Jeśli członek rodziny przebywa za granicą, wniosek o przyznanie rodzinnego kapitału opiekuńczego (RKO) zostanie przekazany do wojewody, aby ten ustalił, który kraj ma pierwszeństwo w wypłacie świadczeń na dzieci. Niezależnie od tego ZUS będzie kontynuował postępowanie na podstawie przepisów krajowych i przyzna kapitał bez czekania na jego rozstrzygnięcie.

Od 1 stycznia 2022 r. rodzice będą mogli ubiegać się o RKO, czyli nową formę wsparcia przysługującą na drugie i kolejne dziecko od 13. do 36. miesiąca życia. Będzie on traktowany tak jak 500+ oraz zasiłek na dziecko, czyli jak klasyczne świadczenie rodzinne. W związku z tym w jego przypadku znajdą zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Chodzi tutaj o sytuacje, gdy jeden z rodziców dziecka przebywa lub pracuje w innym państwie UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub w Szwajcarii. Wtedy konieczne jest ustalenie, który kraj jest właściwy do wypłaty świadczeń na dzieci oraz w jakiej kolejności.
Jednak jak informuje Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej (MRiPS), w przypadku nowego świadczenia będą obowiązywały inne od dotychczasowych regulacje dotyczące określania uprawnień do RKO na podstawie unijnych przepisów o koordynacji.
Będzie się to odbywać w ten sposób, że jeżeli we wniosku o kapitał znajdzie się informacja, że członek rodziny przebywa za granicą, ZUS przekaże go do właściwego urzędu wojewódzkiego. Ten potwierdzi, czy w sprawie faktycznie mają zastosowanie unijne przepisy o koordynacji, oraz zweryfikuje, który kraj ma pierwszeństwo do wypłaty świadczeń na dzieci, w tym RKO. W tym celu (tak jak do tej pory) będzie wymieniał informacje z odpowiednią instytucją zagraniczną.
Niezależnie od czynności podejmowanych przez urzędników wojewody ZUS będzie rozpatrywał wniosek pod kątem przyznania pieniędzy na dzieci na podstawie przepisów ustawy z 17 listopada 2021 r. o RKO (Dz.U. poz. 2270). Takie rozwiązanie pozwoli uniknąć długiego oczekiwania na przyznanie kapitału, tak jak bywa w sprawach o przyznanie innych świadczeń na dzieci objętych unijnymi przepisami o koordynacji.
MRiPS wskazuje też, jak nowe procedury będą wyglądać w praktyce, podając kilka przykładów. W pierwszym ojciec pracuje w Niemczech, a matka z dziećmi mieszka w Polsce. Rodzinny kapitał będzie wówczas przyznany matce, niezależnie od tego, czy nasz kraj ma pierwszeństwo w wypłacie świadczeń na dzieci. Podobnie będzie, gdy matka zamieszkała i podjęła pracę na terenie Wielkiej Brytanii przed 1 stycznia 2021 r., a ojciec został w kraju z dzieckiem i tu prowadzi działalności gospodarczą. Z uwagi na to, że kobieta zaczęła pracę, zanim Wielka Brytania wystąpiła z UE, mają zastosowanie unijne przepisy o koordynacji. Ojciec dziecka, składając wniosek o przyznanie RKO, będzie musiał podać w nim informację o pobycie matki za granicą, ale bez względu na ten fakt otrzyma z ZUS nowe świadczenie. Kolejny podawany przez resort przykład dotyczy matki, która pracuje i mieszka z dziećmi w Polsce, a ich ojciec jest oddelegowany do pracy w Niemczech i zgodnie z formularzem A1 podlega ustawodawstwu polskiemu. Ze względu na delegowanie w sprawie mają zastosowanie unijne przepisy o koordynacji, pierwszeństwo ma ustawodawstwo polskie i matka otrzyma RKO.
Tak samo jak przy innych świadczeniach będzie wyglądać sytuacja, gdy cała rodzina wyjechała za granicę, np. do Czech. Jeśli bowiem rodzice i dzieci mieszkają w innym państwie UE, a żadne z nich nie pracuje i nie ma uprawnień w Polsce np. do zasiłku macierzyńskiego, chorobowego czy dla bezrobotnych, nie otrzyma RKO. W takich sprawach unijne przepisy o koordynacji nie obowiązują i nie ma znaczenia, że rodzina ma polskie obywatelstwo i czy jest cały czas zameldowana w kraju.