Jak każdego roku, tak i w 2022 r. zamawiający musieli przekazać je prezesowi UZP do 1 marca. Wielu wyjątkowo przygotowało dwa odrębne dokumenty – na podstawie nowych i starych przepisów. Autorem tekstu jest Konrad Różowicz, prawnik, partner w Kancelarii Prawnej Dr Krystian Ziemski&Partners w Poznaniu.
Konieczność podwójnych sprawozdań wynikała z tego, że w minionym roku można było dokonywać zamówień na podstawie starego p.z.p. (czyli ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych; t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 288; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1086), jak i nowego (ustawa – Prawo zamówień publicznych z 11 września 2019 r.; t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1129; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 25). Przy czym sprawozdania z zamówień udzielanych na podstawie starej regulacji należało sporządzić z zachowaniem wymogów rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania i przekazać przez http://sr.uzp.gov.pl/. Z kolei sprawo zdanie przy zastosowaniu przepisów aktualnie obowiązującej ustawy sporządzane było z uwzględnieniem treści rozporządzenia ministra rozwoju i technologii z 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania i przekazywane było przez https://ezamowienia.gov.pl/. Kluczowa różnica między wskazanymi aktami wykonawczymi sprowadza się do ustanowienia w rozporządzeniu z 2021 r. wyraźnej procedury służącej do korekty sprawozdań. Nawiązuje ona do art. 82 ust. 3 p.z.p., zgodnie z którym: „Zamawiający może skorygować sprawozdanie, jeżeli stwierdzi, że zawarte w nim informacje są nieaktualne lub niepoprawne”. A par. 3 ust. 2 rozporządzenia z 2021 r. precyzuje, że „korekta sprawozdania polega na zmianie, dodaniu lub usunięciu danych w sekcji sprawozdania, w której zamawiający stwierdził, że zawiera ona nieaktualne lub niepoprawne dane”. Dopuszczalność skorygowania sprawozdania uzasadnia przeprowadzenie jego audytu – nawet po przekazaniu go prezesowi UZP – w celu ustalenia, czy nie zawiera ono jednego z najczęściej występujących błędów. Pomimo cykliczności i powtarzalności realizacji obowiązku sprawozdawczego, każdego roku pojawiają się bowiem pytania i wątpliwości dotyczące sporządzanych sprawozdań.
Liczyły się umowy z 2021 r.
Zakresem sprawozdania należało objąć umowy zawarte w danym roku. Ewidencji nie podlegały m.in. dokonane w 2021 r. zmiany w umowach zawartych w latach ubiegłych, umowy realizowane w 2021 r., ale zawarte wcześniej, czy też umowy, które zostały zawarte w 2022 r. na skutek postępowań przeprowadzonych w 2021 r., nawet jeżeli wybór oferty najkorzystniejszej nastąpił w 2021 r. Dotyczyło to również umów zawieranych w formie ustnej, do których nie stosuje się prawa zamówień publicznych, a które na potrzeby wewnętrzne oraz rozliczeniowe, ewidencjonowane są fakturami lub rachunkami. Przy czym data wystawienia dokumentu księgowego nie musiała być tożsama z dniem zawarcia umowy. W przypadku umów ustnych zawsze należy się bowiem kierować datą zlecenia usługi, a nie datą wystawienia faktury, a tym bardziej terminem zapłaty wynagrodzenia należnego wykonawcy.
Nie wszystkie wydatki
Sporządzając sprawozdanie, należało pamiętać, że nie stanowi ono sprawozdania ze wszystkich wydatków danej jednostki zamawiającej, lecz z udzielanych zamówień. Innymi słowy: nie jest to rejestr wszystkich przepływów finansowych pochodzących od zamawiającego na rzecz innych podmiotów. Przypomnijmy: zamówieniem jest odpłatna umowa zawierana między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego robót budowlanych, dostaw lub usług.
Pomimo pojawiających się w praktyce orzeczniczej Krajowej Izby Obrachunkowej oryginalnych i wyjątkowych zapatrywań – chociażby co do możliwości uznania porozumienia międzygminnego za umowę odpłatną (wyrok KIO z 20 grudnia 2021 r., KIO 3561/21) – z założenia należy przyjąć, że sprawozdanie nie obejmuje m.in. wypłaconych dotacji na pokrycie realizacji zadań przekazanych innej jednostce samorządu terytorialnego takim porozumieniem. Poza zakresem sprawozdawczości pozostają także inne przepływy finansowe, chociażby dokapitalizowanie spółki komunalnej (tytułem wypłaty rekompensaty za realizację usług użyteczności publicznej), uiszczone opłaty sądowe albo administracyjne czy też przepływy finansowe na Fundusz Wsparcia Policji.
