń bezpośrednio z SRP przez lokalnego administratora systemu. „Po otrzymaniu wniosku A Centralny Ośrodek Informatyki będzie zobowiązany, aby w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze rozpatrzył wniosek i przekazał certyfikat na karcie kryptograficznej” – proponuje ZGWL.

O możliwość usprawnienia procesu zapytaliśmy COI – czekamy na odpowiedź. Docelowo możliwe byłoby również całkowite odejście od tego rodzaju nośników. – Przy okazji postępującego procesu cyfryzacji należałoby się zastanowić nad bardziej nowoczesną, żeby nie powiedzieć – współczesną, formą składania podpisów elektronicznych. W tym celu Ministerstwo Cyfryzacji i Centralny Ośrodek Informatyki powinny rozważyć przejście na korzystanie z mobilnych podpisów elektronicznych, które wykorzystują specjalną aplikację na komputerze bądź w komórce, a który to podpis umożliwiłby dostęp do SRP – uważa Patrycja Grebla-Tarasek.©℗