W gminach, starostwach, urzędach miast i marszałkowskich dłuższa nieobecność pracownika np. z powodu urlopu rodzicielskiego może być rozwiązana na kilka sposobów. Sekretarz urzędu, który najczęściej jest w tych jednostkach odpowiedzialny za politykę kadrową, może zdecydować, aby na wolny czasowo etat zatrudnić nowego pracownika. W przypadku zatrudnienia osoby na zastępstwo nie jest wymagane przeprowadzenie konkursu. A to oznacza, że sekretarz może zatrudnić z dnia na dzień nową osobę poleconą np. przez innych urzędników z gminy. Jeśli jednak wśród tych kandydatów nie ma właściwego, nic nie stoi na przeszkodzie, aby urząd ogłosił jednak konkurs.

Zawsze konkurs

Takiej dowolności nie ma w administracji rządowej, a dokładnie w korpusie służby cywilnej. Tam za każdym razem zatrudnienie na zastępstwo wymaga konkursu. W porównaniu do normalnego trybu konkursowego możliwe jest skrócenie czasu na składanie dokumentów. Co do zasady termin nie może być krótszy niż 10 dni, a dla ogłoszenia o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej – 5 dni. Okres ten liczy się od dnia opublikowania ogłoszenia w biuletynie kancelarii premiera.
Następnym krokiem jest zamieszczenie imion i nazwisk kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne oraz wyniki naboru. W międzyczasie przeprowadzana jest rozmowa kwalifikacyjna, a czasami dodatkowo test wiedzy.

Wieczne zastępstwo

W niektórych urzędach zastępstwo może trwać nawet kilka lat. Przepisy dotyczące zatrudniania urzędników nie wskazują maksymalnego czasu. Należy więc posiłkować się przepisami kodeksu pracy. Zgodnie bowiem z art. 251 k.p. zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony jest równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem stałego kontraktu, jeżeli poprzednio strony dwukrotnie zawarły takie umowy terminowe na następujące po sobie okresy. Stanie się tak pod warunkiem, że przerwa między rozwiązaniem poprzedniego a nawiązaniem kolejnego kontraktu nie przekroczyła jednego miesiąca. Ta zasada nie ma jednak zastosowania do umów na zastępstwo. Warto jednak przywołać wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 26 stycznia 2012 r. (sygn. C-586/10). Zgodnie z nim nawet jeśli pracodawca na stałe potrzebuje osoby, która wykonuje obowiązki za pracowników przebywających np. na urlopach rodzicielskich, nie musi zawierać z nią umowy na czas nieokreślony. Sprawa dotyczyła Niemki, która przez 11 lat pracowała na podstawie łącznie 13 umów na czas określony w sekretariacie sądu rejonowego w Kolonii. Za każdym razem zastępowała innego pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony, który np. korzystał z urlopu wychowawczego. Uznała, że ostatni z kontraktów przekształcił się w stały, skoro przez 11 lat istniało ciągłe zapotrzebowanie na jej pracę. Domagała się potwierdzenia tego przed niemieckim sądem. O wykładnię unijnych przepisów w tym zakresie wystąpił niemiecki Federalny Trybunał Pracy. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej uznał, że tymczasowe zapotrzebowanie na pracowników zastępujących osoby nieobecne w pracy może uzasadniać zawieranie z nimi kolejnych umów na czas określony. Co więcej, sama okoliczność, że firma musi w sposób powtarzalny, a nawet stały korzystać z usług takich pracowników, nie oznacza, że łamie przepisy, zatrudniając ich na podstawie terminowych, a nie stałych kontraktów.
Urzędnik zatrudniony na kilku umowach na zastępstwo może się poskarżyć do sądu pracy. Warto, aby powołał się na art. 8 kodeksu pracy, który przewiduje, że nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Od sądu zależy, jak potraktuje trwającą przez kilka lat umowę na zastępstwo.

Dodatki zamiast etatu

Niezależnie od tego, jak długo i na ilu stanowiskach pracownik będzie wykonywał swoją pracę na zastępstwo, to jego zatrudnienie wymaga przyuczenia go do wykonywanych czynności. Do tych celów w większość urzędów wyznacza się specjalnego opiekuna. Dlatego część urzędów nie decyduje się na zatrudnianie na zastępstwo, ale rozdziela zadania nieobecnego urzędnika na pozostałych. Dzięki temu można uniknąć żmudnych procedur konkursowych i procesu wdrażania do nowych zadań. Na takim rozwiązaniu korzystają urzędnicy, którzy otrzymali dodatkowe pieniądze. W przypadku pracowników samorządowych mogą oni liczyć na dodatek specjalny za okres czasowego zwiększenia obowiązków. Ten jest ustalany w regulaminie. I najczęściej wynosi do 40 proc. wynagrodzenia zasadniczego. Dodatkowo osoby zatrudnione w gminie mogą otrzymać nagrodę. Obie gratyfikacje są fakultatywne i zależą wyłącznie od decyzji przełożonych.
Z kolei w korpusie służby cywilnej, również w formie fakultatywnej, przyznawany jest dodatek zadaniowy. Jego miesięczna wysokość również nie jest określona w ustawie ani w rozporządzeniu. O tym decydują wewnętrzne przepisy np. w urzędach wojewódzkich czy ministerstwach. Najczęściej członek korpusu z powodu zwiększonych zadań może otrzymać do 40 proc. wynagrodzenia zasadniczego miesięcznie.
Zarówno w samorządach, jak i wśród członków korpusu służby cywilnej osoby przyjęte na zastępstwo nie mogą np. za bardzo dobrze wykonywaną pracę awansować i otrzymać umowę na czas nieokreślony. Muszą przystąpić do konkursu.
Podstawa prawna
Art. 12 ust. 2 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458 z późn. zm.).
Art. 28 ust. 3 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505 z późn. zm.).