Od 2018 r. możliwe będzie prowadzenie e-dokumentacji pracowniczej, w tym m.in. przyjmowanie e-umów o pracę potwierdzonych jedynie kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, jak również digitalizacja już istniejących papierowych dokumentów.
Pracodawcy będą mogli prowadzić elektroniczną teczkę pracownika, do której będzie trafiała np. e-ewidencja czasu pracy. Taką możliwość przewiduje projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, którego założenia trafiły w zeszłym tygodniu do konsultacji.
Projekt założeń wskazuje także, że minister pracy będzie zobowiązany do przygotowania rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców e-dokumentacji, określającej strukturę elektronicznych akt osobowych. Konieczne będzie opracowanie takiego oprogramowania do prowadzenia akt osobowych pracownika, aby możliwe było przekazywanie danych zarówno do podmiotów przechowujących akta pracownicze, jak i do Archiwów Państwowych. Zakłada się, że system powinien współpracować z programem e-Płatnik w przypadkach, gdy przepisy przewidują konieczność przekazania ich do ZUS.
Reklama
W przypadku prowadzenia akt w postaci tradycyjnej papierowej – dotychczasowe zasady przechowywania nie ulegają zmianom. Propozycja przewiduje również możliwość prowadzenia akt w modelu mieszanym.
Dokument skierowany do konsultacji społecznych zakłada także skrócenie z 50 do 10 lat obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Ten czas ma zagwarantować możliwość korzystania ze zgromadzonych dokumentów jako dowodów w razie ewentualnego sporu sądowego. Natomiast pracodawca po zakończeniu stosunku pracy wyda pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które będzie zawierało dane niezbędne dla ZUS do przyznania świadczenia oraz zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy. Dane te pracodawca przekaże także do zakładu ubezpieczeń. Obecnie 50-letni okres przechowywania akt osobowych i dokumentacji pracowniczej wynika z konieczności udowodnienia lat zatrudnienia i wysokości osiąganych zarobków w momencie ubiegania się o przyznanie świadczenia. Jednak – jak zakłada resort pracy – lepsze wykorzystanie informacji przekazywanych cyklicznie przez pracodawcę do ZUS spowoduje, że nie będzie już takiej potrzeby.