Subskrybuj nas na Youtube
Pracodawca prowadzi biuro księgowe świadczące usługi na zasadach outsourcingu na rzecz zagranicznych przedsiębiorstw. W tym celu zatrudnił księgowe w podstawowym czasie pracy w miesięcznych okresach rozliczeniowych oraz podzielił je na dwie grupy, które co tydzień zamieniają się godziną rozpoczynania pracy.
Pierwsza grupa wykonuje zadania od 8.00 do 16.00, druga świadczy pracę w godzinach 10.00-18.00. Dzięki temu pracodawca zapewnił ciągłość pracy zakładu przez 10 godzin na dobę. Jest to wymagane przez klientów oczekujących możliwości rozwiązywania spraw księgowo-podatkowych na bieżąco i konsultowania problemów z kompetentnym personelem.
Załóżmy, że w związku z takim charakterem wykonywanych zadań pracodawca zaplanował księgowym w listopadzie tego roku 21 dni pracy, w tym również w Narodowe Święto Niepodległości 11 listopada, które u kontrahentów jest zwykłym dniem pracy. Jednocześnie zapomniał on o konieczności wyznaczenia innego dnia wolnego. Jak wpłynie to na rozliczenie czasu pracy, jeśli pracodawca polecił jednocześnie księgowej dodatkowe zadania w niedzielę 1 listopada, w wymiarze 9 godzin? Jak zrekompensować pracę, skoro w niedzielę tę przypadało wolne od pracy święto? Czy działanie pracodawcy polegające na planowaniu pracy w święta i polecaniu jej w niedzielę, na którą również przypada święto, było dopuszczalne z uwagi na stosowaną zmianowość pracy? Czy uzasadnia to fakt świadczenia na rzecz kontrahentów zagranicznych usług drogą elektroniczną? Jak obliczyć wynagrodzenie księgowej, jeśli oprócz pensji zasadniczej w wysokości 4,5 tys. zł otrzymuje ona miesięczne premie wynikowe, przy czym za listopad w wysokości 8 tys. zł?
ODPOWIEDŹ
Planując pracę w listopadzie 2015 r., pracodawca popełnił błąd, gdyż nie uwzględnił tego, że święto 11 listopada obniża wymiar czasu pracy przypadający do przepracowania w skali okresu rozliczeniowego. Jednocześnie zwiększa ono pulę dni wolnych, z których pracownica musi skorzystać w skali tego okresu. W efekcie niezaplanowania innego dnia wolnego za pracę 11 listopada dojdzie nie tylko do nadgodzin, lecz także do naruszenia zasady wynikającej z art. 147 kodeksu pracy (k.p.). Zgodnie tym przepisem w rozkładach obejmujących pracę w niedziele i święta pracownicy muszą mieć w skali okresu rozliczeniowego zapewnioną łączną liczbę dni wolnych odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu, występujących w tym okresie. Zaplanowanie 21 dni pracy w listopadzie stanowi więc naruszenie przepisów o czasie pracy i grozi grzywną w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (art. 281 pkt 5 k.p.).
Uwaga! W przedstawionym rozkładzie księgowe nie mają zapewnionych odpoczynków tygodniowych, ale jest to przypadłość wszystkich zakładów stosujących podstawowy czas pracy i jej rozkład od poniedziałku do piątku w okresach rozliczeniowych, które zaczynają się od niedzieli. Dzień wolny na początku i na końcu tygodnia nie gwarantuje bowiem 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, ale problem ten występuje w większości urzędów i samej PIP.
Układając rozkład czasu pracy, nie można zapominać o zasadach obliczania wymiaru czasu pracy dla przyjętego okresu rozliczeniowego. Odnosząc je do listopada 2015 r., pierwszym działaniem powinno być pomnożenie 4 pełnych tygodni przez 40 godzin, następnie dodatnie do uzyskanej puli (160 godzin) 8 godzin w poniedziałek 30 listopada wystający poza pełne tygodnie i odjęcie 8 godzin za Święto Niepodległości, przypadające w środę 11 listopada, które obniża wymiar czasu pracy w skali okresu rozliczeniowego. Na marginesie należy zauważyć, że bez wpływu na wymiar czasu pracy pozostaje święto 1 listopada (Wszystkich Świętych), gdyż przypada w niedzielę, co nie skutkuje obniżeniem nominalnego czasu pracy.
