Po zakończeniu zatrudnienia lub upływie pięciu lat od tego momentu nie trzeba będzie automatycznie niszczyć niektórych akt osobowych pracownika. Tak wynika z projektu nowelizacji kodeksu pracy przygotowanego przez Ministerstwo Gospodarki (MG).
Przewiduje on skrócenie terminów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przez 50 lat od momentu zakończenia zatrudnienia trzeba będzie przetrzymywać w praktyce jedynie najważniejsze akta, dotyczące np. wypowiedzenia umowy o pracę. Inne, jak np. dokumenty potwierdzające osiągnięcia zawodowe osoby ubiegającej się o etat (składane z własnej inicjatywy), firma zachowa jedynie w okresie zatrudnienia. Pozostałe trzeba będzie przetrzymywać przez pięć lat od zakończenia zatrudnienia.
Z punktu widzenia pracodawców zmiany są niezwykle korzystne. Krótsze terminy przechowywania dokumentacji umożliwią im bowiem oszczędności (łączny koszt archiwizowania dokumentów pracowniczych wynosi około 130 mln zł). Takie zmiany mogłyby jednak także przysporzyć firmom kłopotów. Stałoby się tak, gdyby po upływie zatrudnienia lub pięciu lat od jego zakończenia istniał obowiązek zniszczenia konkretnych akt, które trzeba archiwizować tylko do tego czasu. Wiązałoby się to z koniecznością weryfikacji dokumentacji po ustaniu zatrudnienia pracownika oraz ponownie, po upływie wspomnianych pięciu lat. Jak wskazuje sam projektodawca, czyli resort gospodarki, stanowiłoby to poważne obciążenie organizacyjno-finansowe dla pracodawców.
Aby go uniknąć, resort zawarł w projekcie zasadę, zgodnie z którą czas zatrudnienia i pięć lat po jego zakończeniu to jedynie okresy minimalnego przechowywania dokumentów. Po ich upływie pracodawca będzie mógł zniszczyć konkretne akta, ale nie będzie musiał tego robić automatycznie. Dopuszczalne będzie ich przechowywanie przez dłuższy czas, aż do maksymalnego okresu wynoszącego 50 lat. Nic nie stanie zatem na przeszkodzie, aby firma dłużej przechowywała np. wspomniane dokumenty potwierdzające uprawnienia zawodowe, bo przepisy będą wskazywać, że czas zatrudnienia to jedynie minimalny okres, w jakim należy je przetrzymywać. Decyzję o przedłużonym przechowywaniu ma podejmować sam pracodawca.
– Mam nadzieję, że w ogóle uda się ograniczyć liczbę akt, jakie trzeba przetrzymywać. Obecnie obowiązek obejmuje zbyt wiele dokumentów. Pracodawca zachowuje się racjonalnie, więc nie będzie ich przechowywał dłużej niż potrzeba, a z drugiej strony nie zniszczy ich – pomimo upływu ustawowych terminów – jeśli np. z pracownikiem, którego one dotyczą, prowadzi spór przed sądem – mówi Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP.
Etap legislacyjny
Projekt nowelizacji kodeksu pracy w konsultacjach społecznych
