Po co premie? 

– Premia jest skutecznym narzędziem motywowania wtedy, gdy nagradza dodatkowy wysiłek, ponadprzeciętne osiągnięcia, czy jest wyrazem partycypacji pracownika w korzyściach firmy (zysku). Premia wypłacana zawsze (nazywana „regulaminową”) albo uzależniona od dobrej woli menedżera (tzw. uznaniowa) nie spełnia tego warunku – tłumaczy dr Łukasz Sienkiewicz z Katedry Rozwoju Kapitału Ludzkiego SGH. Istotne jest również, by naliczanie premii było możliwie proste. – System premiowy powinien wspierać realizację celów firmowych przez pracownika lub grupę pracowników. Optymalny system premiowy powinien być na tyle prosty, aby pracownicy sami byli w stanie wyliczyć na bieżąco przysługujące im kwoty premii. Z drugiej strony nie powinien powodować po stronie pracodawcy prowadzenia czasochłonnych i skomplikowanych analiz – wyjaśnia Agnieszka Bieniak, senior HR manager, w Grupie Pracuj S.A.

Według właśnie opublikowanego badania na temat stosowanych w firmach systemów premiowania pracowników European Bonus & Sales Compensation Survey 2014 przeprowadzonego przez Aon Hewitt, firmy oferują swoim pracownikom premie po to, by osiągnąć założone wyniki finansowe oraz po to, by podnieść efektywność działań. Czy jednak premie zawsze motywują do lepszej pracy? Niekoniecznie. Ponad połowa, z ujętych w badaniu firm z 15 państw europejskich, nie była zadowolona z działania systemu premii.

Kiedy premie są zadowalające dla obu stron (szefa i pracownika)? – Dla pracodawcy system jest zadowalający wtedy, kiedy system wyraźnie wspiera realizację strategii firmy oraz daje dodatkowe wyniki wygenerowane przez pracowników, które są więcej warte, niż nakłady poniesione na premie. – mówi Katarzyna Stasińska, lider praktyki Rewards Aon Hewitt.

Demotywatory

Co zatem decyduje o tym, że premie nie zawsze działają? Premie nie działają, kiedy są uznaniowe, bez jasnych zasad ich przyznawania. – Niejednokrotnie daje się zauważyć, iż polscy managerowie mają tendencję do niwelowania różnic w wynagrodzeniu zasadniczym pracowników swoich zespołów wartościami przyznawanych premii uznaniowych, w myśl nie najlepiej pojmowanej sprawiedliwości płacowej – ocenia Witold Moszyński, dyrektor ds. rozwoju pracowników PKP S.A. Według Moszyńskiego taka „sprawiedliwość płacowa” objawia się także w tendencji menedżerów do spłaszczania różnic płacowych poprzez szerokie i hojne premiowanie.

Menedżer z PKP zauważa ponadto, że premie są demotywujące, gdy przez dłuższy czas nie zmienia się grono pracowników, którzy je otrzymują. Wówczas pozostali tracą resztki motywacji do lepszej pracy, bo nie wierzą, że mogą przebić się do czołówki osób ciągle premiowanych. – Jeżeli cel jest zbyt trudny dla danego pracownika, lub brakuje mu podstawowych narządzi koniecznych do wykonywania pracy (np. oprogramowania komputerowego), pokazanie marchewki w postaci premii, będzie skutkowało co najwyżej frustracją. – mówi dr Piotr Michoń z Katedry Pracy i polityki Społecznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu. – Aby system premiowy miał szansę motywować, ważnym jest m.in. to, aby pracownicy wiedzieli co otrzymają za swoje wysiłki i osiągnięcia oraz aby potrafili (np. na podstawie wcześniejszych doświadczeń w ramach danej kultury organizacyjnej) ocenić, choćby w przybliżeniu, prawdopodobieństwo otrzymania wartościowego dla nich wynagrodzenia premiowego – wtóruje Moszyński.

