Urzędy stanu cywilnego mają przejść prawdziwą rewolucję. Nie tylko tę elektroniczną, ale i związaną ze zmianą przepisów. Już od 1 marca 2015 r. wchodzi w życie nowa ustawa z 28 listopada 2014 Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2015 r. poz. 1741). Zasadniczo nowy akt powtarza rozwiązania przyjęte w prawie o aktach stanu cywilnego z 29 września 1986 r. Jednak z porównania treści przepisów wynika, że w szczegółach różni się ona w stosunku do dotychczasowych regulacji.
Pierwsza z omawianych zmian dotyczy zatrudniania zastępcy kierownika USC. Jeśli w danym okręgu rejestracji liczba mieszkańców jest większa niż 50 tys., wójt musi zatrudnić zastępcę. Do tej pory mógł to zrobić, ale nie miał takiego obowiązku. Osoba na tym stanowisku musi mieć dyplom ukończenia wyższych studiów prawniczych, lub administracyjnych – tytuł magistra. Ma obowiązek wykazać się co najmniej trzyletnim stażem pracy na stanowisku urzędniczym. Może to być samorząd, służba cywilna lub urzędy państwowe.
Wejście w życie nowych przepisów nie powoduje jednak obowiązku przeprowadzania nowych konkursów na stanowiska szefa urzędu i jego zastępcy. Na razie dotychczasowe osoby mogą pozostać na swoich stanowiskach. Nadal też, z mocy prawa, szefami będą wójt, burmistrz, prezydent miasta.
Inne zapisy ustawy mają usprawnić pracę USC. Jednym z ważniejszych zapisów jest np. możliwość pisemnego upoważnienia pracownika urzędu przez jego kierownika lub wójta do niektórych czynności. Może to dotyczyć np. zaświadczeń urzędowych z rejestru USC, odpisów aktów stanu cywilnego lub innych dokumentów związanych z pracą urzędu. Nowością jest też sposób modyfikacji okręgu rejestracji podległemu USC.

Terytorium w rozporządzeniu

Akty stanu cywilnego prowadzone będą, przez USC, które (tak jak dotychczas) są częścią urzędu gminy. Terytorium gminy jest okręgiem rejestracji stanu cywilnego. Okręg ten może ulec zmianie. Może to nastąpić w ten sposób, że jeden urząd będzie właściwy dla kilku okręgów, kilka urzędów będzie właściwych dla jednego okręgu.

USC grozi paraliż: załatwienie spraw przez internet będzie graniczyć z cudem
USC grozi paraliż: załatwienie spraw przez internet będzie graniczyć z cudem

Zobacz również

Modyfikacji takiej dokonywać będzie minister spraw wewnętrznych w porozumieniu z ministrem administracji i cyfryzacji. A przyjętą formą będzie rozporządzenie wydawane na wniosek wojewody. Wniosek będzie wnoszony bądź z inicjatywy gminy (lub gmin) bądź na podstawie ich opinii. Według starej regulacji właściwym organem był wojewoda, i to on dokonywał zmian okręgów.

Obecnie kryterium rewizji struktury USC będzie stanowić liczba zdarzeń z zakresu rejestracji stanu cywilnego przemawiających za zmianą właściwości urzędu oraz wskazane we wniosku okoliczności.

Z mocy prawa

Tak jak dotychczas, kierownikiem urzędu stanu cywilnego będzie co do zasady wójt (burmistrz, prezydent miasta). Podobnie sprawa ta była uregulowana w art. 6 ustawy z 29 września 1986 r. Wójt lub burmistrz (prezydent) jest kierownikiem USC z mocy prawa, bez potrzeby wydawania dokumentu uprawniającego wymienionego do pełnienia tej funkcji. Pełnienie tych obowiązków wymaga jednak stałej obecności kierownika w urzędzie. Dlatego wójt może powierzyć ich wykonywanie innej osobie, która zostanie zatrudniona na stanowisku kierownika USC lub jego zastępcy.

Dotychczas wójt mógł zatrudnić osobę na stanowisko szefa urzędu, gdy liczba mieszkańców gminy wynosiła powyżej 50 tys. Zgodnie z nowymi przepisami gdy jest to powyżej 50 tys., w okręgu wójt musi zatrudnić zastępcę kierownika. Przy czym punkt odniesienia dla liczby mieszkańców będzie stanowił okręg rejestracji stanu cywilnego a nie gmina.

Konkurencyjny nabór

Do osób zatrudnionych na stanowiskach kierownika urzędu stanu cywilnego lub zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego oraz do naboru na te stanowiska stosuje się przepisy ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1202; dalej: u.p.s.).

Nowa ustawa nie powtarza treści art. 6a ust. 2 prawa o aktach stanu cywilnego z 1986 roku, który mówił, że osoby zatrudnione na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego lub zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego mogą być zatrudnione również w niepełnym wymiarze czasu pracy. Nie oznacza to, że angaż na część etatu nie będzie dopuszczalny. Należy bowiem zauważyć, że uprawnienie do zatrudnienia kierownika urzędu lub jego zastępcy w niepełnym wymiarze czasu pracy wynika z kodeksu pracy, stosowanego do pracowników samorządowych w związku z art. 43 ust. 1 u.p.s.

Wejście w życie nowej regulacji nie powoduje obowiązku przeprowadzenia nowych konkursów. Dotychczasowi kierownicy USC i ich zastępcy pozostają na zajmowanych stanowiskach. Tak wynika z przepisów przejściowych prawa o aktach stanu cywilnego z 28 listopada 2014 r.

Pisemne upoważnienie

W art. 10 ustawy z 28 listopada 2014 r. wprowadzono możliwość pisemnego upoważnienia pracownika USC przez jego kierownika lub wójta (burmistrza, prezydenta) do dokonywania niektórych czynności związanych z funkcjonowaniem urzędu. Chodzi np. o wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego, zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby oraz zamieszczanie przypisków. Dzięki temu rozwiązaniu obywatel szybciej otrzyma dokumenty z urzędu.

Wymagania wobec kierownika

Na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego oraz zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego może być zatrudniona osoba, która:

● ma obywatelstwo polskie, pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych;

● nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;

● ma dyplom:

– ukończenia wyższych studiów prawniczych lub administracyjnych potwierdzający uzyskanie tytułu zawodowego magistra lub,

– potwierdzający ukończenie wyższych studiów prawniczych lub administracyjnych za granicą uznany w Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie art. 191a ust. 1 ustawy z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. z 2005 r. nr 164, poz. 1365) albo dyplom ukończenia studiów wyższych za granicą uznany za równoważny z polskim dyplomem potwierdzającym uzyskanie tytułu zawodowego magistra na podstawie umowy międzynarodowej lub w drodze nostryfikacji lub,

– potwierdzający uzyskanie tytułu zawodowego magistra i świadectwo ukończenia studiów podyplomowych w zakresie administracji;

● ma łącznie co najmniej trzyletni staż pracy na stanowiskach urzędniczych w urzędach lub w samorządowych jednostkach organizacyjnych, w służbie cywilnej, w urzędach państwowych lub w służbie zagranicznej, z wyjątkiem stanowisk pomocniczych i obsługi.