Dzięki takiej polityce kadrowej urzędnicy zatrudnieni w administracji rządowej mogą liczyć na dodatek zadaniowy, a w samorządach na specjalny. Co więcej, pozostałe środki z wynagrodzeń nieobecnych pracowników (w trakcie urlopów rodzicielskich pobierają oni zasiłek macierzyński z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych) można przeznaczyć na nagrody.

Szefowie urzędów obawiają się jednak, że nowy urlop rodzicielski, korzystny dla zatrudnionych, może utrudnić działalność jednostek.

Blokada pracy urzędu

Po wydłużeniu płatnej opieki nad dzieckiem z sześciu miesięcy do roku nieobecność zatrudnionych w urzędzie rodziców będzie dwukrotnie dłuższa niż do tej pory. Szefowie jednostek przyznają, że będzie to dla nich wyzwanie.

– Roczna nieobecność w pracy, pomimo zatrudnienia innej osoby na zastępstwo lub powierzenia obowiązków innym pracownikom urzędu, może wpływać na opóźnienia i jakość wykonywanych zadań – potwierdza Grzegorz Marcjasz z Urzędu Miasta Opola.

Podobnego zdania są inne urzędy.

– Dłuższa nieobecność pracownika na pewno dezorganizuje pracę. Nie może jednak powodować opóźnień w realizacji zadań z uwagi na terminowość załatwiania spraw w postępowaniu administracyjnym – przyznaje Marta Malik z Urzędu Miasta Katowice.

Bez zastępstw mimo obaw

Z sondy DGP wynika, że pomimo takich obaw samorządy, w których przecież urzędnika na zastępstwo można zatrudnić z dnia na dzień, rzadko korzystają z takiego rozwiązania. Liczba etatów w tych placówkach, która w ubiegłym roku wzrosła do 252 tys., jest tak duża, że szefowie urzędów mogą z pełną swobodą zrezygnować z przyjmowania dodatkowych osób.

Na przykład w katowickim magistracie w ubiegłym roku z urlopu macierzyńskiego korzystało 42 pracowników, a w tym czasie zastępowało ich zaledwie dziewięć nowych osób. W Częstochowie w tym samym czasie nieobecnych było 26 osób, a na zastępstwo zatrudniano tylko 12. Z kolei w Urzędzie Miasta Opola wskazano, że zarówno w tym roku, jak i w 2012 r. w ogóle nie zatrudniano pracowników na zastępstwo (mimo że we wskazanym okresie brakowało 25 podwładnych).

Tylko urzędy marszałkowskie częściej niż pozostałe jednostki samorządowe decydują się na zatrudnienie w razie nieobecności pracowników. Zajmują się one m.in. funduszami unijnymi i ich kontrolą, więc nie mogą pozwolić sobie na jakiekolwiek opóźnienia. Na przykład w 2012 r. na urlopie macierzyńskim przebywało 63 pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego i zatrudniał on 47 osób na zastępstwo. Sprawy pozostałych osób przejęli inni pracownicy jednostki.

Gminy deklarują, że po wydłużeniu uprawnień rodzicielskich mogą być zatrudniani urzędnicy, którzy będą zastępować tych odpowiedzialnych za bezpośredni kontakt z mieszkańcami. Tak stanie się np. w Urzędzie Miasta w Olsztynie.

– W innych przypadkach decyzje będą podejmowane na bieżąco w zależności od charakteru pracy, skomplikowania zadań i obowiązujących procedur – wylicza Magdalena Górecka z biura komunikacji społecznej olsztyńskiego magistratu.

W większości przypadków szefowie urzędów przyznają jednak, że korzystniej jest nie zatrudniać na zastępstwo, a zaoszczędzone na wynagrodzeniach środki przyznać jako bonusy już pracującym urzędnikom.

