Firma zatrudnia pracowników w równoważnym czasie pracy w 3-miesięcznych okresach rozliczeniowych, ostatni przypada na listopad i grudzień 2016 r. oraz styczeń 2017 r. Ze względu na duży ruch w sezonie przedświątecznym w listopadzie pracownik wypracował 190 godzin, zgodnie z harmonogramem czasu pracy i 10 nadgodzin, a w grudniu ma zaplanowane 210 godzin pracy i większą liczbę dni roboczych niż wynika to z kalendarza dla tego miesiąca. Jak rozliczyć wynagrodzenie pracownika, który przepracuje 230 godzin w grudniu w 23 dni robocze i nie odbierze żadnego czasu wolnego z tego tytułu, a zarabia po 15 zł za godzinę?
ODPOWIEDŹ
Boże Narodzenie wypada w tym roku w niedzielę i poniedziałek, co z punktu widzenia czasu pracy oznacza dla pracowników stratę jednego dnia wolnego, gdyż święto przypadające w niedzielę nie powoduje zmniejszenia wymiaru czasu pracy. W grudniu będzie zatem do przepracowania 168 godzin, gdyż wymiar będzie obliczany w sposób następujący:
4 tygodnie po 40 godzin + 2 dni wystające poza pełne tygodnie po 8 godzin (29 i 30 grudnia) – 1 święto x 8 godzin (26 grudnia).
Zarówno wigilia, jak i sylwester przypadają w tym roku w soboty, a więc będą wolne od pracy dla większości pracowników. Jednak z formalnego punktu widzenia są to dni, które nie mają charakteru świątecznego, a więc nie wpływają na wymiar czasu pracy przypadający do przepracowania w grudniu i mogą być dniami roboczymi dla pracowników w ich harmonogramach czasu pracy, za które nie będzie się należała jakaś specjalna rekompensata.
W przypadku zatrudnienia w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym listopad i grudzień 2016 r. oraz styczeń 2017 r. wymiar wynosi natomiast 496 godzin, co wynika z następującego wyliczenia:
13 tygodni po 40 godzin + 1 dzień wystający poza pełne tygodnie x 8 godzin (31 stycznia 2017 r.) – 4 święta po 8 godzin.
W obliczeniu tym nie są brane pod uwagę dwa święta – 25 grudnia oraz 1 stycznia, gdyż obydwa przypadają w niedziele i nie powodują w związku z tym obniżenia wymiaru czasu pracy. W przypadku pracy w takim okresie rozliczeniowym tygodnie pracownicze przypadają od wtorku do poniedziałku przez cały okres trzech miesięcy, gdyż ich początek wyznaczył dzień 1 listopada, czyli pierwszy dzień okresu rozliczeniowego. W tak ustalonych tygodniach powinny być weryfikowane 35-godzinne odpoczynki tygodniowe.
Sposób zaplanowania grafiku
W harmonogramie czasu pracy na grudzień zaplanowano 10 dni po 8 godzin pracy, 10 dni po 12 godzin pracy oraz 1 dzień trwający 4 godziny i 1 dzień trwający 6 godzin. W sumie więc zaplanowano pracownikowi aż 210 godzin pracy i 23 dni robocze. Pracownik rozpoczyna zawsze pracę o godzinie 8.00 i ma w każdej dobie zapewniony 11-godzinny odpoczynek. W każdym tygodniu liczonym od wtorku do poniedziałku pracownik ma zapewnione dwa dni wolne od pracy, co gwarantuje mu także skorzystanie z odpoczynków tygodniowych. Grafik na grudzień jest więc prawidłowy, choć brakuje w nim dwóch dni wolnych od pracy wynikających z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, ale te, ze względu na 3-miesięczny okres rozliczeniowy, mogą zostać zaplanowane w grafiku na styczeń 2017 r.
