W 2014 roku w naszej jednostce samorządowej przez 5 miesięcy, od stycznia do maja, zatrudnialiśmy pracownika, z którym umowa o pracę została rozwiązana z powodu przejścia na emeryturę. W marcu 2015 r. wypłaciliśmy byłemu pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie roczne. Czy postąpiliśmy prawidłowo, ustalając jego wysokość na kwotę 2061,08 zł, co stanowi 8,5 proc. wynagrodzenia uzyskanego przez pracownika w 2014 r. (18 860 zł + 3912 zł + 1476 zł) = 24 248 zł x 8,5 proc. = 2061,08 zł, zgodnie z podaną poniżej kartoteką płacową.
ODPOWIEDŹ
Pracodawca postąpił prawidłowo, wypłacając byłemu pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie roczne, pomimo nieprzepracowania przez niego wymaganego minimum 6 miesięcy. Jednak, zdaniem autora, do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego należało przyjąć dodatek za wieloletnią pracę, pomniejszony o jego część przypadającą na absencję chorobową.
Komu należy wypłacić
Dodatkowe wynagrodzenie roczne, czyli tzw. trzynastka, nie jest świadczeniem o charakterze powszechnym. Jedną z grup uprawnionych do trzynastej pensji są pracownicy zatrudnieni w państwowej i samorządowej sferze budżetowej.
Zasady ustalania dodatkowego wynagrodzenia rocznego są stosunkowo proste. Ustala się je w wysokości 8,5 proc. sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez zatrudnionego w ciągu roku kalendarzowego, za który ono przysługuje, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a ponadto (na zasadzie wyjątku) wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Tak stanowi art. 4 ust. 1 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym.
Jako że ustawa odsyła do zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, należy posiłkować się par. 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie urlopowe). Zgodnie z tym przepisem w podstawie wymiaru trzynastki należy uwzględnić wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy wypłacane pracownikowi, z wyłączeniem m.in.:
● jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
● wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
● gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
● wynagrodzenia za czas innej niż urlop wypoczynkowy, usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
● ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
● dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
● wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną.
Przy ustalaniu podstawy wymiaru trzynastki nie uwzględnia się zatem m.in. wynagrodzenia za urlopy okolicznościowe, za dni wolne od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14, wynagrodzenia chorobowego i zasiłków: chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego i świadczenia rehabilitacyjnego. W przypadku nauczycieli nie uwzględnia się również wynagrodzenia wypłacanego w czasie urlopu dla poratowania zdrowia (wyrok Sądu Najwyższego z 10 października 2000 r., sygn. akt III ZP 22/00, OSNP 2001/5/142).
Ponadto trzeba dodać, że na podstawie przepisów ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym prawo do niego zależy od zakładowego stażu pracy pracownika. Trzynastą pensję w pełnej wysokości otrzymują osoby zatrudnione u danego pracodawcy przez pełny rok kalendarzowy. Natomiast pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku, nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem, że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy. Jednak i od tej zasady ustawodawca przewidział wyjątki. Pomimo krótszego okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym pracownik zatrudniony w państwowej jednostce sfery budżetowej zachowuje prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, m.in. w przypadku rozwiązania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę. W takim przypadku pracownik nabywa prawo do trzynastki, pomimo pracowania krótszego niż 6 miesięcy, w wysokości ustalonej proporcjonalnie do okresu przepracowanego. Zatem w naszym przypadku pracodawca postąpił prawidłowo, wypłacając byłemu pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie roczne.
W czym problem
W praktyce problem pojawia się w sytuacji, gdy pracownik samorządowy w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje dodatkowe wynagrodzenie roczne, był niezdolny do pracy i otrzymał wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy czy zasiłek opiekuńczy. Za okres tych niezdolności do pracy otrzymał bowiem w pełnej wysokości, bez pomniejszania, dodatek za wieloletnią pracę. Dodatek ten przysługuje po 5 latach pracy w wysokości 5 proc. miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, a następnie wzrasta o 1 proc. za każdy dalszy rok pracy, aż do osiągnięcia 20-proc. miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.
Jednocześnie, zgodnie z par. 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, dodatek za wieloletnią pracę przysługuje pracownikowi samorządowemu za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie, oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Pojawia się wówczas pytanie, czy pracodawca, obliczając dodatkowe wynagrodzenie roczne, powinien przyjąć do jej podstawy pełną miesięczną wartość dodatku za wieloletnią pracę, czy też powinien pomniejszyć jego wartość o okres, za który otrzymał wymienione świadczenia chorobowe.
Pracodawca z naszego przykładu postąpił prawidłowo, przyjmując do podstawy obliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynagrodzenie za pracę w kwocie 18 860 zł, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy w kwocie 1476 zł oraz dodatek za wieloletnią pracę. Jednakże dodatek za wieloletnią prace, zdaniem autora, należało pomniejszyć o część przypadającą na absencję chorobową, jaka wystąpiła w jednym z uwzględnianych miesięcy, a mianowicie w styczniu 2014 r. Za styczeń pracownik otrzymał bowiem pełną kwotę dodatku 840 zł, bez jego pomniejszenia za 5 dni choroby. Jego część przypadająca na 5 dni choroby, tj. kwota 140 zł (840 zł : 30 x 5 dni = 140 zł), powinna pomniejszyć podstawę obliczenia trzynastki. Oznacza to, że wartość dodatkowego wynagrodzenia rocznego powinna wynieść 2049,18 zł, co wynika z wyliczenia: (18 860 zł + 3912 zł – 140 zł + 1476 zł) = 24 108 zł x 8,5 proc. = 2049,18 zł.
Ustalając zasady obliczania wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego, ustawodawca powiązał podstawę jego obliczenia z sumą wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który to wynagrodzenie przysługuje. Niewątpliwie miał na myśli wynagrodzenie za pracę, z pominięciem wynagrodzenia należnego za czas nieprzepracowany, pomimo wypłacenia go pracownikowi. Przykładem może być np. wynagrodzenie za urlop okolicznościowy czy inne okresy niewykonywania pracy (zwolnienie od pracy z tytułu krwiodawstwa, zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14, urlop szkoleniowy). Za takie okresy pracownik otrzymuje pełne miesięczne wynagrodzenie, chociaż w danym miesiącu nie przepracował pewnej liczby godzin wynikających z ustalonego harmonogramu pracy. Wynagrodzenie (zasadnicze, dodatek za wieloletnią pracę) w części przypadającej na omawiane okresy zwolnień od pracy nie jest jednak przyjmowane do podstawy obliczenia trzynastki. Pojawia się w tym miejscu pytanie o dodatek za wieloletnią pracę, a mianowicie o tę jego część, która jest wypłacana za okresy niezdolności do pracy i pobierania świadczeń chorobowych.
Topolewska: Ulgi we wpłatach na PFRON: dyskusja o projekcie widmo
Topolewska: Ulgi we wpłatach na PFRON: dyskusja o projekcie widmo

Zobacz również
Zasadne wydaje się być stanowisko, iż do podstawy obliczenia trzynastki należy przyjąć kwotę dodatku za wieloletnią pracę należną tylko za czas przepracowany i tylko tę jego część włączyć do podstawy obliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Więcej na ten temat czytaj w DGP nr 68/2015 „Dodatek stażowy do trzynastki? Tak, ale proporcjonalny”.
Niezależnie od rekomendowanej przez autora wykładni, nie sugerowałabym żądania zwrotu części nadpłaconej trzynastki. Pamiętać bowiem należy, że jeżeli pracownik dobrowolnie nie zwróci nadpłaty, to pracodawca może jej dochodzić wyłącznie na drodze sądowej, na podstawie przepisów kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu. Ponieważ pracownik miał pełne prawo sądzić, iż pracodawca posługując się wyspecjalizowanymi służbami, prawidłowo naliczył mu trzynastkę a tym samym nie musiał liczyć się z obowiązkiem jej częściowego zwrotu, to na pozytywne dla pracodawcy rozstrzygnięcie sądowe szanse są znikome.
Zdaniem resortu pracy
Departament Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 20 stycznia 2010 r. uznał, iż dodatek za wieloletnią pracę przysługujący pracownikowi samorządowemu za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za które otrzymuje wynagrodzenie (np. z powodu choroby, zwolnień od pracy na podstawie art. 37 i 188 kodeksu pracy, rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, DzU nr 60, poz. 281) jak i za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego – powinien być w całości uwzględniony w podstawie wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego.
Kartoteka płacowa
Miesiąc/Rok Maj 2014 r. Kwiecień 2014 r. Marzec 2014 r. Luty 2014 r. Styczeń 2014 r. Suma
Liczba godzin nominalnych 160 168 168 160 168
Liczba dni nominalnych 20 21 21 20 21
Liczba dni przepracowanych 17 21 18 19 16
Dni urlopu wypoczynkowego/urlop okolicznościowy 3 3 1
Dni choroby 5
Płaca zasadnicza z umowy o pracę 4200 zł 4200 zł 4200 zł 4200 zł 4200 zł
Dodatek za wieloletnią pracę – za pełny miesiąc 840 zł 840 zł 840 zł 840 zł 840 zł
Wynagrodzenie zasadnicze za pracę 3570 zł 4200 zł 3600 zł 3990 zł 3500 zł 18 860 zł
Dodatek za wieloletnią pracę – za czas przepracowany (20 proc. płacy zasadniczej) 714 zł 840 zł 720 zł 798 zł 840 zł 3912 zł
Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy 756 zł 720 zł 1476 zł
Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy 252 zł 252 zł
Wynagrodzenie chorobowe 483,20 zł 483,20 zł
Trzynastka za 2013 r. 4284 zł 4284 zł
Podstawa prawna
Art. 4 ust. 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1144).
Par. 7 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1786).
Par. 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).