Z drugiej strony należy pamiętać, że sprawozdanie nie tylko obejmuje swym zakresem zamówienia udzielane z zastosowaniem p.z.p., ale również niektóre zamówienia wyłączone, w tym zamówienia o wartości mniejszej niż równowartość kwoty 30 000 euro czy na gruncie aktualnej ustawy 130 000 zł. Wskazana okoliczność wydaje się źródłem wątpliwości i uchybień w zakresie ewidencjonowania również innych niż zamówienia publiczne wydatków w ramach sprawozdań przekazywanych prezesowi UZP.
Błędne ewidencjonowanie części zamówienia
Sporządzając sprawozdanie roczne, koniecznym było m.in. odpowiednie pogrupowanie zamówień. Jednym z kluczowych kryteriów, którym należało się posłużyć na potrzeby przeprowadzanego grupowania, jest wartość udzielanych zamówień, albowiem sprawozdanie przewiduje odrębne zestawienie tabelaryczne obejmujące informacje o zamówieniach o wartości mniejszej niż progi unijne oraz o zamówieniach przekraczających ten pułap kwotowy. Dodatkowo, w przypadku zamówień o wartości krajowej, sprawozdawczość zawsze polega na wskazaniu ogólnych informacji o postępowaniach i umowach (łącznie), zaś zamówienia o wartości unijnej ewidencjonowane są w sposób zindywidualizowany oraz bardziej uszczegółowiony.
Grupowanie zamówień należało oprzeć na podjętej w toku przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia czynności szacowania wartości zamówienia. Jeżeli zamówienie zostało podzielone na części, to z założenia na potrzeby przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zastosowanie znajdował reżim proceduralny właściwy dla łącznej wartości zamówienia (wszystkich części). Nawet jeżeli zamówienie częściowe (umowa na wydzieloną część zamówienia) nie przekraczało progu unijnego, ale jego wartość szacunkowa (wszystkich jego części) ustalona dla celów przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przekraczała taką kwotę, zamawiający zobowiązany był uwzględnić przedmiotowe zamówienie zasadniczo w sekcji dotyczącej zamówień unijnych. W informacji o wartości umowy zamawiający powinien podać wartość umowy, która w takim przypadku sama w sobie może być mniejsza niż próg unijny. Wskazana powyżej zasada dotyczyła także przypadku udzielania zamówienia publicznego w częściach, w wyniku przeprowadzenia kilku odrębnych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. O wyborze odpowiedniej sekcji, w której należało zamieścić informacje o zawartych w wyniku tych postępowań umowach, decydowała w takim przypadku szacunkowa wartość zamówienia określona przez zamawiającego dla celów przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego uwzględniająca wartości wszystkich części.
Ale uwaga! Od powyżej reguły istnieje jeden uzasadniony wyjątek, dotyczący sytuacji, w której udzielono zamówienia częściowego w warunkach art. 6a uchylonego p.z.p. oraz art. 30 ust. 4 aktualnego p.z.p. Zgodnie ze wskazanym przepisem „w przypadku zamówień udzielanych w częściach, do udzielenia zamówienia na daną część zamawiający może stosować przepisy ustawy właściwe dla wartości tej części zamówienia, jeżeli jej wartość jest mniejsza niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 80 000 euro dla dostaw lub usług oraz 1 000 000 euro dla robót budowlanych, pod warunkiem że łączna wartość tych części wynosi nie więcej niż 20 proc. wartości zamówienia”. Mając na względzie brzmienie przytoczonego przepisu, jak również sposób skonstruowania formularza sprawozdawczego, zasadne było przyjęcie, że wydzieloną w trybie 6a uchylonego p.z.p. albo art. 30 ust. 4 aktualnego p.z.p. część zamówienia można potraktować na potrzeby sprawozdania jako część samoistną, udzielaną z zachowaniem łagodniejszego reżimu zamówieniowego (np. krajowego, a nie unijnego). Powyższe determinowane jest swoistością rozwiązania wynikającego z art. 6a starego p.z.p. czy art. 30 ust. 4 nowego p.z.p., jak również tym, że aktualnie łagodniejszy reżim prawny (krajowy) oparty został na odmiennym katalogu zasadniczych trybów udzielania zamówień – trybie podstawowym w trzech wariantach, a nie trybie przetargu nieograniczonego oraz ograniczonego.
