Wykorzystałem już urlop wypoczynkowy, a potrzebuję wolnego na załatwienie ważnych spraw, więc chciałbym wystąpić o urlop bezpłatny. Nie wiem jednak, jak długo może on trwać i w jakich okolicznościach jest udzielany – pisze pan Grzegorz. – Czy będę miał zapewniony powrót na dotychczasowe stanowisko pracy i co ewentualnie mogę stracić w związku z planowanym urlopem? – pyta.
To, na jak długo i czy w ogóle pójdziemy na urlop bezpłatny, zależy wyłącznie od dobrej woli firmy, w której pracujemy. Pracodawca może odmówić udzielenia bezpłatnego bez uzasadniania decyzji, a pracownikowi nie przysługuje prawo odwołania. Szef może też wyrazić zgodę na krótszy urlop, ale nie może go wydłużyć.
Nie ma określonej długości bezpłatnego – może to być zarówno tydzień, jak i rok. Jeśli jednak pracownik wnioskuje o np. półroczny urlop i firma wyrazi zgodę, a w jego trakcie okaże się, że chciałby wrócić do pracy wcześniej, może próbować go skrócić. Pracodawca jednak nie ma obowiązku przyjęcia go przed zaplanowanym terminem, gdyż np. zatrudnił inną osobę na zastępstwo. Przy udzielaniu urlopu obie strony mogą określić, kiedy i w jakiej sytuacji pracownik może być odwołany z urlopu, jednak krótszego niż trzy miesiące nie wolno przerywać.
Podczas urlopu bezpłatnego umowa o pracę nie wygasa – jest niejako zawieszona. Pracownik powinien mieć zagwarantowany powrót na to samo stanowisko i na tych samych warunkach. Jeśli nawet zatrudniono kogoś na zastępstwo, miejsce powinno zwolnić się wraz z chwilą zakończenia urlopu.
Są jednak pewne konsekwencje korzystania z bezpłatnego – nie wlicza się go do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Firma jest zwolniona nie tylko z wypłacania pensji, ale i odprowadzania składek: emerytalno-rentowych, chorobowej, wypadkowej i zdrowotnej. Czas przebywania na urlopie nie liczy się też do emerytury lub renty (nie jest ani okresem składkowym, ani nieskładkowym). W razie choroby bezpłatny dostęp do lekarza publicznej służby zdrowia ma się tylko przez pierwsze 30 dni urlopu, bo tyle czasu działa ubezpieczenie zdrowotne. Jeśli jest do niego wpisana rodzina, również ona traci bezpłatny dostęp do lekarza, a nie mając opłacanej składki chorobowej, nie ma co liczyć na płatne zwolnienie, czyli zasiłek chorobowy. W razie wypadku i hospitalizacji nie tylko nie dostanie się odszkodowania wypadkowego, ale za pobyt w szpitalu trzeba będzie zapłacić. Urlop bezpłatny nie daje też przywilejów związanych z rodzicielstwem – jeśli kobieta urodzi w tym czasie dziecko, nie skorzysta z zasiłku macierzyńskiego.
Bezpłatnego nie uwzględnia się także przy wyliczaniu niektórych świadczeń, np. odpraw, nagród jubileuszowych. Nie wlicza się go również do czasu zatrudnienia, od którego zależy długość okresu wypowiedzenia umowy. A gdyby pracownik miał zawartą umowę dotyczącą podnoszenia kwalifikacji zawodowych i zobowiązał się do pozostania w zatrudnieniu przez wskazany w niej okres, musi liczyć się z tym, że będzie on przedłużony o czas urlopu bezpłatnego.
Czas spędzony na urlopie bezpłatnym nie będzie też brany pod uwagę przy obliczaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego, chyba że trwa on niepełny miesiąc – wtedy prawo do urlopu wypoczynkowego za ten okres nadal przysługuje. Jeśli jednak pracownik wraca do pracy u dotychczasowego pracodawcy po urlopie bezpłatnym trwającym co najmniej miesiąc, jego urlop wypoczynkowy będzie proporcjonalnie zmniejszony, w zależności od długości bezpłatnego.
Przepisy nie zabraniają, by podczas urlopu bezpłatnego pracownik mógł zarabiać w innej firmie. Przed taką sytuacją pracodawca może chronić się, podpisując z nim umowę o zakazie konkurencji

Na bezpłatnym z inicjatywy pracodawcy

Pracownik, który wyraził zgodę na urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy, jest w innej sytuacji. Do udzielenia takiego urlopu dochodzi poprzez porozumienie zawarte między pracodawcami, w którym zawarty jest między innymi okres wykonywania pracy przez pracownika u jednego z nich, a więc okres urlopu bezpłatnego. Pracodawca odstępujący pracownika jest zwolniony z wypłacania mu wynagrodzenia przez czas trwania tego urlopu, ale nie rozwiązuje z nim umowy o pracę. W takiej sytuacji czas przebywania na bezpłatnym jest wliczany do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Podstawa prawna

Art. 155, art. 174 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Urlop bezpłatny jest swoistym zawieszeniem praw i obowiązków stron stosunku pracy (pracownik wtedy nie świadczy pracy, ale i nie otrzymuje wynagrodzenia). Stąd wszystkie przepisy dotyczące zasad udzielania tego urlopu muszą być wykładane ściśle. Zgodnie z kodeksem pracy urlop bezpłatny jest udzielany na pisemny wniosek pracownika. We wniosku tym pracownik powinien podać okres planowanego urlopu. Nie jest jednak konieczne uzasadnianie go. Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika, co znaczy, że może urlopu udzielić, ale nie musi. Należy jednak podkreślić, że wyrażenie zgody na urlop bezpłatny skutkuje zawarciem umowy o taki urlop. Tym samym gdy pracodawca wyraża zgodę na urlop bezpłatny, ale w innym okresie niż ten wskazany przez pracownika, nie dochodzi do udzielania urlopu (nie dochodzi do zawarcia umowy), chyba że pracownik taką ofertę przyjmie (najlepiej wyrażając to na piśmie). Pracodawca odpowiadając na wniosek, może – ale nie musi – zachować formę pisemną. Jednakże dla własnego bezpieczeństwa pracownik powinien domagać się zgody pisemnej, gdyż w przypadku niejasności nie będzie można mu zarzucić, że jego nieobecność w pracy jest nieusprawiedliwiona. Nie ulega także wątpliwości, że udzielenie urlopu bezpłatnego przez pracodawcę bez wniosku pracownika jest w świetle prawa bezskuteczne. Dopuszczalne jest jednak złożenie przez pracodawcę propozycji urlopu bezpłatnego w przypadku, gdy alternatywą jest rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy z uwagi na trudną sytuację finansową firmy. Skoro dopuszczalne jest zawarcie porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę np. z klauzulą złożenia oferty jej ponownego podjęcia w przypadku poprawy sytuacji finansowej, to również dopuszczalne powinno być zawarcie umowy dotyczącej urlopu bezpłatnego. Jednak dla jasności sytuacji wskazane jest zawarcie takiego porozumienia na piśmie. Z kolei odwołanie z urlopu bezpłatnego jest dopuszczalne, ale tylko wtedy, gdy urlop został udzielony na okres dłuższy niż trzy miesiące i tylko w przypadku gdy strony taką możliwość przewidziały. Oczywiście, w każdym czasie zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą zgodnie postanowić o zakończeniu urlopu bezpłatnego.