Polskie przepisy nie mówią, jak delegowanym powinny być zwracane wydatki na żywność, noclegi i transport. A brak zasad w tym zakresie może być powodem zainteresowania organów kontrolnych
Zgodnie z założeniami dyrektywy 2018/957 pracodawca powinien zwrócić koszty delegowania pracownika (w tym koszt wyżywienia, noclegu oraz transportu) na zasadach przewidzianych w prawie państwa wysyłającego. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej potwierdziło powyższą regułę dla pracowników delegowanych i będących w podróży, wskazując na zasady prawa polskiego – wedle których obowiązek zwrotu kosztów związanych z wyjazdem zagranicznym w celu wykonywania pracy dotyczy tylko pracowników odbywających podróż służbową. Oznacza to zatem, że pracownik oddelegowany w myśl polskiego prawa nie ma prawa do zwrotu kosztów delegowania, tj. związanych z wyżywieniem, noclegiem i transportem. Twórcy reformy delegowania, która dziś wchodzi w życie, przyjęli jednak założenie, że pracodawca zobowiązany jest pokryć dodatkowe koszty związane z delegowaniem pracownika z jego zwykłego miejsca pracy do państwa przyjmującego. W „Praktycznym przewodniku delegowania” (Practical Guide on Posting, s. 15; źródło: ec.europa.eu) możemy znaleźć informację, zgodnie z którą pracownik delegowany wykonuje za granicą czynności w interesie pracodawcy. W ocenie Komisji Europejskiej jest zatem logiczne, że pracodawca pokrywa dodatkowe koszty związane ze zmianą miejsca pracy z typowego miejsca pracy w państwie wysyłającym (ang. home Member State) do państwa przyjmującego (ang. host Member State).

Podróż biznesowa

Warto także zwrócić uwagę, że w prawie europejskim nie jest znany podział form wykonywania pracy za granicą na „oddelegowanie” i „podróż służbową”, ponieważ każdy pracownik wykonujący pracę za granicą jest pracownikiem delegowanym w rozumieniu zarówno dyrektywy podstawowej 96/71, dyrektywy zmieniającej 2018/957, jak i rozporządzenia 883/2004. Pojęcie „business trip”, czyli podróży biznesowej, występuje tylko we wspomnianym powyżej „Praktycznym przewodniku delegowania”, a ponadto jedynie w kontekście wyjazdów, które nie są związane z wykonywaniem jakichkolwiek usług na rzecz podmiotów trzecich, co dotyczy np. udziału pracownika w konferencjach. Tylko w takim przypadku pracownik jest w podróży biznesowej i – zgodnie z wytycznymi KE – tylko w takim przypadku pracodawca może odstąpić od stosowania zasad delegowania dla pracowników delegowanych.

Interpretacje zza Odry

Stanowisko MRPiPS może uspokoić krajowych pracodawców, którzy ze strony Państwowej Inspekcji Pracy mogą spodziewać się takiego właśnie rozumienia krajowych przepisów dotyczących zwrotu wydatków. Otwarte pozostaje jednak pytanie, czy takie stanowisko zostanie przyjęte np. przez niemieckich urzędników, którzy będą kontrolować polskich pracodawców pod kątem zapewnienia warunków wynagradzania i zwrotu kosztów pracownikom delegowanym. Wprawdzie niemiecka ustawa o delegowaniu pracowników (Arbeitnehmerentsendegesetz), w brzmieniu zmienionym na skutek implementacji dyrektywy 2018/957, nie zawiera postanowienia, które wprost nakazywałoby zagranicznym pracodawcom zwrot kosztów delegowania. Niepokojące są jednak pojawiające się w tym zakresie interpretacje niemieckiego parlamentu i działającej przy Bundestagu Komisji Pracy i Spraw Socjalnych. W ocenie tych instytucji przepisy dotyczące zwrotu kosztów należy rozumieć rozszerzająco – w ten sposób, że pracownikowi przysługuje prawo do zwrotu kosztów związanych z delegowaniem, w przypadku gdy jest on oddalony od swojego miejsca zamieszkania (znajdującego się np. w Polsce). Jeżeli w ślad za tym stanowiskiem podobną interpretację przyjmie