Osoba, która była sekretarzem urzędu w naszej gminie, właśnie przeszła na emeryturę i musimy znaleźć jej następcę. Czy na to stanowisko zawsze musi być przeprowadzony otwarty konkurs, czy sekretarzem może zostać osoba, która już pracuje w urzędzie?

Stanowisko sekretarza gminy, powiatu czy województwa jest jednym z bardziej eksponowanych w samorządzie terytorialnym. Zalicza się je do kategorii kierowniczych stanowisk urzędniczych, a o jego randze z punktu widzenia ustawodawcy może świadczyć to, że jest ono umocowane zarówno w ustawie o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.), jak i w ustawach ustrojowych. Nie może budzić też wątpliwości, że w strukturze urzędu zarówno utworzenie stanowiska sekretarza, jak i zatrudnienie go jest w aktualnym stanie prawnym obowiązkowe. Powstaje jednak pytanie, w jaki sposób może zostać ono obsadzone.
Specyficzne rozwiązanie
Na początek przypomnijmy, że sekretarz jest zatrudniany na podstawie umowy o pracę. A ponieważ chodzi o kierownicze stanowisko urzędnicze, to co do zasady zastosowanie znajduje art. 11 ustawy o pracownikach samorządowych. W jego świetle na wolne stanowisko urzędnicze przeprowadza się otwarty i konkurencyjny nabór. Innymi słowy konieczne jest zorganizowanie konkursu, do którego mogą przystąpić wszystkie chętne osoby spełniające wymogi stawiane przed sekretarzem. W tym miejscu warto zaznaczyć, że procedura ta jest traktowana jako realizacja konstytucyjnej zasady dostępu do służby publicznej wszystkich obywateli na równych zasadach (art. 60 ustawy zasadniczej). Co równie istotne – do takiego naboru mogą przystąpić osoby spoza urzędu, jak i takie, które już w nim pracują. Przy czym w przypadku sekretarza ustawodawca wprowadził dodatkowe specyficzne rozwiązania. Z jednej strony chodzi o wymogi stawiane przed taką osobą (w tym związane ze stażem pracy czy zakazem tworzenia i przynależności do partii politycznych), a z drugiej dotyczą one sposobu obsady tego stanowiska.
Nie na chwilę i nie jako dodatkowe zadanie
Stanowisko sekretarza nie może być obsadzone tymczasowo, co wynika z art. 5 ust. 1b u.p.s. W świetle tego przepisu zakazane jest posługiwanie się w tym przypadku konstrukcją „powierzenia obowiązków”, co oznacza, że ustawodawca nie dopuszcza do sytuacji, w której funkcję sekretarza będzie pełniała osoba niezatrudniona w tym celu, dla której byłoby to tylko przejściowe wypełnianie dodatkowych zadań – obok tych, które stanowią istotę jej zatrudnienia.
Co więcej, w tym samym przepisie został sformułowany także zakaz posługiwania się konstrukcją czasowego (do trzech miesięcy w roku kalendarzowym) jednostronnego powierzenia przez pracodawcę (na podstawie art. 21 u.p.s.) pracy na stanowisku sekretarza osobom zatrudnionym w urzędzie. Należy to odczytywać jako wzmocnienie wskazanego założenia o jednoznacznym przesądzeniu, że funkcję sekretarza ma wykonywać osoba, która został zatrudniona właśnie na tym konkretnym stanowisku.
Otwarty konkurs niekonieczny
Więcej wątpliwości może jednak budzić kolejna kwestia, sprowadzająca się do pytania, czy podpisanie takiej umowy o pracę zawsze musi być poprzedzone otwartym i konkurencyjnym naborem. Jak wskazywaliśmy, jest to bez wątpienia zasada, jeżeli chodzi o obsadę stanowisk urzędniczych w samorządzie terytorialnym, jednakże ustawodawca wprowadza od niej pewne wyjątki. Szczególna pozycja i regulacje poświęcone sekretarzowi każą zastanowić się, czy owe wyjątki mają zastosowanie także w tym przypadku.
Na pierwszy rzut oka odpowiedź wydaje się oczywista, gdyż ustawodawca wprost wskazuje, że nabór kandydatów na wolne stanowisko sekretarza przeprowadza się nie później niż w ciągu trzech miesięcy od zwolnienia stanowiska (art. 5 ust. 1a u.p.s.). Tym samym obowiązek zorganizowania naboru aktualizuje się wtedy, gdy stanowisko to staje się wolne. Problem tkwi jednak w tym, jak rozumieć zwrot „wolne stanowisko sekretarza”. Otóż generalną regułą jest ta, w myśl której wolnym stanowiskiem urzędniczym nie jest takie, na które – zgodnie z przepisami ustawy albo w drodze porozumienia – nie został przeniesiony pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, posiadający kwalifikacje wymagane na danym stanowisku (art. 12 ust. 1). Innymi słowy: dane stanowisko nie jest wolne (a w konsekwencji nie wymaga naboru zewnętrznego), jeżeli zostanie obsadzone przez osobę już zatrudnioną w urzędzie na stanowisku urzędniczym w drodze porozumienia lub przeniesienia (nabór wewnętrzny).
WAŻNE Jako sekretarz może pracować tylko osoba, która zawarła z urzędem umowę o pracę na tym konkretnym stanowisku.
Warto zaznaczyć, że w drodze naboru wewnętrznego w rozumieniu art. 12 u.p.s stanowisko urzędnicze może obsadzić tylko i wyłącznie osoba już zatrudniona jako urzędnik, czyli ktoś, kto uprzednio został już poddany procedurze konkursu zewnętrznego (odstępstwo od tej zasady dotyczy jedynie osób, które na stanowisku urzędniczym podjęły pracę przed wprowadzeniem konstrukcji otwartego i konkurencyjnego naboru, czyli przed 7 sierpnia 2005 r.).
Przeniesienie pracownika w drodze naboru wewnętrznego jest możliwe na podstawie dalszych przepisów ustawy o pracownikach samorządowych, zwłaszcza zaś art. 20 (awans wewnętrzny) oraz 22 i 23. Ponadto w art. 12 u.p.s mowa jest o porozumieniu, przez co należy rozumieć porozumienie zmieniające zawarte pomiędzy pracodawcą (urzędem) a pracownikiem (zbliżone do awansu wewnętrznego, z tą różnicą, że awans dokonywany na podstawie art. 20 u.p.s jest zmianą stanowiska o charakterze formalnie jednostronnym). Wreszcie za dopuszczalne należy także uznać stosowanie przez pracodawcę samorządowego konstrukcji wypowiedzenia zmieniającego na podstawie kodeksu pracy.
W konsekwencji literalne odczytywanie ustawy pozwala uzasadnić twierdzenie, że możliwe jest obsadzenie stanowiska sekretarza bez organizowania naboru zewnętrznego pod warunkiem obsadzenia go w jednym z trybów wskazanych w art. 12 ustawy, czyli w drodze:
  • przeniesienia na nie osoby już zatrudnionej jako urzędnik samorządowy (teoretycznie nawet w innym urzędzie na podstawie art. 22 ustawy);
  • zawartego porozumienia z pracownikiem czy nawet złożenia przez pracodawcę wypowiedzenia zmieniającego (w tych wypadkach także dotyczy to tylko osób zatrudnionych dotychczas na stanowiskach urzędniczych).
Warto jednakże mieć na uwadze jedną okoliczność – jak już było wskazywane – stanowisko sekretarza ma szczególny charakter w strukturze urzędu; ustawodawca wprowadził odrębne regulacje mu poświęcone, w tym wyraźnie wskazał konieczności jego trwałej obsady przez osobę zatrudnioną właśnie w tym celu. Tym samym należy uznać, że zdecydowanie preferowane jest organizowanie w tym wypadku otwartego i konkurencyjnego naboru (do którego zresztą mogą przystąpić osoby już zatrudnione w urzędzie), nawet jeżeli korzystanie z naboru wewnętrznego może niekiedy być korzystne ze względów organizacyjnych, np. szybkości całego procesu.
Podstawa prawna
art. 5, art. 11, art. 12, art. 20, art. 21, art. 22, art. 23 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych t.j. z 11 lipca 2019 r. (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282)