Pan Zdzisław otrzymał błędną decyzję administracyjną, przez co nie otrzymał na czas pieniędzy. Dopiero Naczelny Sąd Administracyjny ją uchylił i nakazał na nowo rozpatrzenie sprawy. – Mam dowody, że urzędnik się pomylił. Kilka razy anonimowo powiadamiałem jego przełożonego, ale bezskutecznie. Co mam zrobić, aby szef urzędu przyjrzał się pracy tej osoby – zastanawia się nasz czytelnik.
Klient, który nie jest zadowolony z funkcjonowania urzędu, w tym konkretnych osób, zawsze ma możliwość podzielenia się swoimi spostrzeżeniami z szefami poszczególnych komórek organizacyjnych tego urzędu. Aby naczelnik przyjrzał się pracy swojego podwładnego i wyciągnął wobec niego konsekwencje, musi posiadać odpowiednie dowody. Również nie bez znaczenia jest tryb powiadamiania szefa urzędu o nieprawidłowościach popełnionych przez jednego z jego pracowników.
Co do zasady można składać skargi pisemnie lub ustnie. Zarzuty są zasadne, jeśli dotyczą zaniedbania lub nienależytego wykonywania zadań, a także w sytuacji przewlekłego lub biurokratycznego załatwiania spraw. Z kolei skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego, pozostawia się bez rozpoznania. Natomiast jeśli z treści wysłanych np. kopi dokumentu nie można należycie ustalić przedmiotu skargi, konieczne są dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienia. W przypadku anonimów bezpośredni przełożony nie ma żadnych podstaw do wyciągania konsekwencji służbowych wobec urzędnika.
Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu. Jeśli zażalenie wpłynęło drogą elektroniczną, musi zostać rozpatrzone. Nie ma wymogu podpisu elektronicznego. Trzeba przy tym pamiętać, aby taka informacja nie została wysłana bez danych osobowych skarżącego. E-mail wysłany ze skrzynki pocztowej, której nie można zidentyfikować, najprawdopodobniej zostanie zignorowany. Powiadomienie telefoniczne również nie przełoży się na ewentualne wyciągnięcie konsekwencji służbowych wobec urzędnika.
Na urzędników możemy się poskarżyć nie tylko wtedy, gdy ewidentnie źle załatwią naszą sprawę. O nieprawidłowościach możemy powiadomić przełożonego, jeśli jego podwładni zbyt długo zwlekają z załatwieniem sprawy. Sprawy kierowane do urzędu powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki. Te, które wymagają postępowania wyjaśniającego, powinny być rozstrzygnięte nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia w postępowaniu odwoławczym, a w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Na niezałatwienie sprawy w terminie służy zażalenie do organu administracji publicznej wyższego stopnia. Ten, uznając zażalenie za uzasadnione, wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych.
Domagając się wymierzenia przez przełożonego sprawiedliwości, trzeba przygotować się na żmudną batalię. Urząd na wstępie może uznać, że skarga jest niejasna lub nie zawiera właściwych dowodów na winę urzędnika. Wtedy może wezwać osobę skarżącą. Ma na to siedem dni. Jeśli zainteresowana osoba nie złoży wyjaśnień, jej sprawa pozostanie bez rozpatrzenia. Jeśli skarga jest zasadna, to urzędnik może otrzymać naganę z wpisem do akt. W najgorszym przypadku, jeśli jego wina będzie ewidentna, może skutkować zwolnieniem dyscyplinarnym. To jednak zdarza się rzadko, a przełożeni zazwyczaj bronią swoich pracowników.
Na wójta skarżymy się do gminy
W zależności od sprawy do określonych organów przypisane są konkretne instytucje odwoławcze. Na przykład skargę mieszkańców wobec decyzji rady gminy, powiatu i sejmiku województwa należy kierować do wojewody, a w zakresie spraw finansowych – regionalnej izby obrachunkowej. Z kolei zastrzeżenia wobec wójta trzeba kierować do rady gminy.
Nie ma co szukać księgi skarg i wniosków
W poprzednim ustroju był obowiązek prowadzenia w każdym urzędzie księgi skarg i wniosków. Obecnie w takich instytucjach najczęściej jest wyznaczona osoba, która przyjmuje zażalenia. Informacja wskazująca komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących skargi i wnioski powinna być umieszczona w widocznym miejscu.
Podstawa prawna
Par. 3, 8–11 rozporządzenia Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. nr 5, poz. 46). Art. 35–37, art. 238 i 277 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 267).
PORADA EKSPERTA: Marek Reda dyrektor generalny Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego
Skargi składane na pracowników związane są najczęściej ze stanowiskami obsługującymi interesantów. Przepisy nie zawsze pozwalają na zaspokojenie wszystkich oczekiwań klientów urzędu. Dotyczą głównie niezadowolenia skarżących związanego z niekorzystnymi rozstrzygnięciami w ich sprawach. Są to zarzuty dotyczące np. niezapłaconych mandatów karnych (skarżący twierdzą, że wpłaty dokonali), przekierowywania spraw zgodnie z kompetencjami do poszczególnych jednostek (skarżący uważają, że dana sprawa powinna zostać załatwiona bezpośrednio przez wojewodę), decyzji wydawanych w sprawach budowlanych, inwestycyjnych, nieudzielania żądanych informacji, nieterminowego wywiązywania się z obowiązków wynikających z kodeksu postępowania administracyjnego. Niektórzy skarżący twierdzą, że sprawy prowadzone są w sposób opieszały, lekceważący oraz że pracownicy ignorują ich problemy i bezpodstawnie przedłużają jego załatwienie. Inni z kolei skarżą się, że ich pisma pozostają bez odpowiedzi lub są błędnie interpretowane. Zdarzają się co prawda sporadyczne sytuacje związane z niewłaściwym zachowaniem pracowników, z brakiem pomocy z ich strony, ze zbyt małym zainteresowaniem prowadzoną sprawą, z udzieleniem nierzetelnej informacji, z brakiem kompetencji czy też ze złą organizacją pracy urzędu. Każda skarga, bez względu na jej treść, jest wnikliwie analizowana oraz przeprowadzane jest postępowanie wyjaśniające, które w zdecydowanej większości wykazuje bezzasadność stawianych zarzutów. Pracownicy wykazują się ogromną wiedzą oraz znajomością przepisów i orzecznictwa. Incydentalne sprawy, w których zarzuty skarżących na działania pracowników okazują się uzasadnione, nie pozostają bez echa. Wobec winnych zaniedbań wyciągane są konsekwencje służbowe, prowadzone są postępowania przed komisją dyscyplinarną. Były przypadki wypowiedzenia umowy o pracę.
