Zatrudniony w administracji publicznej musi się liczyć z ograniczeniem prywatności. Podanie jego danych na drzwiach służbowego pokoju jest bowiem zgodne z prawem.
Dr inż. Agnieszka Gryszczyńka Katedra Prawa Informatycznego na Uniwersytecie Kardynała Stefana Wyszyńskiego / Dziennik Gazeta Prawna
O tym, że stosowanie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. dotyczącego danych osobowych (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1, dalej: RODO) wywoła problemy, było wiadomo, ale że wydobędzie z urzędników kreatywne pomysły, raczej nie. A w stolicy tak się właśnie stało – grupa osób, powołując się na ochronę prywatności wynikająca z RODO, zwróciła się do inspektora ochrony danych osobowych w swoim zakładzie pracy o usunięcie tabliczek z ich danymi. – Petenci w recepcji urzędu otrzymują informację, do którego konkretnie pokoju mają się zgłosić. Przemieszczając się po budynku, nie muszą wiedzieć, kto pracuje w innych pomieszczeniach – tłumaczyli. Wskazywali też, że tabliczki umieszczono bez ich zgody.

Eksperci się nie dziwią

Reklama
Jak mówi rzeczniczka Urzędu Ochrony Danych Osobowych Agnieszka Świątek-Druś, unijne rozporządzenie wśród niektórych instytucji niesłusznie wywołało panikę, która przejawia się nadgorliwością w podejściu do jego stosowania. – Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych istnieją od ponad dwudziestu lat, a RODO nie zmieniło w sposób istotny podstawowych zasad przetwarzania danych. Te zasady to m.in. zasada legalizmu, celowości, proporcjonalności. Żeby więc legalnie przetwarzać dane (tj. w jakikolwiek sposób gromadzić i dalej wykorzystywać), muszą być spełnione określone w RODO przesłanki – przypomina. Dodaje, że zgoda nie jest jedyną podstawą uprawniającą do przetwarzania danych (patrz: opinia eksperta).

Reklama
– Chodzi o relację RODO do przepisów o udostępnianiu informacji publicznej. Unijne rozporządzenie zastrzega, że jego stosowanie nie wyłącza obowiązywania krajowych regulacji o dostępie do tego rodzaju informacji – wyjaśnia Krzysztof Izdebski, dyrektor programowy fundacji ePaństwo.

Dane o pracowniku są jawne

Zgodnie bowiem z orzecznictwem sądów administracyjnych imiona i nazwiska pracowników urzędów wraz ze wskazaniem zajmowanych stanowisk stanowią informację publiczną. Przykładowo, w wyroku z 11 października 2012 r. (sygn. II SAB/Ke 28/12) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach stwierdził, że udostępnieniu podlega imienna lista osób zatrudnionych w urzędzie gminy na pełnych etatach oraz umowach cywilnoprawnych. Z kolei WSA w Opolu w wyroku z 8 marca 2011 r. (sygn. II SAB/Op 3/11) uznał, że udostępniona powinna być lista wszystkich pracowników kuratorium oświaty będących członkami korpusu służby cywilnej.
Ten sam sąd, tyle że w orzeczeniu z 24 października 2017 r. (sygn. II SAB/Op 127/17), nakazał ujawnić imiona i nazwiska urzędników zatrudnionych w jednym z referatów urzędu gminy. Co prawda art. 5 ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1330) wskazuje, że prawo dostępu do danych podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej, ale co do zasady regulacja ta nie powinna być stosowana w odniesieniu do imion i nazwisk urzędników.
Przepis ten zawiera bowiem zastrzeżenie, że przywołane ograniczenie nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne. Jest to pojęcie interpretowane szeroko – obejmuje nie tylko funkcjonariuszy publicznych, lecz także każdą osobę mającą związek z realizacją zadań publicznych (por. wyrok WSA w Olsztynie z 22 września 2016 r., sygn. II SA/Ol 829/16). Do tych ostatnich zalicza się np. przygotowywanie projektów decyzji w postępowaniach administracyjnych (por. wyrok WSA w Poznaniu z 13 czerwca 2018 r., sygn. II SAB/Po 26/18).
Dodatkowo urzędy nie mogą ukrywać tożsamości swoich pracowników, ponieważ są oni beneficjentami środków publicznych pobieranych w postaci wynagrodzenia za pracę. Informacja o dysponowaniu tymi środkami stanowi zaś niewątpliwie informację o charakterze publicznym. Obywatele mają więc prawo wiedzieć, kto jest opłacany ze środków publicznych (por. wyrok WSA w Warszawie z 25 stycznia 2017 r., sygn. II SAB/Wa 349/16).