Planowanie na dni świąteczne
Ustawodawca przewidział zamknięty katalog przypadków, w których pracodawca ma możliwość zaplanowania lub polecenia podwładnemu niedzielnej i świątecznej pracy. Taka możliwość występuje m.in. w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej służącej ochronie życia, zdrowia ludzkiego, ochronie mienia, środowiska lub usuwaniu skutków awarii. Podobnie w przypadku pracy w ruchu ciągłym czy np. pracy zmianowej. Odnosząc ten ostatni przypadek do definicji zmianowości, dojdziemy do wniosku, że zmiana pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników następująca po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni na podstawie ustalonego rozkładu uzasadnia planowanie i polecanie podwładnym pracy również w niedziele i święta. W myśl art. 128 par. 2 pkt 1 k.p. rozkład przewidujący przejście przy okazji odpoczynku tygodniowego z pierwszej zmiany (8.00-16.00) na drugą zmianę (10.00-18.00) lub na odwrót mieści się w krajowej definicji zmianowości, więc PIP nie ma prawa kwestionować możliwości polecania i planowania pracy w niedziele i święta przez takiego pracodawcę.
Problem w tym, że inną definicję zmianowości wprowadzają przepisy europejskie, a dokładniej art. 2 pkt 5 dyrektywy 2003/88/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 4 listopada 2003 r. dotyczącej niektórych aspektów organizacji czasu pracy (Dz.Urz. UE z 2003 r. L 299, s. 9). W myśl wskazanego przepisu praca zmianowa oznacza każdą formę organizacji pracy w systemie zmianowym, przewidującą zmienianie się przez pracowników na tych samych stanowiskach pracy w ramach ustalonego rozkładu łącznie z następowaniem po sobie, co może mieć charakter nieprzerwany lub przerywany i wymusza konieczność wykonywania pracy o różnych porach w ciągu określonych dni lub tygodni. Takie rozumienie zmianowości poparła Komisja Prawna Głównego Inspektora Pracy w stanowisku z 13 sierpnia 2009 r. w sprawie pojęcia systemu pracy zmianowej (KP GIP 2009/08/13-1). Uznała w nim, że pojęcie to należy interpretować w związku z art. 2 pkt 5 przywołanej dyrektywy. W efekcie za charakterystyczną cechę pracy zmianowej uznano zmianę pracowników na tych samych stanowiskach, wykluczając tym samym z definicji zmianowości przypadki, w których zmiany nachodzą na siebie. Tym samym rozkład pracy obowiązujący w firmie, przewidujący 2 godziny różnicy w rozpoczynaniu pracy przez każdą ze zmian, a co za tym idzie – 6 godzin jednoczesnego wykonywania pracy przez pracowników obu zmian, nie może być uznany za pracę zmianową w ścisłym jej rozumieniu, więc jego stosowanie nie uzasadnia planowania ani polecania pracy w niedziele i święta.
Uwaga! Pracodawca świadczy usługi na rzecz zagranicznych kontrahentów, co w większości przypadków odbywa się drogą elektroniczną i przy użyciu urządzeń telekomunikacyjnych. Większość dokumentów jest przesyłanych faksem lub e-mailem, podobnie przeważająca część briefingów i ustaleń odbywa się telefonicznie lub w drodze telekonferencji. Jeśli w państwach, w których te usługi są odbierane, 11 listopada oraz niedziele są normalnymi dniami pracy, pracodawca ma prawo planować i polecać zadania księgowym również w niedziele i pracujące dla kontrahentów święta. Nie zwalnia go to jednak z obowiązku przestrzegania ustalonego wymiaru czasu pracy i planowania wymaganej liczby dni wolnych od pracy.
Polecenie pracy w niedzielę
Te same zasady znajdą zastosowanie przy rozstrzyganiu o możliwości polecenia księgowej zadań w niedzielę 1 listopada. Ryzykowne może się okazać uzasadnienie tego polecenia niepełną zmianowością stosowaną w zakładzie pracy, więc aby zabezpieczyć swój interes, pracodawca powinien wykazać, że dla kontrahentów odbierających te usługi niedziele są zwykłymi dniami pracy (art. 15110 pkt 11 lit. a k.p.). W takich okolicznościach samo wezwanie księgowej do pracy w dniu wolnym nie stanowi wykroczenia. Pozostanie jedynie problem właściwej rekompensaty powstałych nadgodzin i rozstrzygnięcie, czy zastosowanie znajdą tu przepisy dotyczące rekompensaty pracy w niedzielę czy święto.
Warto pamiętać, że 1 listopada to zarazem niedziela, jak i ustawowo wolne od pracy święto, a ustawodawca różnicuje zasady rekompensaty pracy w ramach takich dni wolnych w zakresie terminu wykorzystania innego dnia wolnego. W przypadku niedzieli powinno to nastąpić w ciągu 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, a dopiero jeśli nie jest to możliwe – do końca okresu rozliczeniowego. Przy rekompensacie świąt ustawodawca pominął ten pierwszy element, stanowiąc, że dzień wolny musi być udzielony przed końcem okresu rozliczeniowego, w którym doszło do świątecznej pracy. W zakresie finansowej rekompensaty do niedziel i świąt stosujemy te same zasady, gdyż w braku możliwości udzielenia dnia wolnego za każdą godzinę takiej pracy podwładny ma prawo do 100 proc. dodatku do normalnego wynagrodzenia.