wAŻNE Mimo, że przepisy przewidują możliwość korekty jedynie sprawo zdań z zamówień udzielonych w reżimie nowego p.z.p., to również sprawo zdania z zamówień udzielonych na podstawie ustawy z 2004 r. można starać się skorygować, wysyłając prezesowi UZP kolejne sprawozdanie.
Ustalenie wartości też nie zawsze poprawne
Kolejnym obszarem błędów jest sposób ustalania wartości zamówienia. W tej przestrzeni zauważyć można trzy kategorie najczęściej występujących uchybień:
- ustalanie wartości zamówienia na podstawie wysokości wypłaconego wykonawcy wynagrodzenia lub z uwzględnieniem aneksów do umowy,
- ustalanie wartości zamówienia bez uwzględnienia wartości zamówienia opcyjnego (zakresu zamówienia objętego prawem opcji),
- ustalenia wartości zamówienia z uwzględnieniem wartości zamówień podobnych.
Wśród wielu obowiązków informacyjno-ewidencyjnych oraz sprawozdawczych, jakie ciążą na zamawiających, wyróżnić można również obowiązek publikowania ogłoszeń, w tym ogłoszenia o wyniku postępowania oraz ogłoszenia o wykonaniu umowy. W ogłoszeniu o wyniku postępowania zamieszczana jest m.in. informacja o wartości zawartej umowy (cena całkowita podana w ofercie albo maksymalna wartość nominalna zobowiązania, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe). Ogłoszenie o wykonaniu umowy zawiera m.in. informację o wartości umowy, jak również informację o łącznej wartości wynagrodzenia wypłaconego z tytułu realizacji umowy.
W sprawozdaniu posłużono się pojęciem „wartości zawartych umów”, co przy przyjęciu spójności terminologicznej nakazuje uznanie, że podstawą do ustalenia tej wartości jest treść pierwotnej umowy, a więc bez uwzględnienia ewentualnych zmian wysokości wynagrodzenia w wyniku podpisania aneksu czy też przeprowadzenia waloryzacji, jak również skorzystania przez zamawiającego z uprawnienia do redukcji zakresu zamówienia, a w konsekwencji wysokości wynagrodzenia uzyskanego przez wykonawcę.
Mając na względzie, że:
- zakres opcyjny zamówienia ulega łącznemu oszacowaniu wraz z zakresem podstawowym na etapie ustalania wartości zamówienia, a w konsekwencji determinująco wpływa na znajdujący zastosowanie reżim zamówieniowy, jak również, że
- prawo opcji stanowi wkomponowane w umowę uprawnienie, które co prawda nie powoduje zobowiązania po stronie zamawiającego, ale wpływa na wartość zamówienia,
– zasadne jest ewidencjonowanie zamówień, w których zastrzeżono prawo opcji w sekcji właściwej ze względu na wartość zamówienia gwarantowanego oraz opcyjnego.
Powyższe założenie jest spójne z założeniami przyjętymi w zakresie rekomendacji co do sposobu ewidencjonowania w sprawozdaniu zamówień podzielonych na części.
Inne problemy
Ujawniają się one np. przy ustalaniu wartości zamówienia w przypadku zastrzeżenia w dokumentach zamówienia możliwości udzielenia zamówienia podobnego. Reguły szacowania wartości zamówienia, do których nawiązywały wcześniejsze rekomendacje, nakazują szacowanie wartości zamówienia z uwzględnieniem ewentualnych zamówień podobnych. Mając jednak na względzie chociażby okoliczność, że zamówienie podobne stanowi odrębne zamówienie – udzielane temu samemu wykonawcy, z którym zawarta jest umowa, ale po przeprowadzeniu negocjacji w trybie z wolnej ręki – zasadne jest przyjęcie, że ustalając wartość ewidencjonowanego w sprawozdaniu zamówienia, nie wlicza się do niego wartości zamówienia lub zamówień podobnych. Wartość umowy pierwotnej nie obejmuje swym zakresem wartości ewentualnie udzielonych w przyszłości zamówień podobnych. ©℗