– Lepszym rozwiązaniem jest powierzenie dodatkowych obowiązków pracownikowi, które na co dzień wykonuje ten nieobecny, i przyznać mu dodatek specjalny za ponadprzeciętne obciążenie pracą – potwierdza Paweł Klimek, dyrektor generalny Urzędu Miasta Częstochowy.

Tłumaczy, że do tej pory nie skutkowało to opóźnieniami w realizacji zadań.

Konkurs zniechęca do naboru

Zatrudnienie na zastępstwo jest znacznie trudniejsze w administracji rządowej. W tym przypadku trzeba rozpisywać konkurs na wolne miejsca. A ten może trwać nawet kilka miesięcy i nie jest pewne, czy wyłoni właściwego kandydata. Nie sprzyja to uruchamianiu przez dyrektorów generalnych całej procedury związanej z naborem.

– Przepisy ustawa o służbie cywilnej oraz kodeks pracy przewidują możliwość czasowego przesunięcia pracowników do wykonywania innych zadań bez konieczności zmieniania warunków zatrudnienia – przypomina Joanna Gaweł z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Dodaje, że urząd korzysta z tej możliwości szczególnie przy realizacji zadań, których liczba zmienia się sezonowo, np. w zakresie przyjmowania i wydawania zaproszeń czy paszportów. Dzięki takim przesunięciom można zniwelować skutki nieobecności osób przebywających na urlopie macierzyńskim.

Takie rozwiązanie sprawdza się w urzędach wojewódzkich. Na przykład w świętokrzyskim w 2012 r. na macierzyńskim przebywało 20 pracowników, a zastępowało ich tylko sześciu nowych. W Podkarpackim Urzędzie Wojewódzkim w tym samym okresie na macierzyńskim przebywało 31 osób, a na zastępstwo zatrudniono zaledwie pięć.

Podobnie jest w ministerstwach. Na przykład resort kultury i dziedzictwa narodowego przyznaje, że z reguły obowiązki pracownika przebywającego na urlopach rozdzicielskich przejmują inni urzędnicy. W Ministerstwie Sprawiedliwości w 2012 r. z urlopu macierzyńskiego skorzystało 40 pracowników, a na zastępstwo zatrudniono zaledwie trzy osoby.

Administracyjne luzy kadrowe

Zdaniem ekspertów urzędy nie zatrudniają na zastępstwo, bo wciąż mamy do czynienia z przerostem etatów w administracji.

– W jednostkach tych są luzy kadrowe i nawet roczna nieobecność kilkudziesięciu pracowników nie pozwoli odczuć szefowi urzędów, że pozostali nie nadążają z wykonywaniem swoich obowiązków – wskazuje prof. Krzysztof Rączka, dziekan Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego, autor komentarza do ustawy o służbie cywilnej.

Tłumaczy, że jednostki mogą tylko skorzystać z tych nieobecności, bo więcej środków pozostanie dla pracujących urzędników na nagrody i inne dodatki do pensji.

– W sektorze prywatnym jeśli pracownik idzie na roczny urlop, to jego szef szybko szuka zastępstwa. Jeśli tego nie musi robić, to oznacza, że etat był niepotrzebny albo firma odczuwa spowolnienie gospodarcze – wylicza Jeremi Mordasewicz, ekspert Konfederacji Lewiatan.

Skoro administracja w praktyce nie odczuwa spowolnienia gospodarczego, to brak zastępstw świadczy przede wszystkim o tym, że armia urzędników jest za duża.

W tych nielicznych jednostkach, w których przeprowadzono redukcje zatrudnienia w poprzednich latach, szefowie siłą rzeczy są zmuszeni do przyjmowania osób na czas nieobecności innych.

– Optymalizacja zatrudnienia, w tym redukcje, sprawiły, że jesteśmy mocno obciążeni pracą. Zastępstwo jest więc korzystnym rozwiązaniem, które stosujemy w 90 proc. przypadków absencji pracowniczych – wyjaśnia Halina Stachura-Olejniczak, dyrektor generalny Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego.