W ankiecie Global Payroll Management Survey (dotyczącej zarządzania globalną obsługą płacową), której wyniki opublikowano 4 października 2016 r., przebadano 165 międzynarodowych przedsiębiorstw w celu ustalenia, w jaki sposób są one przygotowane do zarządzania globalną obsługą płacową i jakie procedury są stosowane, aby ułatwić przepływ poufnych danych ponad granicami.

Ankieta, przeprowadzona na zlecenie TMF Group – światowego dostawcy usług biznesowych prowadzącego działalność w ponad 80 krajach – i opracowana przez Bloomberg BNA, była skierowana do odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji członków kadry kierowniczej wyższego szczebla z przedsiębiorstw zróżnicowanych pod względem wielkości – od działających na zaledwie dwóch rynkach po obecne na ponad sześciu.

Zabezpieczenie danych

Prawie połowa respondentów (49%) przyznała, że do przesyłania wiadomości związanych z danymi płacowymi nadal wykorzystuje pocztę elektroniczną, a więc kanał komunikacji niezbyt pewny pod względem zabezpieczeń. Liczba ta wzrasta do prawie dwóch trzecich (61%) w przypadku przedsiębiorstw działających w sześciu lub więcej krajach.

• 61% badanych potwierdza, że nadal przekazuje poufne dane pracowników pocztą elektroniczną
• 1 na 4 nie modyfikuje również swoich procedur bezpieczeństwa komunikacji transgranicznej

Ponadto, mimo postępów we wdrażaniu bezpieczniejszych sposobów przesyłania danych, prawie jedna czwarta respondentów (23%) odpowiedziała, że nie modyfikuje swoich procedur komunikacji transgranicznej na potrzeby bezpieczeństwa.

Zachowanie równowagi między potrzebami globalnymi a lokalnymi

Pytania dotyczyły również kwestii utrzymania globalnej spójności sprawozdawczości w zakresie obsługi płacowej i zarządzania tą obsługą przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa i zgodności z lokalnymi wymogami.

Respondentów poproszono o ocenę stopnia trudności kilku kluczowych czynności związanych z obsługą płacową przy użyciu skali od „łatwe” do „trudne”. Jako największe wyzwanie (nieco trudne / bardzo trudne) oceniono pięć obszarów:

1. Współpraca z wieloma dostawcami usług płacowych w różnych lokalizacjach.
2. Zapewnienie, by czynności związane z obsługą płacową były zgodne z lokalnymi przepisami i ustawami.
3. Przygotowywanie sprawozdań zarządczych w oparciu o odmienne, nieporównywalne dane płacowe z różnych krajów.
4. Nadawanie uprawnień do realizacji zadań w ramach obsługi płacowej i jej kontrola.
5. Stosowanie się do wielu różnych procedur zatwierdzania listy płac.

Komentując wyniki ankiety, Darell Beal, Dyrektor Portfela Usług Płacowych w TMF Group, powiedział: „Z badania jasno wynika, że im większa liczba krajów, w którym przedsiębiorstwo prowadzi działalność, tym trudniej koordynować obsługę płacową i utrzymać spójne, globalne podejście. Najbardziej zaskakujące jest to, jak wiele dużych korporacji nadal przekazuje dane płacowe w niezabezpieczonych e-mailach, narażając się w ten sposób na ryzyko.” Darell Beal stwierdził też: „Zachowanie równowagi między prowadzeniem scentralizowanej, globalnej sprawozdawczości a spełnianiem wymogów lokalnych może okazać się trudnym wyzwaniem dla firmy.

Do tego dochodzą także komplikacje wynikające ze współpracy z wieloma dostawcami usług płacowych, z koniecznością posługiwania się wieloma językami oraz różnymi walutami. W tej sytuacji łatwo zrozumieć, dlaczego ponad połowa (56%) ankietowanych przedsiębiorstw zamierza wprowadzić takie technologiczne rozwiązania, które w przyszłości umożliwią bezpieczne przekazywanie pracownikom odcinków wypłat lub informacji dotyczących płac.”

Niezależnie od obowiązujących w Polsce restrykcji prawnych dotyczących przetwarzania danych osobowych wiele firm zwraca szczególną uwagę na kwestię bezpieczeństwa informacji. Jak mówi Mikołaj Pluciński, Country Director w TMF Poland: „Podpisując umowę na świadczenie usług płacowych klienci oczekują zagwarantowania międzynarodowych standardów zarządzania bezpieczeństwem danych, takich jak np. certyfikat ISO, z drugiej strony poszukują także skutecznych rozwiązań technologicznych, które usprawnią sprawozdawczość, przepływ danych, będąc jednocześnie w zgodzie z przepisami prawnymi w zakresie ochrony danych”.