Uwaga! Jeśli święto przypada w niedzielę, do jego rekompensaty należy stosować zasady dotyczące pracy w niedzielę, więc dzień wolny powinien być udzielony w ciągu 6 dni kalendarzowych występujących przed lub bezpośrednio po pracującej niedzieli, a tylko jeśli to niemożliwe - do końca okresu rozliczeniowego. Brak możliwości jego oddania powoduje, że za każdą z 9 godzin takiej pracy księgowa ma prawo do normalnego wynagrodzenia uzupełnionego o 100-proc. dodatek.
Pracodawca nie zrekompensował niedzielnej pracy udzieleniem dnia wolnego w okresie 6 najbliższych dni czy do końca okresu rozliczeniowego, więc podobnie jak zaplanowanie pracy 11 listopada, wobec niewyznaczenia innego dnia wolnego, doprowadzi to do powstania nadgodzin. Co równie istotne, wszystkie przekroczenia, do których dochodzi w niedzielę lub święto, wymagają rekompensaty 100-proc. dodatkiem. W efekcie traci na znaczeniu to, czy konkretna nadgodzina narusza normę dobową czasu pracy, czy stanowi przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej, gdyż jeśli przypada w niedzielę lub święto, zawsze przysługuje za nią 100-proc. dodatek do normalnego wynagrodzenia. Oba składniki płacy za nadgodziny należy ustalać z tej samej podstawy, którą jest normalne wynagrodzenie księgowej. Poza nim otrzymuje ona jedynie zmienne premie, które nie będą uwzględnione w normalnym wynagrodzeniu za nadgodziny, gdyż nie mają stałego charakteru. Tym bardziej nie przyjmiemy ich do ustalania podstawy dodatków, którą jest wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania pracownicy, czyli również jej płaca zasadnicza. Dzielnikiem pozwalającym na ustalenie stawki godzinowej normalnego wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny będzie zaś wymiar przypadający do przepracowania w listopadzie 2015 r.
Suma do wypłaty
| Wynagrodzenie | Zasady | Rachunki |
| Wynagrodzenie za nadgodziny | Krok 1. Obliczamy stawkę normalnego wynagrodzenia za nadgodzinyKrok 2. Ustalamy wartość normalnego wynagrodzenia za nadgodziny | 4500 zł : 160 godz. (wymiar) = 28,13 zł17 godz. x 28,13 zł = 478,21 zł |
| Dodatki za nadgodziny | Krok 3. Obliczamy stawkę dodatku za nadgodzinyKrok 4. Ustalamy wartość dodatku 100 proc. do normalnego wynagrodzenia | 4500 zł : 160 godz. (wymiar) = 28,13 zł17 godz. x 28,13 zł = 478,21 zł |
| Ogółem do wypłaty | Wynagrodzenie zasadnicze + zmienna premia wynikowa + normalne wynagrodzenie za nadgodziny + dodatek 100 proc. | 4500 zł + 8000 zł + 478,21 zł + 478,21 zł = 13 456,42 zł |
| Grafik pracy w listopadzie 2015 roku | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Data | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 |
| Dzień | Nd | Pon | Wt | Śro | Czw | Pt | Sob | Nd | Pon | Wt | Śro | Czw | Pt | Sob | Nd | Pon | Wt | Śro | Czw | Pt | Sob | Nd | Pon | Wt | Śro | Czw | Pt | Sob | Nd | Pon |
| Plan | W N | 8–16 | 8–16 | 8–16 | 8–16 | 8–16 | W 5 | W N | 10–18 | 10–18 | 10–18 | 10–18 | 10–18 | W 5 | W N | 8–16 | 8–16 | 8–16 | 8–16 | 8–16 | W 5 | W N | 10–18 | 10–18 | 10–18 | 10–18 | 10–18 | W 5 | W N | 8–16 |
| Wykon. | 8–17 | 8–16 | 8–16 | 8–16 | 8–16 | 8–16 | W 5 | W N | 10–18 | 10–18 | 10–18 | 10–18 | 10–18 | W 5 | W N | 8–16 | 8–16 | 8–16 | 8–16 | 8–16 | W 5 | W N | 10–18 | 10–18 | 10–18 | 10–18 | 10–18 | W 5 | W N | 8–16 |
Legenda: WN – niedziela wolna od pracy; W5 – dzień wolny wynikający z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy
Podstawa prawna
Art. 128 par. 2 pkt 1, art. 130, art. 133 par. 1, art. 147, art. 1511 par. 1 pkt 1, art. 1519 par. 2, art. 15110, art. 15111, art. 281 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).
