Coraz więcej podmiotów, także w sferze budżetowej, rozważa możliwość dokonania upoważnienia w zakresie wydawania decyzji o przyznaniu bądź odmowie świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Dla wielu pracodawców jest to bowiem kwestia uciążliwa, w szczególności w przypadku zatrudniania dużej liczby pracowników, a co za tym idzie, napływu sporej liczby wniosków o uzyskanie dofinansowania czy zapomogi z ZFŚS. W podmiotach prywatnych pojawiają się nawet regulaminy, które w swych zapisach mają możliwość dokonania przez pracodawcę upoważnienia do administrowania ZFŚS i wydawania decyzji w zakresie przyznawania świadczeń z funduszu. Czy mogłyby tak robić jednostki samorządu? Zdania w tym zakresie są podzielone, jednak w ostatnim czasie widać próby odchodzenia od ścisłej interpretacji art. 10 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i przejścia do bardziej liberalnego podejścia, zgodnie z którym działalność socjalną należy traktować jak czynność z zakresu prawa pracy. A skoro tak, to również kierownicy jednostek samorządowych mogliby korzystać z instytucji upoważnienia w zakresie przyznawania świadczeń socjalnych.
Dotychczasowa praktyka JST
Reklama
Dziś trudno doszukać się w jednostkach samorządu terytorialnego regulaminów zakładowych funduszy świadczeń socjalnych, które zawierałyby rozwiązania w zakresie upoważnień. Powszechnie przyjmuje się, że to sam pracodawca administruje funduszem i podejmuje wszelkie decyzje w zakresie przyznawanych świadczeń. Można także spotkać jednostki, w których funkcjonuje komisja socjalna wydająca opinie w zakresie odmowy lub przyznania świadczenia z funduszu. Takie gremia nie mają jednak ostatecznego głosu, bo zawsze ostateczna decyzja o przyznaniu wsparcia, bądź nie, należy do pracodawcy. Komisje socjalne są powoływane jedynie jako organ opiniodawczy, mający pomóc pracodawcy podjąć decyzję w zakresie odmowy lub przyznania świadczenia. Tak ukształtowana praktyka wynika zapewne z przekonania, że jedynie pracodawca, a więc prezydent, burmistrz, wójt, starosta czy marszałek województwa, jest uprawniony do administrowania ZFŚS.
Obowiązki pracodawcy

Reklama
Pracodawca zobowiązany do utworzenia funduszu oraz taki, który tworzy fundusz dobrowolnie, staje się jego administratorem. W orzeczeniach wskazuje się, że administrowanie oznacza w tym przypadku wykonywanie obowiązków i uprawnień określonych dla pracodawcy w ustawie o ZFŚS, a w szczególności:
  • zapewnienie obsługi technicznej, kadrowej i finansowej niezbędnej do funkcjonowania funduszu w zakładzie;
  • odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów.
W ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie zawarto natomiast wprost regulacji umożliwiającej pracodawcy scedowanie administrowania funduszem na inne osoby. Poza tym w orzecznictwie prezentowane były poglądy, zgodnie z którymi pojęcie działalności socjalnej pracodawcy w rozumieniu przepisów ustawy o ZFŚS nie jest tożsame z socjalną działalnością w ujęciu prawa publicznego, a ponadto, że jest ono szersze od obowiązku zaspokajania socjalnych potrzeb pracownika, o jakim mowa w art. 16 i art. 94 pkt 8 kodeksu pracy (dalej: k.p.), a jej przejawy mogą być ukierunkowane nie tylko na indywidualnego pracownika, lecz także na większą liczbę uprawnionych. Na podstawie tej interpretacji większość pracodawców jest przekonana, że jedynie oni – jako kierownicy danego zakładu – są uprawnieni do podejmowania wszelkich decyzji związanych z ZFŚS.
Podejście liberalne
Według najnowszych interpretacji działalność socjalna to czynności z zakresu prawa pracy i obowiązują dla niej ogólne zasady załatwiania spraw pracowniczych. Czyni to organ zarządzający albo osoba zarządzająca bądź osoba wyznaczona do załatwiania spraw pracowniczych przez organ zarządzający albo osobę zarządzającą. Zwolennicy traktowania działalności socjalnej szeroko opierają swoje założenia na kodeksie pracy. I tłumaczą, że obowiązek pracodawcy zaspokajania (w miarę możliwości i warunków) potrzeb bytowych, socjalnych i kulturalnych pracowników wynika z art. 16 k.p. i jest jedną z podstawowych zasad prawa pracy. Także w art. 94 pkt 8 k.p. ustawodawca nałożył na pracodawcę obowiązek zaspokajania – w miarę posiadanych środków – potrzeb socjalnych pracowników. Pracodawcy nie mają zatem bezwzględnego obowiązku prowadzenia działalności socjalnej na rzecz pracowników – przepisy jedynie postulują prowadzenie takiej działalności. Ale aby nie dopuścić do zupełnej dowolności, obowiązek zaspokajania potrzeb socjalnych pracowników został ujęty w ustawie o ZFŚS. Uprawnia ona pracodawców do modyfikacji w prawie wewnątrzzakładowym (w układach zbiorowych pracy, regulaminie) obowiązków wynikających z ustawy, aby umożliwić im uzależnienie działalności socjalnej od posiadanych warunków i możliwości. Nie można pomijać, że zgodnie z intencją ustawodawcy fundusz jest instrumentem dobrowolnym, którego podstawowym zadaniem jest sfinansowanie przez pracodawcę pomocy socjalnej, m.in. na rzecz pracowników i ich rodzin.
Powyższe potwierdza jeden z najnowszych wyroków Sądu Najwyższego z 10 marca 2021 r. (sygn. akt II PSKP 16/21), gdzie zostało przesądzone, iż działalność socjalna jest sprawą z zakresu prawa pracy. W uzasadnieniu wyroku czytamy bowiem: „Sprawą z zakresu prawa pracy jest sprawa o świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (art. 476 par. 1 pkt 1 k.p.c.). Wyraźnie przesądza o tym powiązanie świadczeń socjalnych z prawem pracy (art. 94 pkt 8 k.p.), cel tej ustawy, zakres podmiotowy i przedmiotowy. Ustawa o funduszu świadczeń socjalnych generalnie nie kreuje świadczeń o charakterze roszczeniowym (o takim charakterze jak wynagrodzenie za pracę lub inne świadczenia pracownicze wynikające z prawa płacowego). Wynika to ze specyfiki tych świadczeń, które stają się wymagalne dopiero po ich przyznaniu lub – rzadziej – po spełnieniu warunków do ich otrzymania. Świadczenia z funduszu socjalnego stanowią więc element szerzej rozumianego zatrudnienia, którego źródłem jest stosunek pracy. Dłużnikiem jest tu zawsze pracodawca”.
Powyższe prowadzi do wniosku, że w przypadku administrowania funduszem i wydawania decyzji w zakresie przyznania lub odmowy świadczenia znajdzie zastosowanie art. 31 k.p. , który mówi: „Za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba”. A to oznacza, że burmistrz, który chciałby upoważnić np. sekretarza miasta do wydawania decyzji o przyznaniu bądź nie wsparcia z ZFŚS, mógłby to zrobić. Upoważnienie wynikałoby z tego, że chodzi o dokonywanie czynności z zakresu prawa pracy, ponieważ za takie czynności można uznać także działalność socjalną pracodawcy.
Kwestie formalne
W przypadku podjęcia przez burmistrza decyzji o upoważnieniu sekretarza lub innego pracownika urzędu do wydawania decyzji w zakresie świadczeń socjalnych, zawsze należy się kierować art. 3 i art. 31 k.p. Podkreślił to Sąd Najwyższy w wyroku z 20 września 2005 r., (sygn. akt II PK 412/04). Sąd stwierdził w nim, że: „wyznaczenie osoby dokonującej czynności z zakresu prawa pracy (...) następuje przez złożenie oświadczenia woli przez osobę lub organ kierujący jednostką organizacyjną będącą pracodawcą i wyrażenie zgody przez wyznaczoną osobę”. Choć przepisy prawa nie wskazują wyraźnie, jaką formę powinno mieć oświadczenie o wyznaczeniu osoby do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy, to należy uznać, że – jeśli nie jest to określone w aktach wewnątrzzakładowych – ze względów dowodowych –najlepiej, aby miało formę upoważnienia pisemnego. Powinno ono być dość szczegółowe, aby dany pracownik wiedział, jakie obowiązki na siebie przyjmuje. Upoważnienie stanie się skuteczne z chwilą, gdy pracownik się z nim zapozna. Dla udowodnienia tego faktu należałoby odebrać od pracownika stosowny podpis na upoważnieniu.
Wydaje się także możliwe zawarcie takiego upoważnienia w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub nawet w zakresie czynności pracownika, bowiem jak to zostało wskazane wyżej, przepisy nie regulują kwestii technicznych udzielenia takiego upoważnienia. Należy jednak pamiętać, że pracownik, który zostanie upoważniony do wydawania decyzji o przyznaniu bądź odmowie świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, musi mieć realną możliwość zapoznania się z nakładanymi na niego obowiązkami i wyrażenia woli ich przyjęcia. Najbezpieczniejszą formą wydaje się więc udzielenie pracownikowi osobnego pisemnego upoważnienia, gdzie pracownik poprzez własnoręczny podpis wyrazi również wolę jego przyjęcia.Z
Art. 31 kodeksu pracy
§ 1. Za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności
w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą
jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba.
§ 2. Przepis § 1 stosuje się odpowiednio do pracodawcy będącego osobą fizyczną, jeżeli nie dokonuje on osobiście czynności, o których mowa w tym przepisie”.
Podstawa prawna
ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2445)
w art. art. 3 i 31, art. 16, art. 94 pkt 8 ustawy z czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655 )