Po roku nienagannej pracy uważana jest za niebyłą, a odpis jej usuwamy z akt osobowych pracownika. Niestety, z pozoru prosta regulacja może wywoływać trudności w jej prawidłowym stosowaniu.
Uznanie kary porządkowej za niebyłą, zwane popularnie zatarciem kary, uzależnione jest od przesłanki, jaką jest nienaganne świadczenie pracy przez rok. Niestety przepis regulujący zatarcie kary nie wskazuje, czym jest praca nienaganna. Tymczasem właściwe ustalenie tego jest niezbędne z punktu widzenia rocznego okresu próby, jaki musi przejść pracownik, jeżeli chce, aby jego przewinienia porządkowe zostały puszczone w niepamięć – przynajmniej w ramach prowadzonej dokumentacji.
Reklama
Wątpliwość 1 Nienagannie, czyli jak...

Reklama
Uwzględniając brzmienie omawianego ustawowego zwrotu, można różnie go interpretować – nie zawsze do końca prawidłowo.
Po pierwsze, praca nienaganna może być utożsamiana ze sposobem wykonywania pracy, w ramach której pracownik realizuje bezkolizyjnie swoje obowiązki pracownicze – świadczy pracę w sposób sumienny i staranny, stosując się do poleceń przełożonych, jeżeli są legalne. Pracownik będzie zatem pracował nienagannie, jeżeli będzie realizował podstawowe obowiązki pracownicze wynikające z art. 100 kodeksu pracy (dalej: k.p.).
Po drugie, praca nienaganna może być rozumiana w praktyce (uwzględniając dosłowne brzmienie ustawowego zwrotu) jako jakość pracy, która nie uzasadniała nałożenia na pracownika kary porządkowej w formie nagany (niezależnie od tego, czy kara została w praktyce nałożona).
Po trzecie, pod pojęciem nienagannej pracy można rozumieć sytuację, w której pracownik nie został ukarany karą porządkową.
Najbardziej rozpowszechnione i akceptowane ujęcie pracy nienagannej odnosi się do braku nałożenia na pracownika kolejnej kary porządkowej. Zatem za pracę nienaganną należy uznać roczny okres świadczenia pracy, podczas którego pracownik nie został ponownie ukarany.
Wątpliwość 2 Rok, ale od kiedy
Nienaganna praca powinna trwać rok. Przepis nie wskazuje jednak, jak ustalić początek biegu rocznego terminu. Powstaje zatem pytanie – czy początek terminu wyznaczony jest przez dzień popełnienia przewinienia porządkowego, czy może jest nim dzień pisemnego poinformowania pracownika o nałożonej na niego karze.
Przyjmuje się, że rok nienagannej pracy to okres 12 miesięcy od dnia nałożenia na pracownika kary, rozumiany w praktyce jako ten, w którym pracodawca pisemnie poinformował go o nałożonej karze. W praktyce oznacza to, że często od dnia popełnienia przewinienia do momentu usunięcia kary z akt osobowych może upłynąć okres znacznie dłuższy niż rok – może być to efektem np. usprawiedliwionej nieobecności pracownika z powodu choroby, co powoduje niemożność wysłuchania go przed nałożeniem kary.
Wątpliwość 3 Czy trzeba usunąć całą dokumentację
Zatarciu kary powinno towarzyszyć usunięcie odpisu zawiadomienia o ukaraniu z akt osobowych pracownika. Biorąc pod uwagę dosłowne brzmienie art. 113 par. 1 k.p., można by bez zastanowienia uznać, że wystarczające jest usunięcie samego zawiadomienia, a nie wszystkich dokumentów, które zostały wytworzone w ramach postępowania o nałożenie kary porządkowej. Powstaje jednak logiczne pytanie – czy usunięcie odpisu jest wystarczającym zabiegiem.
Trzymając się literalnej wykładni art. 113 k.p., można faktycznie dojść do wniosku, że pracodawca, który usuwa tylko odpis zawiadomienia o nałożeniu kary, postępuje prawidłowo i nie można mu będzie postawić zarzutu zaniechania wypełnienia obowiązku. Należy jednak uznać, że samo usunięcie zawiadomienia o ukaraniu nie powoduje kompleksowego zatarcia kary z uwagi na to, iż w aktach pozostają inne dokumenty związane z nałożeniem kary – np. sprzeciw pracownika. Zatem uwzględniając potrzebę realnego zatarcia kary, można uznać, że dobrą praktyką oddającą bardziej cel instytucji uznania kary za niebyłą będzie usunięcie nie tylko odpisu zawiadomienia o ukaraniu, ale wszystkich pozostałych dokumentów związanych z nałożeniem kary.
Wątpliwość 4 Co wtedy, gdy odpis nie został usunięty
Kara porządkowa uznawana jest za niebyłą po roku nienagannej pracy. Wraz z upływem tego terminu powinno się usunąć z akt osobowych zawiadomienie o ukaraniu. Praktyka pokazuje jednak, że mimo upływu 12 miesięcy od dnia zawiadomienia o ukaraniu, w trakcie których pracownik świadczył pracę nienagannie, nałożenie kary porządkowej nadal można ustalić na podstawie innych dokumentów zawartych w części B akt osobowych.
Taka okoliczność ma oczywiście znaczenie z punktu widzenia poprawności prowadzenia dokumentacji, ale jest zupełnie nieistotna z punktu widzenia samego faktu zatarcia kary. Kara uznawana jest bowiem za niebyłą z mocy prawa po upływie 12 miesięcy nienagannej pracy, niezależnie od tego, czy odpis zawiadomienia został z akt osobowych usunięty, czy nie.
Wątpliwość 5 Jaki jest okres próby
Rok nienagannej pracy jest okresem maksymalnym, po upływie którego kara porządkowa ulega zatarciu. W żadnym razie okres ten nie może być przez pracodawcę wydłużany. Istnieje jednak możliwość uznania kary za niebyłą przed upływem terminu kodeksowego. Decyzję w tej sprawie może podjąć pracodawca po rozpatrzeniu wniosku reprezentującej pracownika organizacji związkowej lub z własnej inicjatywy.
Przepisy nie wskazują jednak, czym powinien się kierować pracodawca, podejmując decyzję o wcześniejszym zatarciu kary, ani jaki okres próby można uznać za wystarczający dla przedterminowego uznania kary za niebyłą.
Stosując przedterminowe zatarcie kary, pracodawca powinien zawsze mieć na względzie całokształt okoliczności konkretnego przypadku oraz to, czy cele kary zostaną osiągnięte. Przyjmuje się, że możliwość wcześniejszego zatarcia kary powinna być stosowana głównie wobec pracowników karanych pierwszy raz. Nie bez znaczenia jest również zachowanie pracownika po popełnieniu przewinienia, jak również sposób realizacji obowiązków pracowniczych. Zatem w przypadku gdy przewinienie porządkowe uzasadniające decyzję o ukaraniu było epizodem w długiej karierze pracownika, w trakcie której pracował w sposób nienaganny, można przyjąć, że inicjatywa pracodawcy w postaci wcześniejszego zatarcia kary będzie zasadna.
Z przepisu przewidującego możliwość zastosowania przedterminowego uznania kary za niebyłą nie wynika, jaki okres próby jest wystarczający, aby cele kary zostały osiągnięte. Można przyjąć, że sześć miesięcy od nałożenia kary jest czasem minimalnym, po upływie którego można rozważyć zatarcie kary – zarówno z inicjatywy samego pracodawcy, jak i po wniosku organizacji związkowej. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca uznał, że cel kary został osiągnięty znacznie wcześniej, co uzasadnia decyzję o uznaniu kary za niebyłą.
Wątpliwość 6 Okoliczności zdarzenia ciągle mają znaczenie
Zatarcie kary powoduje uznanie jej za niebyłą, a odpis w sprawie ukarania usuwany jest z akt osobowych. Może to stworzyć wrażenie, że pracownik ma całkowicie czyste konto, a pracodawca wykasował z pamięci wszelkie fakty związane z ukaraniem. Należy bowiem zauważyć, że zatarciu ulega sama kara, a nie okoliczności, które spowodowały jej nałożenie. Zatem uznanie kary za niebyłą oznacza tyle co niekaralność pracownika, a nie fakt, iż okoliczności, których dopuścił się pracownik, nie miały miejsca.
Inaczej zatem pracodawca będzie traktował pracownika wielokrotnie karanego, którego teczka B akt osobowych ulegała aktualizacji po roku nienagannej pracy, a inaczej osobę pracującą przez cały czas bez zarzutu. Warto w tym miejscu przywołać orzeczenie SN z 3 sierpnia 2007 r. (sygn. akt I PK 82/07, LEX nr 470023), z którego wynika, że zatarciu ulega kara dyscyplinarna, a nie fakty, które leżały u podstawy dyscyplinowania. Tylko karę uważa się za niebyłą, a jej odpis usuwa się z akt osobowych po roku nienagannej pracy. Samo zdarzenie, które było podstawą dyscyplinowania, nie uległo jednak zatarciu i nadal ma znaczenie, gdy nie jest obojętne dla innych norm (przepisów) prawa.
Podstawa prawna
Art. 113 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).