Pracownik natomiast powinien zgłosić żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. W praktyce jednak pracodawcy i pracownicy często odmiennie interpretują ten przepis, przez co dochodzi na tym tle do wielu sporów - mówi Krystian Stanasiuk, radca prawny w Kancelarii Prawnej TaylorWessing e|n|w|c.

Pracownicy dość często korzystają z możliwości urlopu na żądanie. Zdarza się jednak, że w pewnych okresach, np. przedświątecznych, niektórym pracodawcom bardzo trudno znaleźć osobę, która zastąpi pracownika biorącego taki niezapowiedziany wcześniej urlop. Czy zatem pracodawca zawsze musi udzielić urlopu na żądanie?

Jak wynika z art. 1672 kodeksu pracy (dalej: k.p.), pracodawca jest zobowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż czterech dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik natomiast powinien zgłosić żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. W praktyce jednak pracodawcy i pracownicy często odmiennie interpretują ten przepis, przez co dochodzi na tym tle do wielu sporów. Wielokrotnie wypowiadał się na ten temat Sąd Najwyższy. Przede wszystkim wskazał, że przy korzystaniu z przepisu dotyczącego urlopu na żądanie należy mieć na uwadze słuszne interesy obu zainteresowanych stron, czyli zarówno pracownika, jak i pracodawcy (wyroki SN: z 16 września 2008 r., sygn. akt II PK 26/08 (OSNP 2010/3-4/36), z 15 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 128/06, OSNP 2007/23-24/346).

Czyli zasadą jest to, że pracodawca nie może odmówić pracownikowi i musi udzielić mu urlopu na jego żądanie w wymiarze określonym w kodeksie pracy. Czy jednak jest to obowiązek bezwzględny?

Nie. Jak wskazał bowiem SN, pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy (wyrok SN z 28 października 2009 r. II PK 123/09, OSNP 2011/11-12/148). Ze względu na brak ustawowej definicji tego wyjątkowego interesu trzeba być bardzo ostrożnym w powoływaniu się niego. Wydaje się, że przykładem takiej sytuacji może być nagła choroba innego pracownika, którego mógłby właściwie zastąpić pracownik, który zgłosił akurat w tym terminie urlop na żądanie. W praktyce mamy do czynienia z takimi sytuacjami, gdy – przykładowo – trzeba poprowadzić specjalistyczną konferencję lub przewieźć ładunek i może tego dokonać tylko osoba mająca odpowiednie kwalifikacje lub uprawnienia. Jako inny przykład tego wyjątkowego interesu pracodawcy wskazać można sytuację, gdy nieobecność pracownika uniemożliwi prawidłową i terminową realizację zlecenia przez pracodawcę na rzecz podmiotu trzeciego. Zdarza się bowiem, że np. pracownik firmy instalującej stanowiska wystawowe zgłasza żądanie urlopu akurat w trakcie trwania bardzo intensywnych prac przygotowawczych do dużych targów, podczas gdy pracodawca zaangażował już całą załogę i nie będzie miał możliwości w tak krótkim terminie zorganizować właściwego zastępstwa pracownika przez osobę o podobnych kwalifikacjach.

Wspomniany już wyjątkowy interes pracodawcy zawsze będzie oceniany indywidualnie. Czy oznacza to, że pracodawca może odmówić pracownikowi zgody na urlop tylko wyjątkowo i nie powinien czynić z takiego wyjątku reguły?

Tak. Odmowa urlopu na żądanie nie powinna być na pewno wykorzystywana w celu dokuczenia pracownikowi lub pokazania reszcie załogi, że zgłaszanie urlopów na żądanie jest niemile widziane u pracodawcy. Pracodawca powinien mieć świadomość, że w razie ewentualnej kontroli inspekcji pracy – nierzadko zainicjowanej zawiadomieniem przez rozczarowanego pracownika, któremu bezpodstawnie odmówiono urlopu na żądanie – będzie musiał wykazać, jaki to wyjątkowy interes spowodował brak zgody na żądanie urlopowe pracownika.

Czyli pracownik nie może rozpoczynać urlopu na żądanie dopóki pracodawca nie udzieli mu takiego urlopu?

Pracownik nie powinien tego robić bez zgody pracodawcy. W przeciwnym razie naraża się na zarzut nieusprawiedliwionego niestawiennictwa w pracy ze wszystkimi negatywnymi konsekwencjami takiej kwalifikacji. Najbardziej negatywnym następstwem dla pracownika może być uznanie przez pracodawcę takiej nieobecności za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia w trybie art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. Pracownik straci wtedy swoją posadę w trybie natychmiastowym i w porównaniu ze zwykłym trybem wypowiedzenia pozbawiony zostanie prawa do wynagrodzenia za okres wypowiedzenia oraz ewentualnej odprawy ustawowej (jeśli pracował u pracodawcy zatrudniającego więcej niż 20 pracowników i zwolnienie dotyczyłoby przyczyn przez niego nie zawinionych). W razie łagodniejszego nastawienia pracodawca może zdecydować się na zastosowanie wobec nieposłusznego pracownika kary porządkowej upomnienia lub nagany.

Kontrowersje budzi też interpretacja omawianego przez nas art. 1672 kodeksu pracy, co do precyzyjnego określenia momentu, do którego pracownik uprawniony jest zgłosić żądanie urlopowe. Kiedy powinno to nastąpić?

Zgodnie z literalnym brzmieniem tego przepisu „pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu”. Sąd Najwyższy uznał, że wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinien być zgłoszony najpóźniej do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Nie jest natomiast wykluczone późniejsze zgłoszenie takiego wniosku, jeżeli regulamin pracy lub przyjęta u danego pracodawcy praktyka zakładowa, czyli utarty zwyczaj tolerowany przez pracodawcę, przewidują taką możliwość (wyrok SN z 15 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 128/06). Wybierając moment zgłoszenia swojego żądania urlopowego, pracownik powinien mieć też na uwadze, że zgodnie z art. 100 k.p. ma on obowiązek dbać o dobro zakładu pracy. Z tej przyczyny powinien on wystrzegać się zachowań mogących prowadzić do zakłóceń i dezorganizacji porządku pracy i zgłaszać żądanie urlopowe ze stosownym wyprzedzeniem. Brak jest natomiast wymagań co do obowiązku zachowania jakiejkolwiek szczególnej formy dla żądania pracownika. Może on więc zwrócić się do pracodawcy (np. bezpośredniego przełożonego, działu kadr) w dowolny sposób.
Warto jednak mieć na uwadze to, że w razie ewentualnego sporu co do prawidłowości zgłoszenia żądania urlopu powinien dysponować dowodem prawidłowego, tj. terminowego poinformowania pracodawcy. W razie rozmowy telefonicznej wskazane byłoby – przykładowo – poproszenie o przesłanie po jej zakończeniu chociażby e-mailem lub SMS-em jasnego komunikatu ze zgodą pracodawcy na rozpoczęcie urlopu. Przechowywanie przez pracownika takiego potwierdzenia pozwoli bowiem w razie powstania sporu łatwo udowodnić, że pracodawca zgodził się na urlop zgłoszony z zachowaniem ustawowego terminu.