Pracodawca może kontrolować służbową pocztę elektroniczną pracownika, ale musi najpierw poinformować o prowadzeniu monitoringu poczty - poinformował Urząd Ochrony Danych Osobowych w komunikacie na ten temat.

UODO podkreślił też, że pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika, w sytuacji gdy jest to niezbędne w jego ocenie do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Ponadto, kontrola ta nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Jak wskazano w komunikacie, pracownik musi zostać poinformowany, w jakim celu pracodawca zamierza stosować monitoring, poznać zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Informacje te ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca powinien powiadomić pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób u niego przyjęty w zakładzie pracy. Zatem może to mieć formę pisma skierowanego do każdego pracownika, obwieszczenia na tablicy ogłoszeń, komunikatu mailowego skierowanego do załogi, czy informacji przekazanej za pośrednictwem zakładowego intranetu.

Urząd zaznaczył, że pracodawca musi poinformować pracownika o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem.