I choć takie świadczenie ma pokryć koszty poniesione z tytułu zatrudnienia nowego pracownika na zastępstwo, to nie obejmuje wydatków związanych z wypłatą mu wynagrodzenia
Obecnie jest 26 tys. żołnierzy Wojsk Obrony Terytorialnej (WOT), określanych mniej formalnie mianem „terytorialsów”. Coraz częściej wykorzystywani są oni do pomocy w związku z narastającą liczbą przypadków zakażeń COVID-19. Żołnierze m.in. pobierają wymazy do badań na obecność wirusa, monitorują kwarantannę domową chorych lub mających kontakt z chorymi, pomagają budować szpitale tymczasowe oraz wspierają prace stacji sanitarno-epidemiologicznych, Agencji Rezerw Materiałowych, ośrodków pomocy społecznej czy organizacji pozarządowych.
Wezwanie kryzysowe
Na co dzień terytorialsi mogą być zwykłymi pracownikami. Ich zniknięcie z pracy związane z koniecznością odbycia służby może więc stanowić dla pracodawcy niemały kłopot. Tym bardziej że taki pracownik może być wezwany do niej nawet z dnia na dzień. I co najważniejsze, nie ma przy tym też żadnych ograniczeń co do liczby powołań. W przeszłości do takich sytuacji dochodziło najczęściej w przypadku działań kryzysowych np. przeciwdziałania i usuwania skutków powodzi. Bywają też przypadki, gdy do służby wezwany zostaje więcej niż jeden pracownik z tego samego zakładu. – Mamy pracodawców, którzy do działań przeciwpandemicznych delegowali kilku, a nawet kilkunastu swoich pracowników będących żołnierzami WOT – przyznaje płk Marek Pietrzak, szef oddziału i rzecznik prasowy Dowództwa Wojsk Obrony Terytorialnej. Z powołań bywają wyłączone pewne grupy zawodowe, np. w czasie pandemii pracownicy zatrudnieni w międzynarodowym ruchu logistycznym oraz w służbie zdrowia. Jednocześnie płk Pietrzak uspokaja. – Sytuacje, kiedy do powołania dochodzi w trybie natychmiastowego stawiennictwa, są odosobnione. Zwykle żołnierze są wcześniej informowani o wprowadzeniu podwyższonych alertów gotowości, tak aby mogli oni przygotować wyposażenie, poinformować pracodawców, rodziny i zaplanować swój udział w działaniach. W przypadku wezwania pracownika w trybie natychmiastowego stawiennictwa komendant Wojskowej Komendy Uzupełnień zawiadamia o tym niezwłocznie pracodawcę żołnierza – mówi Marek Pietrzak.
Odzyskanie pieniędzy
Gdy zatrudniony nagle znika z pracy, pracodawca nie zostaje pozostawiony sam sobie. Może bowiem ubiegać się o zwrot wydatków (rekompensatę) z tytułu zatrudnienia nowego pracownika na zastępstwo terytorialsa lub powierzenia tego zastępstwa innemu pracownikowi, który jest zatrudniony u tego pracodawcy. Wynika to z art. 134a ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1541, ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 374.; dalej: u.p.o.o.). Świadczenie to nie obejmuje jednak wynagrodzenia wypłacanego zastępującemu pracownikowi. Kwota świadczenia za każdy dzień pełnienia służby przez żołnierza nie może zaś być wyższa od jednej dwudziestej pierwszej dwuipółkrotnego przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, obowiązującego w okresie poprzedzającym termin powołania do terytorialnej służby wojskowej.
Zwrot pieniędzy przysługuje m.in. za:
- przeszkolenie pracownika, który będzie pełnił zastępstwo (zarówno koszty dotyczące zatrudnienia nowej osoby, jak i pracownika już zatrudnionego, który ma pełnić obowiązki podczas nieobecności terytorialsa);
- wszelkie opłaty wynikające z przeprowadzenia badań przed objęciem przydzielonego lub powierzonego stanowiska pracy;
- przydzielanie odzieży ochronnej, obuwia etc. – jeśli wynika to z przepisów;
- zapewnienie koniecznych ubezpieczeń związanych ze specyfiką wykonywanego zawodu.
W celu uzyskania zwrotu ww. kosztów pracodawca musi złożyć wniosek w sprawie wypłaty świadczenia do szefa Wojewódzkiego Sztabu Wojskowego – właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy. To bowiem on ustala kwotę świadczenia, która wypłacana jest za każdy miesiąc pełnienia służby przez żołnierza WOT. Wniosek trzeba złożyć nie później niż 90 dni od dnia zwolnienia żołnierza z pełnienia służby. Należy do niego dołączyć dokumenty potwierdzające poniesione koszty.
Kłopotliwa odprawa
Pracodawca nie ma obowiązku wypłacania żołnierzowi wynagrodzenia za dni, gdy pełni on służbę. Formalnie na ten czas udziela mu bowiem urlopu bezpłatnego. Powołanemu do terytorialnej służby wojskowej musi jednak wypłacić tzw. odprawę w wysokości dwutygodniowego wynagrodzenia obliczanego jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. Nie przysługuje ona w razie ponownego powołania do tej samej służby (art. 125 u.p.o.o.). Doktor hab. Janusz Żołyński, radca prawny i ekspert od prawa pracy, zauważa, że przepis budzi wątpliwości – m.in. nie wnika z niego, czy np. kolejna odprawa przysługuje w razie zmiany pracodawcy. – Wydaje się jednak, że chodzi tu o jednorazową odprawę, a więc raz zaprzysiężony żołnierz ma prawo do tylko jednej odprawy – wskazuje prawnik.
Istnieje możliwość wnioskowania o zwrot kosztów wypłaconej odprawy – na analogicznych zasadach jak w przypadku rekompensaty. Ale co ważne, przepisy przewidują zwrot tylko w odniesieniu do pracowników będących żołnierzami rezerwy – tj. tych po uprzednim przeszkoleniu. Pułkownik Marek Pietrzak przyznaje, że jest to niedopatrzenie ustawodawcy, które do dziś nie doczekało się nowelizacji. Doktor hab. Janusz Żołyński zaznacza też, że pracodawca powinien zwrócić szczególną uwagę na to, czy żołnierz został już zaprzysiężony. – W praktyce spotykałem się bowiem z odmową zwrotu wypłaconej odprawy przez sztaby wojewódzkie w sytuacji, gdy nie doszło jeszcze do zaprzysiężenia – wskazuje Żołyński.
Ochrona stosunku pracy
Pracownik-żołnierz podczas pełnienia służby jest chroniony przed zwolnieniem z pracy. Skoro w tym czasie udziela mu się urlopu bezpłatnego, to pracodawca nie może mu wypowiedzieć umowy o pracę, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 41 kodeksu pracy; dalej: k.p.). Rozwiązanie umowy może nastąpić wyłącznie w przypadku likwidacji zakładu pracy (art. 411 k.p.) bądź w drodze zwolnienia dyscyplinarnego (art. 52 k.p.).
Jeżeli okres dokonanego przez pracodawcę lub przez pracownika wypowiedzenia stosunku pracy upływa po dniu doręczenia pracownikowi karty powołania do czynnej służby wojskowej, wypowiedzenie staje się bezskuteczne. W tym przypadku rozwiązanie stosunku pracy może nastąpić tylko na żądanie pracownika (art. 118 ust. 2 u.p.o.o.). Jeżeli w dniu powołania pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na okres próbny, a okres ten upływa już po dniu powołania, umowa z mocy prawa uznana zostanie za umowę o pracę na czas nieokreślony (art. 118 ust. 3 u.p.o.o.). Powyższe skutki nie dotyczą odbywania jednodniowych ćwiczeń (art. 118 ust. 4 u.p.o.o.).
Bhp u innego pracodawcy
Pewne obowiązki względem żołnierzy WOT ma także pracodawca, który korzysta z pomocy terytorialsów (np. dyrektor szpitala bądź przychodni). – Zgodnie z art. 304 par. 1 k.p., zobowiązany jest zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie lub miejscu wyznaczonym do pracy. Pracodawca ponosi więc odpowiedzialność za stan bhp nie tylko wobec pracowników – wyjaśnia dr hab. Janusz Żołyński.
Pozostałe uprawnienia
Poza okresami kryzysowymi terytorialsi są zobowiązani do odbywania co najmniej dwudniowych szkoleń (najczęściej organizowanych w dni wolne od pracy). Przy czym pracodawca ma możliwość zapoznania się z wykazem dni szkoleniowych swojego pracownika, sporządzanym na 30 dni przed upływem roku kalendarzowego poprzedzającego rok, w którym pełniona będzie służba. Przedstawienie pracodawcy tego wykazu, a także informowanie go o wszelkich zmianach terminów szkoleń, to obowiązki pracownika.
Ponadto zgodnie z art. 69 u.p.o.o. terytorialsi pełniący służbę rotacyjnie są objęci obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego. Przy czym żołnierze ubezpieczeni poza wojskiem zawiadamiają o tym dowódcę – w takim przypadku składkę zdrowotną opłacają dotychczasowi płatnicy.
Uwaga! Do okresu zatrudnienia wlicza się wyłącznie okres pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie.
Jak firma ma rozliczyć osobę zatrudnioną na umowę o pracę, która w trakcie miesiąca została powołana do terytorialnej służby wojskowej
Pracownikowi powołanemu do terytorialnej służby wojskowej przysługują określone uprawnienia. Po pierwsze, pracownik, któremu doręczono kartę powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych trwających powyżej 30 dni lub pełnienia terytorialnej służby wojskowej, może u pracodawcy wnioskować o udzielenie zwolnienia od pracy – bez zachowania prawa do wynagrodzenia – na jeden dzień, chyba że doręczona karta powołania zobowiązuje do natychmiastowego stawiennictwa. Po drugie, o udzielenie nieodpłatnego zwolnienia od pracy na jeden dzień ma prawo wnioskować pracownik, który już odbył ćwiczenia wojskowe trwające powyżej 30 dni lub pełnił terytorialną służbę wojskową rotacyjnie jednorazowo nieprzerwanie przez okres co najmniej 30 dni. Pracodawca jest wówczas obowiązany udzielić takiego zwolnienia po odbyciu tych ćwiczeń lub pełnienia tej służby. Choć te zwolnienia od pracy są nieodpłatne, pracodawca może jednak – na własny koszt – wypłacić pracownikowi wynagrodzenie za ten czas, a więc postąpić korzystniej niż wynika to z u.p.o.o. Po trzecie, pracownikowi powołanemu do odbycia ćwiczeń wojskowych, pełnienia okresowej służby wojskowej lub terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie pracodawca udziela urlopu bezpłatnego na okres trwania tych ćwiczeń lub służby. W czasie trwania urlopu bezpłatnego pracownik zachowuje wszystkie uprawnienia wynikające ze stosunku pracy, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia. Po czwarte, pracownik powołany do służby wojskowej zasadniczej, okresowej lub terytorialnej otrzymuje od pracodawcy odprawę w wysokości dwutygodniowego wynagrodzenia obliczonego według zasad określonych dla ustalania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Odprawa nie przysługuje w razie ponownego powołania do tej samej służby, co oznacza, że wypłaca się ją tylko w przypadku pierwszego powołania do terytorialnej służby wojskowej.
Jak zatem rozliczyć pracownika powołanego do terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, który w związku z urlopem bezpłatnym będzie mieć niższe wynagrodzenie, lecz za to otrzyma odprawę? Załóżmy, że od 23 listopada do 23 grudnia 2020 r. ma on w ramach tej służby wspierać policję w kontrolowaniu przestrzegania zasad kwarantanny przez osoby, które ją odbywają. Pracownik jest zatrudniony na czas nieokreślony, zarabia 4800 zł miesięcznie, do tego ma premię miesięczną od 5 do 20 proc. pensji za czas przepracowany. W okresie od sierpnia do października premie wyniosły odpowiednio 720 zł, 384 zł i 576 zł. Za listopad przysługuje mu więc wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, gdyż na pozostałą powinien mieć udzielony urlop bezpłatny. Do tego należy mu się dwutygodniowa odprawa, którą ustalamy na zasadach ekwiwalentowych – a to oznacza, że:
• składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu/odprawy, w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu/odprawy;
• zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc, wypłacone w okresie trzech miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu/odprawy, uwzględnia się przy ich ustalaniu w średniej wysokości z tego okresu.
Obliczając odprawę, należy przyjąć wynagrodzenie miesięczne w stałej stawce oraz zmienne miesięczne premie regulaminowe, które w okresie od sierpnia do października wyniosły łącznie 1680 zł. Średnia wartość premii z tego okresu to 560 zł. Podstawa wymiaru odprawy wynosi: 4800 zł + 560 zł = 5360 zł
Odprawa w wysokości dwutygodniowego wynagrodzenia to połowa tej kwoty, tj. 2680 zł.
Odprawa wojskowa stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych, tak jak każdy inny przychód z tego źródła. Nie korzysta ze zwolnienia podatkowego.
Odprawa nie stanowi natomiast podstawy wymiaru składek na ZUS. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o PIT, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Z podstawy wymiaru składek wyłączone są jednak m.in. odprawy wypłacone pracownikom powołanym do zasadniczej służby wojskowej na podstawie art. 125 u.p.o.o., a więc również odprawa dla terytorialsa.
Wynagrodzenie za przepracowaną część listopada wynosi natomiast 3360 zł, co wynika z wyliczenia:
4800 zł : 160 godz. (nominał dla listopada) = 30 zł
30 zł x 48 godz. (liczba godzin nieprzepracowanych w okresie od 23 do 30 listopada) = 1440 zł
4800 zł - 1440 zł = 3360 zł
ekspert ds. wynagrodzeń