niemiecki urząd celny, czyli Zollamt, powstaje kolejne pytanie: na jakich zasadach polscy pracodawcy mieliby te koszty zwracać. Prawo polskie, co potwierdza wypowiedź MRPiPS, nie reguluje tej kwestii wprost, ograniczając obowiązek zwrotu kosztów wyjazdu do podróży służbowej. Jak zatem powinien w tej sytuacji postąpić pracodawca? Na pewno warto poczekać na wyjaśnienia Zollamt w tej kwestii. Trzeba mieć nadzieję, że takie wskazówki zostaną opublikowane na stronie internetowej urzędu. Do tego czasu każdy pracodawca musi sam podjąć decyzję, czy i na jakich zasadach zwrócić koszty związane z delegowaniem, w tym wyżywienia, noclegu i transportu. My rekomendujemy ustalenie tej kwestii w aneksie wyjazdowym, posiłkując się np. przepisami naszego prawa krajowego dotyczącymi wysokości diety zagranicznej. Warto także zwrócić uwagę na regulacje prawa niemieckiego w tym zakresie i poszukać rozwiązania, które w tej sytuacji zagwarantuje pracownikowi zwrot kosztów delegowania, a jednocześnie zabezpieczy pracodawcę przed negatywnymi konsekwencjami, zwłaszcza na terytorium państwa przyjmującego. ©℗
Stanowisko MRPiPS z 21 lipca 2020 r. wydane dla DGP
Europejskie przepisy o delegowaniu pracowników nie nakładają, w sposób bezpośredni, na pracodawców delegujących pracowników obowiązku zapewnienia i pokrycia tym pracownikom kosztów podróży, zakwaterowania i wyżywienia. Przepisy te natomiast uzależniają taki ewentualny obowiązek pracodawcy od tego, czy taki obowiązek jest już przewidziany przez prawo krajowe.
Nowa dyrektywa 2018/957 zmieniająca pierwotną dyrektywę 96/71/WE w sprawie delegowania pracowników w ramach świadczenia usług rozróżnia koszty związane z samym delegowaniem (koszty podróży z państwa wysyłającego do państwa przyjmującego, zakwaterowania i wyżywienia w stałym miejscu pracy w państwie przyjmującym) od kosztów podróży, zakwaterowania i wyżywienia w przypadku podróży służbowych w czasie delegowania (z miejsca wykonywania pracy pracownika delegowanego do innego miejsca pracy). Do obu tych sytuacji znajdują zastosowanie inne reżimy prawne.
W odniesieniu do kosztów związanych z samym delegowaniem dyrektywa 2018/957 nadała nowe brzmienie art. 3 ust. 7 zmienianej dyrektywy 96/71/WE. Zgodnie z nowym akapitem 2 i 3 tego przepisu: „Dodatki z tytułu delegowania uznaje się za część wynagrodzenia, chyba że są wypłacane jako zwrot wydatków faktycznie poniesionych w związku z delegowaniem, takich jak koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania. Pracodawca […] dokonuje zwrotu takich wydatków pracownikowi delegowanemu zgodnie z krajowym ustawodawstwem i/lub praktyką mającymi zastosowanie do danego stosunku pracy. W przypadku gdy warunki zatrudnienia mające zastosowanie do stosunku pracy nie określają, czy i które składniki dodatku z tytułu delegowania są wypłacane w formie zwrotu wydatków faktycznie poniesionych w związku z delegowaniem, a które są częścią wynagrodzenia, uznaje się, że cały dodatek jest wypłacany w formie zwrotu wydatków”.
Do tych wydatków odnosi się też (…) punkt (19) preambuły dyrektywy 2018/957, zgodnie z którym: „Dodatki z tytułu delegowania często służą kilku celom. W zakresie, w jakim ich celem jest zwrot wydatków poniesionych w związku z delegowaniem, takich jak koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania, nie powinny być one uznawane za część wynagrodzenia. Do państw członkowskich należy ustanowienie – zgodnie z ich krajowym ustawodawstwem i/lub praktyką – przepisów dotyczących zwrotu takich wydatków. Pracodawca powinien dokonywać zwrotu takich wydatków pracownikom delegowanym zgodnie z krajowym ustawodawstwem i/lub praktyką mającymi zastosowanie do danego stosunku pracy”.
Powyższe przepisy dyrektywy nie nakładają więc na pracodawców delegujących bezpośrednio obowiązku zwrotu takich wydatków pracownikom delegowanym. O tym, czy taki obowiązek istnieje, przesądzają krajowe przepisy państwa wysyłającego, co zostało wyjaśnione również w „Praktycznym poradniku dotyczącym delegowania pracowników”, wydanym przez Komisję Europejską w listopadzie 2019 r. Należy od tego odróżnić sytuację, o której mowa w art. 3 ust. 1 lit. i dyrektywy (w zmienionym brzmieniu), kiedy do kosztów podróży, zakwaterowania i wyżywienia, należy stosować przepisy państwa przyjmującego, tj. w przypadku podróży służbowej w ramach delegowania. (…)
W odniesieniu do kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania polskiego pracownika do innego państwa członkowskiego polskie przepisy co do zasady nie przewidują zwrotu takich kosztów pracownikowi. Dlatego do tych pracowników nie będzie miał zastosowania powyższy zmieniony przepis art. 3 ust. 7 dyrektywy 96/71/WE, zgodnie z którym pracodawca zwraca pracownikowi koszty związane z delegowaniem, zgodnie z krajowymi przepisami (z uwagi na brak takich przepisów).
Wyjątkiem od powyższej reguły jest jednak sytuacja, w której delegowanie pracownika spełniałoby zarazem przesłanki zagranicznej podróży służbowej. W takiej sytuacji pracodawca delegujący będzie zobowiązany do zwrotu pracownikowi kosztów delegowania na podstawie przepisów regulujących zwrot kosztów podróży służbowej. Na gruncie przepisów polskiego prawa, zgodnie art. 775 § 1 kodeksu pracy, za podróż służbową uznaje się wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy bądź stałe miejsce pracy pracownika.
Problematyka stosowania powyższego przepisu jest przedmiotem wielu orzeczeń sądowych, z których wynika, iż:
‒ podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana poza obszar miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy pracownika, na polecenie pracodawcy, w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania, oraz jest ograniczona zakładanym z góry terminem. Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie;
‒ przepis art. 775 § 1 k.p. wskazuje na incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały charakter podróży służbowej;
‒ podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu służbowego, które powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji;
‒ zadanie musi być skonkretyzowane, nie może mieć charakteru generalnego; polecone w podróży służbowej pracownikowi zadanie służbowe różni się od pracy „określonego rodzaju” do wykonywania której pracownik zobowiązuje się w stosunku pracy (art. 22 § 1 k.p.).
W przypadku, gdy pracownik odbywa podróż służbową w rozumieniu art. 775 § 1 k.p., to przysługują mu należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Problematykę zwrotu należności za podróże służbowe pracowników należy rozpatrywać na tle przepisów obowiązujących u danego pracodawcy. W myśl art. 775 § 3 k.p. pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę. Obowiązujące u danego pracodawcy zakładowe regulacje mogą przewidywać inne warunki zwrotu należności za podróże służbowe niż wynikające z przepisów mających zastosowanie do wypłacania należności za podróże służbowe pracowników sfery budżetowej, z tym jednak, że – zgodnie z art. 775 § 4 k.p. – nie mogą one ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej (aktualnie jest to 30 zł za dobę podróży służbowej). Tylko wówczas, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa wyżej, pracownikowi przysługują – zgodnie z art. 775 § 5 k.p. – należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzenia (…) z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167). Przepisy wymienionego rozporządzenia określają katalog typowych należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej (tj. diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb).
W odniesieniu do pracowników delegowanych, zwrot kosztów podróży na podstawie ww. przepisów możliwy jest zatem jedynie w przypadku, gdy mamy do czynienia z delegowaniem pracownika i zarazem z podróżą służbową (w ocenie MRPiPS nie można wykluczyć jednoczesnego spełnienia przesłanek podróży służbowej wynikających z art. 775 k.p. oraz delegowania pracownika, określonych w art. 1 dyrektywy 96/71/WE).
Podstawa prawna
•dyrektywa 2018/957 z 28 czerwca 2018 r. zmieniająca dyrektywę 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.Urz. UE z 2018 r. L 173, s. 16)
•dyrektywa 96/71 z 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.Urz. UE z 1997 r. L 18, s. 1)
•rozporządzenie 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz. UE z 2004 r. L 166, s. 1)