Zawieszając postępowanie, burmistrz musi dążyć do usunięcia przeszkody hamującej rozpatrzenie sprawy

Burmistrz zawiesił z urzędu postępowanie o ustalenie warunków zabudowy. Przesłanką była śmierć jednej z osób uznanych za stronę postępowania, będącej właścicielem nieruchomości bezpośrednio sąsiadującej z terenem inwestycji. Czy organ ma obowiązek monitorowania, czy ustała przyczyna zawieszenia (np. jeśli zostanie stwierdzone nabycie spadku po zmarłej osobie), i jeżeli tak, to czy ma obowiązek podjęcia postępowania w takiej sytuacji?

W czasie prowadzenia postępowania administracyjnego nierzadko dochodzi do sytuacji, w których strona postępowania lub jej przedstawiciel ustawowy umiera albo następuje utrata przez stronę lub przez jej ustawowego przedstawiciela zdolności do czynności prawnych. Organ zawiesza wówczas postępowanie administracyjne z urzędu. Zawieszenie postępowania wstrzymuje bieg terminów przewidzianych w przepisach (o czym przesądza art. 103 kodeksu postępowania administracyjnego; dalej: k.p.a.). Nie oznacza to jednak, że organ w okresie zawieszenia nie może dopuścić się przewlekłości postępowania – na co wskazuje się zarówno w literaturze, jak i w orzecznictwie.

Obowiązek monitorowania

Jak stanowi art. 99 k.p.a., organ administracji publicznej, który z przyczyny określonej w art. 97 par. 1 pkt 1‒3a (przyczyny wskazane powyżej) zawiesił postępowanie wszczęte z urzędu, poczyni równocześnie niezbędne kroki w celu usunięcia przeszkody do dalszego prowadzenia postępowania. Tak samo postąpi organ w razie zawieszenia z tej samej przyczyny postępowania wszczętego na żądanie strony, jeżeli interes społeczny przemawia za załatwieniem sprawy.

Niezasadne zaniechanie przez organ czynności, o których mowa w zacytowanym przepisie, może być oceniane jako działanie powodujące przewlekłość postępowania. Interes społeczny zawsze przemawia za tym, by organ, który zawiesił postępowanie, podejmował niezbędne czynności w celu usunięcia przeszkody, ze względu na którą postępowanie to ulega zawieszeniu.

Jeżeli zawieszenie prowadzonego przez organ postępowania nastąpiło z urzędu, to wiąże się z obowiązkiem systematycznego kontrolowania, czy przeszkoda w kontynuowaniu postępowania istnieje nadal, czy też przestała istnieć. Z art. 97 par. 2 k.p.a. wynika bowiem wprost obowiązek organu administracji publicznej podjęcia postępowania z urzędu lub na żądanie strony, gdy ustąpiły przyczyny uzasadniające zawieszenie postępowania. Jak przesądza orzecznictwo, w sytuacji zawieszenia postępowania z urzędu aktywność w kontrolowaniu stanu zawieszenia i potrzeby podjęcia postępowania ciąży również na organie (tak np. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 16 listopada 2022 r., sygn. akt II SAB/Po 156/22).

Z ogólnych zasad postępowania administracyjnego wynika także, że organy administracji publicznej mają obowiązek działać wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do załatwienia sprawy, a także podejmując wszelkie kroki niezbędne do jej wyjaśnienia i załatwienia. Z punktu widzenia sprawności postępowania znacząca jest zasada szybkości postępowania wyrażona w art. 12 k.p.a.

Powyższe oznacza, że co do zasady postępowanie administracyjne powinno zostać zakończone tak szybko, jak tylko jest to możliwe. W razie zawieszenia postępowania organ powinien więc szybko i sprawnie podejmować działania w celu usunięcia przeszkody hamującej rozpoznanie sprawy.

Przewlekłość

Przypomnijmy, że od 1 czerwca 2017 r. do k.p.a. została wprowadzona do tego kodeksu definicja bezczynności. Chodzi w tym przypadku o przekroczenie terminu określonego na podstawie art. 35 k.p.a. albo „wydłużonego” zgodnie z art. 36 par. 1 k.p.a. Zgodnie z tym przepisem o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. W związku z tym dochowanie przez organ ustawowego terminu załatwienia sprawy, względnie jego sukcesywne przedłużanie z zachowaniem aktów staranności przewidzianych w art. 36 k.p.a., wyklucza możliwość skutecznego postawienia organowi zarzutu bezczynności.

Natomiast pod pojęciem przewlekłego prowadzenia postępowania należy rozumieć sytuację prowadzenia postępowania w sposób nieefektywny, poprzez wykonywanie czynności w dużych odstępach czasu bądź wykonywanie czynności pozornych, powodujących, że formalnie organ nie jest bezczynny (zob. art. 37 par. 1 pkt 2 k.p.a., a także wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z 24 maja 2018 r., sygn. akt II OSK 349/18, oraz z 1 lutego 2019 r., sygn. akt II OSK 2931/18).

W związku z takimi rozwiązaniami prawnymi organowi, który nie podejmuje czynności zmierzających do podjęcia zawieszonego postępowania, można postawić zarzut przewlekłego prowadzenia postępowania.

Konsekwencja dla opieszałego

Na przewlekle prowadzone postępowanie przysługuje w pierwszej kolejności ponaglenie. Jest ono wnoszone do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie. W przypadku stwierdzenia przewlekłości organ rozpatrujący ponaglenie:

• zobowiązuje organ rozpatrujący sprawę do załatwienia sprawy, wyznaczając termin do jej załatwienia, jeżeli postępowanie jest niezakończone,
• zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych bezczynności lub przewlekłości, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających bezczynności lub przewlekłości w przyszłości.

Zgodnie z art. 38 k.p.a. pracownik organu administracji publicznej podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa, jeżeli z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub prowadził postępowanie dłużej, niż było to niezbędne do załatwienia sprawy.

Jeżeli sprawa trafi do sądu administracyjnego, to oprócz zobowiązania organu do dokonania czynności w określonym terminie, sąd może wymierzyć organowi grzywnę w wysokości określonej w art. 154 par. 6 prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w tym samym art. 154 par. 6. Zgodnie z tym ostatnim przepisem grzywnę wymierza się do wysokości 10-krotnego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim, ogłaszanego przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie odrębnych przepisów. ©℗