Doktor Michoń wskazuje jednocześnie na pewne ograniczenia systemu premiowego. Jednym z nich jest kwestia znanej z psychologii adaptacji. Polega ona na tym, że pewne bodźce działają na nas dodatnio krótkotrwale i szukamy nadal kolejnych celów, które dadzą nam kolejne dodatnie bodźce. Ale to nie wszystkie ograniczenia premii. – Premie nie motywują ludzi, dla których nie są ważne. Na pewnym etapie kariery zawodowej wielu pracowników nie dba o podwyższanie zarobków, bardziej interesują ich oznaki prestiżu, władzy, statusu (np. wyjazdy business class na ważne konferencje czy własny gabinet i asystent). Premiom muszą towarzyszyć inne narzędzia systemu motywacji (premie nie należą do instrumentów budujących lojalność i zaangażowanie pracowników). Ponadto, przyzwyczajając pracowników do systemu premiowania możemy natrafić na istotne problemy w czasie, gdy sytuacja firmy czy branży będzie choćby okresowo słabsza – mówi Michoń.

Jasne zasady, jasna ocena, jasne komunikaty

Czy realne wymagania premiowe pracodawcy wobec pracowników wystarczą, by system premiowy zadziałał? Nie wystarczą. – Nasze badanie pokazało, że w firmach, które osiągają wysokie wyniki biznesowe wdrożone są jasno określone, przejrzyste zasady naliczania premii, ściśle połączone z procesem oceny pracowników. Jednocześnie, w firmach osiągających sukcesy rynkowe zauważamy intensywne działania komunikacyjne nt. celów premiowych i sposobów ich osiągania. Działania te, co istotne, prowadzone są przez najwyższą kadrę menedżerską – mówi Krystian Oppenheim, ekspert ds. wynagrodzeń w Aon Hewitt. Badania tej firmy wykazały problemy w jasnej komunikacji przyjętego systemu premii w ponad połowie badanych firm. Wśród sposobów komunikacji za najlepsze uznawane są bezpośrednie indywidualne rozmowy szef-pracownik oraz komunikaty pisemne, coraz częściej elektroniczne (np. poprzez Intranet).

Zarówno Oppenheim, jak i Moszyński, wskazują na rolę cech liderskich kadry zarządzającej. Bez zaangażowania liderów (m.in. w komunikację wewnątrz firmy) system premii nie zadziała.

– System premiowy powinien być elementem zaplanowanego, regularnego procesu zarządzania wynikami, polegającego na odpowiednim komunikowaniu i monitorowaniu wyników firmy i pracowników – dodaje Oppenheim.

Okiem związkowca

– Zgodnie z art. 94 ust. 9 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany w szczególności stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy. Obowiązek ten jest związany z istotnymi zasadami prawa pracy (równych praw pracowników, niedyskryminacji). System premiowy zgodny z ww. kryteriami i zasadami jest optymalny. W firmach, w których działa organizacja związkowa, uzgodnienie zasad premiowania powoduje większe zaufanie pracowników co do intencji pracodawcy i sprawiedliwości ustalonych zasad. Zasady udzielania premii powinny być jasne, zrozumiałe, związane z konkretnymi stanowiskiem i zakresem obowiązków pracownika – mówi Paweł Galec z Wydziału Prawno-Interwencyjnego Ogólnopolskiego Porozumienia Związków Zawodowych.

Premia a nagroda

Ekspert OPZZ opisuje również dwie praktyki stosowane przez pracodawców. – W Polsce często premie stają się pewnym zabezpieczeniem pracodawcy na wypadek gorszej koniunktury. Pracodawca wprowadza kilkunastoprocentową lub nawet kilkudziesięcioprocentową premię uznaniową, która tak naprawdę wypłacana jest pracownikom w pełnej wysokości w każdym miesiącu. W przypadku jednak przejściowych kłopotów finansowych pracodawca bez konieczności stosowania wypowiedzenia zmieniającego (bez okresów wypowiedzenia, podawania przyczyny, konsultacji zamiaru ze związkiem zawodowym itp.) ma możliwość czasowego lub stałego zmniejszenia wynagrodzenia poprzez nieprzyznanie przedmiotowej premii. Obserwuję również pewną tendencję mylenia premii oraz nagrody. W tej sprawie wypowiadał się Sąd Najwyższy, który orzekł, iż pracodawca, ustalając spełnienie przez pracownika ocennych warunków przyznania świadczenia, dysponuje pewnym zakresem swobody, lecz jeśli są to warunki konkretne i sprawdzalne, to świadczenie jest premią, a nie nagrodą. Pracodawcy często obawiają się stosować premie regulaminową z obawy o jej roszczeniowy charakter (możliwość jej dochodzenia przed sądem). – opisuje Galec.