Choć politycy od lat karmią nas wizją Polski jawiącej się jako zielona wyspa ze wzrostem gospodarczym i spadkiem poziomu bezrobocia, to tzw. redukcja zatrudnienia nadal stanowi element naszej codzienności. Jedną z konsekwencji zwolnienia pracownika jest konieczność wydania mu świadectwa pracy. Dlatego dzisiaj w naszym Poradniku powiemy nie tylko to, czym jest świadectwo pracy ale również to, o czym zawsze musi pamiętać każdy pracodawca.
Uwaga! Jeśli chcesz poprawnie wypełnić świadectwo pracy, przejdź do formularza - Świadectwo pracy - pobierz formularz

Podstawa prawna wydania świadectwa pracy

Zagadnienie wydania świadectwa pracy reguluje Kodeks pracy oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu jego wydawania i prostowania.

Wydanie świadectwa pracy obowiązkiem pracodawcy

Konieczność wydania świadectwa pracy powstaje na skutek ustania stosunku pracy, a obowiązek pracodawcy ma charakter podstawowy i bezwzględny (zob. R. Terlecki, N. Szok, Prawo pracy w praktyce, Warszawa 2015, s. 187). Co ważne, wykonanie przez pracodawcę powyższego obowiązku musi nastąpić niezwłocznie i nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Pracodawco pamiętaj! W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy. Wydanie świadectwa pracy musi nastąpić niezwłocznie i nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Odpowiedzialność pracodawcy za niedopełnienie obowiązku wydania świadectwa pracy i roszczenia pracownika z tym związane

Przepisy Kodeksu pracy regulują odpowiedzialność pracodawcy za szkodę z tytułu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy, która polega na pozostawaniu pracownika bez pracy. Jeżeli pracodawca zaniechał obowiązku, pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie, o którym mowa wyżej, przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Pracownik będzie mógł skutecznie dochodzić powyższego odszkodowania pod warunkiem, że niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku wydania świadectwa pracy było przyczyną nieuzyskania przez niego innego zatrudnienia (zob. R. Terlecki, N. Szok, Prawo pracy w praktyce, Warszawa 2015, s. 191). Z kolei naprawienia innych - niż utrata zarobków - wynikłych z niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy szkód, pracownik powinien dochodzić na gruncie przepisów prawa cywilnego, tj. art. 471 i następne KC. W świetle art. 471 i art. 472 KC odpowiedzialność odszkodowawcza pracodawcy oparta jest na zasadzie winy, a jej przesłankami są obiektywna bezprawność działania lub zaniechania dłużnika (pracodawcy), polegająca na wspomnianym niewykonaniu lub nienależytym wykonaniu zobowiązania (wydania świadectwa pracy), wina sprawcy oraz pozostająca w związku z opisanym zachowaniem strony szkoda wierzyciela (pracownika)- Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 maja 2011 r., sygn. akt I PK 203/10.

Pracodawco pamiętaj! Niedopełnienie przez pracodawcę powyższego obowiązku rodzi po jego stronie odpowiedzialność odszkodowawczą.

Wydanie świadectwa pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Wydanie świadectwa pracy pracownikowi pozostającemu w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy

Jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów. Obowiązek wydania świadectwa pracy powstaje dopiero po ustaniu ostatniej z tych umów, zawartej nie później niż z upływem 24 miesięcy, licząc od dnia zawarcia pierwszej umowy terminowej. Jeżeli jednak rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę nawiązanej przed upływem 24 miesięcy przypada po upływie tego terminu, świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy o pracę.

Kodeks pracy przyznaje pracownikowi również prawo żądania wydania świadectwa pracy. Pracownik, pozostający w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy może w każdym czasie żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej umowy o pracę wymienionej wyżej lub świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania wydania świadectwa pracy. Pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika.

Pracodawco pamiętaj! Od 22 lutego 2016 roku zacznie obowiązywać nowelizacja Kodeksu pracy, w świetlej której jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę zawartej na okres próbny, lub umowy o pracę zawartej na czas określony, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, począwszy od dnia zawarcia pierwszej z tych umów.

Treść świadectwa pracy

W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące:

• okresu i rodzaju wykonywanej pracy,
• zajmowanych stanowisk,
• trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
• inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.


Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Szczegółową treść świadectwa pracy określa natomiast rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania.

Świadectwo pracy [ wzór dokumentu ]

I tak też w świadectwie pracy, oprócz informacji określonych wyżej, zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, dotyczące:

• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
• urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,
• należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych,
• okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• wykorzystanego urlopu wychowawczego,
• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy,
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36(1) § 1 Kodeksu pracy,
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
• danych, które są zamieszczane na żądanie pracownika.












Pracodawco pamiętaj! Niewydanie świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zdefiniowanym w art. 282 § 1 pkt 3 KP i zagrożonym karą grzywny od 1 000 do 30 000 złotych.

Podstawa prawna:
Art. 97, art. 99 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U.2014.1502)
§1, § 1a rozporządzenia Ministra pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U.1996.60.282)

Natalia Szok, aplikant radcowski, redaktor SerwisPrawa.pl