Orzecznictwo się nie zmieni

W ocenie ekspertów sądy administracyjne, niezależnie od wejścia w życie RODO, dalej będą prezentować dotychczasową linię orzeczniczą. – RODO nie przyniosło rewolucji w zakresie prawa dostępu do informacji publicznej. Nie można więc powoływać się na unijne rozporządzenie, aby podważać dorobek orzeczniczy i chronić informacje o imionach i nazwiskach osób, które pracują w urzędach. Nie ma takiego uzasadnienia – twierdzi Krzysztof Izdebski. Jego zdaniem unijne przepisy nie mogą być stosowane jako ucieczka przed udostępnianiem publicznych danych. – Tabliczki z nazwiskami urzędników powinny zostać na drzwiach do pokoi.
Co więcej, w zgodzie z RODO byłoby umieszczanie np. w biuletynie informacji publicznej czy na stronie internetowej danych kontaktowych do wszystkich pracowników urzędu wraz z określeniem zakresu spraw, za które odpowiada każdy z nich. Miałoby to pozytywne przełożenie na efektywność ich pracy – mówi Izdebski. Rzeczniczka UODO przypomina jednak, że w takim przypadku ważne jest, by pracodawca zarówno zachował szczególną staranność w doborze udostępnianych danych, jak i wprowadził określone procedury zapewniające odpowiednią jakość i adekwatny okres retencji danych.

opinia eksperta

Nie tylko zgoda pracownika uprawnia do przetwarzania danych

Agnieszka Świątek-Druś rzecznik prasowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych / Dziennik Gazeta Prawna
Zgodnie z art.6 RODO przetwarzanie danych osobowych może się odbywać nie tylko na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, ale również gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze czy do wykonania przez niego zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej. Warto również zwrócić uwagę na motyw 154 RODO, gdzie wprost wskazano, że rozporządzenie pozwala uwzględnić przy stosowaniu jego przepisów zasadę publicznego dostępu do dokumentów urzędowych. A to z kolei można uznać za interes publiczny. Organ lub podmiot publiczny powinny móc ujawniać dane osobowe z dokumentów przez siebie przechowywanych, jeżeli takie ujawnienie jest przewidziane przepisami prawa unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu organ ten lub podmiot podlegają.
W mojej ocenie w związku z rozpoczęciem stosowania RODO nadal aktualne pozostaje traktowanie jako informacji publicznej informacji o osobach sprawujących funkcje w podmiotach zobowiązanych do stosowania ustawy o dostępie do informacji publicznej i ich kompetencjach. Dane dotyczące tych osób w postaci imion, nazwisk czy zajmowanych stanowisk nadal mogą być udostępniane.

Pracodawca jest uprawniony do określenia sposobu organizacji pracy

Takie informacje o pracowniku, jak jego imię i nazwisko, zajmowane stanowisko, służbowy adres e-mail czy też służbowy numer telefonu, są danymi służbowymi, które są ściśle związane z życiem zawodowym pracownika i z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych i są one jawne. Ze względu na to dane te mogą być wykorzystywane przez pracodawcę także bez zgody osoby, której one dotyczą. A zatem mogą one widnieć na drzwiach gabinetów czy zostać podane na stronie internetowej np. urzędu czy firmy. Trudno sobie nawet wyobrazić, jakie konsekwencje dla firmy miałoby uzależnienie sposobu zarządzania danymi służbowymi wyłącznie od woli jej pracowników. Stanowisko to znajduje potwierdzenie również w orzecznictwie. Przykładowo Sąd Najwyższy w wyroku z 19 listopada 2003 r. (sygn. akt I PK 590/02) stwierdził, że: „najistotniejszym składnikiem zakładu pracy (przedsiębiorstwa) są ludzie, a funkcjonowanie zakładu wiąże się nierozłącznie z kontaktami zewnętrznymi – z kontrahentami, klientami (...). Dlatego pracodawca nie może być pozbawiony możliwości ujawniania nazwisk pracowników, zajmujących określone stanowiska w ramach instytucji”.
Jednocześnie zaznaczyć należy, że kodeks pracy uprawnia pracodawcę do określenia sposobu organizacji pracy w danej instytucji. W związku z tym może on zgodnie z własnymi potrzebami tak zorganizować kontakty ze swoimi pracownikami, by przyjęte rozwiązanie sprzyjało jak najlepszej obsłudze klientów i efektywnej pracy zatrudnionych. Zatem jeżeli uzna on np., że najwłaściwszym rozwiązaniem jest informowanie interesantów, do którego pokoju czy okienka należy się zgłosić w celu załatwienia danej sprawy, to ma prawo je zastosować. Wówczas na drzwiach pokoi nie muszą widnieć dane służbowe pracowników, ale jeśli pracodawca uzna, że ich umieszczenie tam jest uzasadnione, to ma do tego prawo.