(Nie)oficjalnie możliwy nabór w urzędach przez internet

W Sejmie, po niemal półtora roku konsultacji, pojawił się projekt nowelizacji ustawy o służbie cywilnej. Główne jego założenia wprowadzają możliwość wysyłania w formie elektronicznej dokumentów na wolne stanowiska w urzędach. Część i tak bez tych regulacji stosuje taką formę naboru.

Dyrektorzy generalni niektórych urzędów administracji rządowej zdecydowali się na przyjmowanie dokumentów na wolne stanowiska pracy w formie elektronicznej. Do tej pory żelazną zasadą było, że do pracy w budżetówce trzeba było składać aplikacje w formie papierowej bezpośrednio w biurze podawczym lub kandydat musiał pofatygować się na pocztę, aby nadać przesyłkę. Eksperci nie kryją zdumienia z wprowadzania takich rozwiązań, skoro nowelizacja ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1691), która wprowadza m.in. możliwość zgłaszania aplikacji na wolne stanowiska przez internet, jest jeszcze w fazie projektu. Pojawiają się zarzuty chaosu w tworzeniu prawa, a także nierównego dostępu do służby publicznej.

Wreszcie w Sejmie

W październiku 2021 r. rozpoczęły się konsultacje rządowego projektu nowelizacji ustawy o służbie cywilnej. Zmiany nie budziły większych kontrowersji, ale projekt dwukrotnie stawał na Radzie Ministrów. Ostatecznie, m.in. po naszej publikacji na temat opieszałości we wprowadzaniu tych rozwiązań, pod koniec ubiegłego tygodnia dokument trafił do Sejmu, gdzie będzie dalej procedowany.

Jedną z głównych zmian jest wprowadzenie zasady, że dokumenty na wolne stanowisko mogą być przesyłane drogą elektroniczną za pomocą specjalnej platformy stworzonej w kancelarii premiera.

Choć przepisy w tym zakresie nie obowiązują, to na stronie o wolnych stanowiskach pojawiły się funkcje, które umożliwiają kandydatom wysyłanie życiorysu, listu motywacyjnego i zdjęć innych dokumentów potwierdzających wymagane kompetencje. Taką możliwość stosuje m.in. resort zdrowia. Wystarczy na platformie o wolnych stanowiskach zaznaczyć, że chcemy aplikować w formie elektronicznej. W efekcie wystarczy zrobić telefonem zdjęcia poszczególnych dokumentów. Dopiero po wygranym konkursie kandydat jest proszony o przedstawienie oryginalnych dokumentów i podpisy.

Można, jak się chce

DGP zapytał więc autora projektu, skoro nowelizacja jeszcze nie obowiązuje, to dlaczego poszczególne urzędy od pewnego czasu już korzystają z takich rozwiązań.

– Przepisy ustawy o służbie cywilnej regulują kwestie dotyczące organizacji naboru do korpusu, nie określając jednocześnie w sposób jednoznaczny zasad dotyczących formy składania przez kandydatów dokumentów i oświadczeń określonych w ogłoszeniu o naborze – wyjaśnia Dobrosław Dowiat-Urbański, szef służby cywilnej.

– Mając na względzie, że dyrektor generalny urzędu realizuje politykę personalną urzędu – m.in. poprzez organizowanie naboru na wolne stanowiska urzędnicze – trzeba uznać, że to do pracodawcy należy decyzja dotycząca możliwości składania przez kandydatów dokumentów również inną drogą niż w formie papierowej. Na przykład poprzez możliwość składania aplikacji elektronicznie w odpowiedzi na ogłoszenie. Informacja o formie aplikowania powinna znaleźć się w ogłoszeniu o naborze – dodaje.

Z kolei ta sama osoba i jednocześnie autor omawianego projektu w jego uzasadnieniu wskazuje, że obecnie nabór odbywa się głównie na podstawie aplikacji składanych w formie papierowej. Rekrutacja stała się w ten sposób procesem nienowoczesnym, nienadążającym za standardami współczesnego rynku pracy. Nie sprzyja to budowaniu wizerunku służby cywilnej jako nowoczesnego pracodawcy. Brak na dużą skalę możliwości składania dokumentów w postaci elektronicznej zniechęca kandydatów do aplikowania.

Tylko dokumenty

W art. 28 ust. 2 pkt 6 ustawy o służbie cywilnej jest mowa o składaniu dokumentów, ale rzeczywiście nie jest wskazane, w jakiej formie.

– Wiele ustaw w różny sposób definiuje pojęcie dokumentów. Skoro wobec obecnych regulacji w opinii KPRM można aplikować na wolne stanowiska w formie elektronicznej, to rodzi się pytanie, dlaczego została podjęta inicjatywa legislacyjna w tym zakresie – pyta prof. Stefan Płażek, adwokat i adiunkt z Uniwersytetu Jagiellońskiego. Według niego mamy do czynienia z brakiem spójności.

– Do tej pory oficjalną wykładnią kancelarii premiera było, że dokumenty składamy w formie papierowej, a tu nagle niektórzy już wprowadzają wersję elektroniczną – wskazuje dr Jakub Szmit, ekspert ds. administracji publicznej z Uniwersytetu Gdańskiego. – Okazuje się, że teraz dla pewnego grona jest możliwość wysłania dokumentów w wersji elektronicznej, o której nie wszyscy wiedzą i wprost nie wynika to z przepisów. Może się więc pojawić roszczenie osób, które chciały wysłać aplikację np. w formie elektronicznej, a nie miały takiej wiedzy, o odszkodowanie na podstawie kodeksu cywilnego. Trudno jest kwestionować wyniki naboru, ale można domagać się odszkodowania, argumentując, że jest ograniczane ich konstytucyjne prawo dostępu do służby publicznej. Różnicowanie przez poszczególne urzędy formy przesyłania aplikacji przez kandydata, może mieć też znamiona dyskryminujące – podkreśla ekspert.

Związkowcy również są zdumieni, że można składać w formie elektronicznej dokumenty, skoro do tej pory nie ma w tym zakresie jasnych przepisów.

– Wydaje mi się, że platforma do elektronicznego naboru została już przez KPRM przygotowana i przy tej okazji upowszechnia się taką formę naboru, chociaż jasnych regulacji w tym zakresie nie ma – mówi Robert Barabasz, przewodniczący NSZZ „Solidarność” w woj. łódzkim.

Jego zdaniem zasady naboru w całej administracji powinny być identyczne, a możliwość przeprowadzenia elektronicznego naboru mógł wprowadzić premier bez konieczności uruchamiania całej żmudnej machiny legislacyjnej. ©℗