W sumie w listopadzie i grudniu 2016 r. pracownik miał w harmonogramach czasu pracy zaplanowane 400 godzin, co jest działaniem prawidłowym, gdyż w przypadku 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego możliwe jest zastosowanie nierównomiernego rozkładu czasu pracy. W takim przypadku nie wiążą nas bowiem wymiary dla poszczególnych miesięcy, a tylko ogólny wymiar czasu pracy ustalony dla całego okresu rozliczeniowego. Działanie takie wpłynie jednak w sposób znaczący na planowanie czasu pracy w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego. W styczniu 2017 r. możliwe będzie zaplanowanie jedynie 96 godzin, aby dopełnić wymiar dla okresu rozliczeniowego wynoszącego 496 godzin. Zaplanowanie pracy w tym miesiącu w wyższym wymiarze byłoby niezgodne z prawem i stanowiłoby planowanie godzin nadliczbowych, co oznaczałoby z kolei wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Dodatkowe godziny
W grudniu pracownik przepracuje 230 godzin, gdyż pracuje dodatkowo po jednej godzinie nadliczbowej w dniach, w których w harmonogramie czasu pracy ma zaplanowane po 12 godzin, wykonując realnie pracę w te dni po 13 godzin, co oznacza 10 nadgodzin. Takie działanie pracodawcy nie narusza prawa, gdyż praca kończy się o 21.00 wieczorem, a rozpoczyna zawsze kolejnego dnia o godzinie 8.00, co gwarantuje pracownikowi 11-godzinny odpoczynek w każdej dobie. Ponadto zatrudniony pracuje dłużej przez trzy dni, w których plan przewiduje po 8 godzin, z czego dwa razy dodatkowa praca trwa po 4 godziny, a raz 2 godziny, co oznacza także 10 nadgodzin.
Wszystkie nadgodziny wypracowane przez pracownika mają charakter nadgodzin dobowych, gdyż przekraczają albo 8-godzinną normę czasu pracy, albo wynikający z harmonogramu czasu pracy pracownika 12-godzinny przedłużony dobowy wymiar czasu pracy. Wszystkie godziny dodatkowej pracy przypadają do godziny 21.00, a więc w porze dziennej, co oznacza z kolei prawo do 50-proc. dodatku do wynagrodzenia za nadgodziny.
Sposób ustalenia wynagrodzenia
Zgodnie z podstawową zasadą płacową wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, co w przypadku stawki godzinowej wynagrodzenia stosowanej przez pracodawcę oznacza, że w każdym miesiącu wypłaca on wynagrodzenie w kwocie stanowiącej iloczyn przyjętej stawki i liczby przepracowanych godzin. Powyższa reguła w przypadku stosowania nierównomiernego rozkładu czasu pracy oznacza także duże wahania wynagrodzenia pracownika w skali okresu rozliczeniowego.
W przypadku stawki godzinowej wynagrodzenia taka stawka jest podstawą naliczania zarówno normalnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, jak i dodatku do wynagrodzenia w wysokości 100 proc., a więc połowę powyższej stawki będzie wynosił 50-proc. dodatek za nadgodziny.
W styczniu 2017 r.
Zaplanowanie 400 godzin pracy w dwóch miesiącach okresu rozliczeniowego oznacza, że zgodnie z prawem na styczeń 2017 r. pracodawca może takiemu pracownikowi zaplanować już tylko 96 godzin, aby dopełnić czas pracy do wymiaru obowiązującego w skali trzech miesięcy okresu rozliczeniowego. Działanie takie nie miałoby wpływu na płace, gdyby firma stosowała miesięczne stawki wynagrodzenia – wtedy taka stawka zostałaby wypłacona w każdym z trzech miesięcy okresu rozliczeniowego. Przy stawkach godzinowych wypłacane wynagrodzenie jest zawsze pochodną liczby przepracowanych godzin, ale obowiązuje zasada gwarancji minimalnego wynagrodzenia za pracę, które od stycznia 2017 r. będzie wynosiło 2000 zł. Biorąc pod uwagę liczbę pozostałych do zaplanowania godzin (96) i stawkę godzinową pracownika (15 zł) w styczniu z wypracowanych godzin zarobi on jedynie 1440 zł, co będzie oznaczało konieczność wyrównania wynagrodzenia do kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, gdyż ze względu na rozkład czasu pracy pracownik nie mógł zarobić ustawowego minimum. Zgodnie z ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, pracownikom wynagradzanym na podstawie stawek godzinowych wyrównanie wypłaca się za każdą godzinę pracy. Wyrównanie stanowi zaś różnicę między wysokością wynagrodzenia godzinowego wynikającą z podzielenia wysokości minimalnego wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadającą do przepracowania przez pracownika w danym miesiącu w ramach pełnego wymiaru czasu pracy, a wysokością wynagrodzenia pracownika w danym miesiącu, przeliczoną na godzinę pracy. Zatem w naszym przypadku 2000 zł wynagrodzenia należy podzielić przez 96 godzin czasu pracy przypadającego do zaplanowania w styczniu 2017 r., co daje 20,83 zł za godzinę. Od tej kwoty należy odjąć wypłacone 15 zł, co daje 5,83 zł. Ta kwota pomnożona przez 96 godzin daje wyrównanie w kwocie 559,68 zł.
