Pracodawca samorządowy powinien wypłacić dodatek za zgłoszone z opóźnieniem lata pracy

Do burmistrza wpłynęło pismo jednego z pracowników z dokumentacją wykazującą, że jego staż pracy jest o dwa lata dłuższy, niż by to wynikało z dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Czy urząd miasta powinien wyrównać pracownikowi dodatek za wysługę lat? To dodatkowe obciążenie dla budżetu i wolimy być racjonalni i oszczędni.

Z kontekstu zadanego pytania wynika, że jeden z pracowników samorządowych dostarczył dokumentację pracowniczą, która może mieć wpływ na zwiększone świadczenie z tytułu tzw. dodatku stażowego. Świadczenie to ma normatywne podstawy w przepisach ustawy o pracownikach samorządowych, a ściślej rzecz ujmując w art. 38. I tak w ust. 1 tego przepisu postanowiono, że dodatek za wieloletnią pracę przysługuje po pięciu latach pracy w wysokości wynoszącej 5 proc. miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Dodatek ten wzrasta o 1 proc. za każdy dalszy rok pracy aż do osiągnięcia 20 proc. miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Z kolei w ust. 5 czytamy, że do okresów pracy uprawniających do dodatku za wieloletnią pracę, nagrody jubileuszowej i jednorazowej odprawy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy wlicza się wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Pracownik wymieniony w podanym stanie faktycznym zapewne przedstawił taką właśnie dokumentację, czyli związaną z zakończonym okresem zatrudnienia. Z punktu widzenia pracodawcy, w tym samorządowego, ocena takiego zagadnienia może być problematyczna. Wynika to choćby z tej przyczyny, że wszystkie jednostki sektora finansów publicznych obligują zasady wydatkowania środków, o których mowa w przepisach art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie bowiem z tym przepisem wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Uzupełnienie jest wiążące

W kontekście sygnalizowanych wątpliwości użyteczne może być stanowisko zawarte w piśmie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie z 26 kwietnia 2023 r. (znak RIO.II.070.24.2023). Izba w podanym piśmie zamieściła analizę zbliżonego zakresowo problemu, który dotyczył złożenia przez nauczyciela dokumentacji wykazującej dłuższy staż pracy, co miało wpływ na wypłatę wyrównania dodatku za wysługę lat. W podanym piśmie zwrócono uwagę na kilka ciekawych aspektów. Po pierwsze, wskazano, że uzupełnienie dokumentacji przez pracownika w podanym zakresie przedmiotowym jest wiążące dla pracodawcy. Po drugie, zastrzeżono jednak, że obowiązek ten może wyłączyć przedawnienie. W tym zakresie powołano się na art. 291 kodeksu pracy, z którego wynika, że roszczenie tego typu przedawnia się z upływem trzech lat. Ten przepis stosuje się m.in. do stosunków pracowników samorządowych z mocy odesłania z ww. art. 43 ustawy o pracownikach samorządowych, w którym podano, że w sprawach nieuregulowanych w ustawie stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu pracy. Po trzecie, podkreślono, że w dniu wypłaty zaległego wynagrodzenia należy ocenić, które roszczenia uległy już przedawnieniu, a które nie uległy, a następnie wypłacić świadczenia za okresy nieprzedawnione. Po czwarte, dodano, że wobec złożenia przez pracownika dokumentów wcześniej pracodawcy nieznanych tenże pracownik winien otrzymać dodatek za wysługę lat (co najmniej od trzech lat) w wysokości wyższej niż dotąd wypłacana. Po piąte, izba zaakcentowała również, że pracodawca po otrzymaniu dokumentacji od pracownika powinien dokonać wyrównania różnicy z urzędu, nawet bez wniosku pracownika, który w świetle przepisów spełnił przesłanki do nabycia wyższej kwoty dodatku (przepracował faktycznie wymagany okres).

Finalnie zaś podano, że w dacie najbliższej wypłaty wynagrodzenia przypadającej po zaliczeniu dodatkowego okresu zatrudnienia pracodawca zobowiązany jest wypłacić zaległą kwotę z tytułu dodatku za wysługę lat za okres trzech ostatnich lat liczonych od dnia, w którym powinna nastąpić wypłata zaległego wynagrodzenia.

Środki muszą się znaleźć

Mając na uwadze ww. argumenty natury prawnej, kwestie racjonalności czy oszczędności w wydatkowaniu środków budżetowych nie mają znaczenia. Pracodawca musi bowiem respektować powszechnie obowiązujące przepisy, a do tych należą m.in. regulacje prawne związane ze świadczeniami pracowniczymi. Świadczenia te należą do jednej z głównych grup wydatków bieżących jednostki samorządu terytorialnego. W konsekwencji w budżecie muszą znaleźć się środki na realizację ww. świadczeń.

Reasumując, w podanym stanie faktycznym burmistrz powinien przyjąć dokumentację od pracownika, dokonać stosownych analiz przy uwzględnieniu regulacji prawnych ustawy o pracownikach samorządowych oraz kodeksu pracy. Następnie wyrównać pracownikowi ewentualne różnice z tytułu uwzględnienia dodatkowych lat stażu pracy – w kontekście zwiększonego dodatku za wysługę lat. ©℗