Pomijając kwestię konieczności wyrównania wynagrodzenia w styczniu 2017 r. do kwoty minimalnego wynagrodzenia, należy jeszcze zauważyć, że gdyby pracodawca musiał polecić pracownikowi pracę w wymiarze większym niż 96 godzin, to większość z niej będzie stanowiła nadgodziny średniotygodniowe wynagradzane 100-proc. dodatkiem. Powyższe może z kolei oznaczać, że bardziej opłacalnym działaniem byłoby w praktyce zaplanowanie w harmonogramach w listopadzie i grudniu 2016 r. mniejszej liczby godzin i polecanie nadgodzin dobowych, które byłyby rozliczone dodatkiem do wynagrodzenia w wysokości 50 proc., co oznaczałoby oszczędności płacowe dla firmy.
ⒸⓅ
Grafik pracy w grudniu 2016 roku ⒸⓅ
Data 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Dzień Czw Pt Sob Nd Pon Wt Śr Czw Pt Sob
Plan 8.00–16.00 8.00–16.00 W5 WN 8.00–16.00 8.00–16.00 8.00–16.00 8.00–16.00 8.00–16.00 W5
Wyk. 8.00–16.00 8.00–16.00 W5 WN 8.00–16.00 8.00–16.00 8.00–16.00 8.00–16.00 8.00–20.00 W5
Data 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Dzień Nd Pon Wt Śr Czw Pt Sob Nd Pon Wt
Plan WN 8.00–20.00 8.00–20.00 8.00–20.00 8.00–20.00 8.00–20.00 W5 WN 8.00–20.00 8.00–20.00
Wyk. WN 8.00–21.00 8.00–21.00 8.00–21.00 8.00–21.00 8.00–21.00 W5 WN 8.00–21.00 8.00–21.00
Data 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Dzień Śr Czw Pt Sob Nd Pon Wt Śr Czw Pt Sob
Plan 8.00–20.00 8.00–20.00 8.00–20.00 8.00–12.00 W Ś W Ś 8.00–16.00 8.00–16.00 8.00–16.00 8.00–20.00 8.00–14.00
Wyk. 8.00–21.00 8.00–21.00 8.00–21.00 8.00–12.00 W Ś W Ś 8.00–16.00 8.00–18.00 8.00–20.00 8.00–20.00 8.00–14.00
Legenda:
WN – niedziela wolna od pracy
W5 – dzień wolny wynikający z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy
WŚ – święto
Wyliczenia ⒸⓅ
Wynagrodzenie Zasady Rachunki
Wynagrodzenie podstawowe Krok 1. Obliczamy kwotę wynagrodzenia za czas zaplanowany 210 godzin x 15 zł = 3150 zł
Wynagrodzenie za nadgodziny Krok 2. Ustalamy wartość normalnego wynagrodzenia za nadgodziny Krok 3. Ustalamy podstawę wymiaru dodatków za nadgodziny Krok 4. Obliczamy dodatek 50 proc. 20 godzin x 15 zł = 300 zł 15 zł x 50 proc. = 7,5 zł 20 godzin x 7,50 zł = 150 zł
Ogółem do wypłaty Wynagrodzenie podstawowe + normalne wynagrodzenie za nadgodziny + dodatek 50 proc. 3150 zł + 300 zł + 150 zł = 3600 zł
Podstawa prawna
Art. 80, art. 130, art. 151 par. 1, art. 1511 par. 1, art. 281 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666).
Art. 7 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2008 ze zm.).
Rozporządzenie Rady Ministrów z 9 września 2016 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2017 r. (Dz.U. z 2016 r. poz. 1456).